Сегодня 15:37:08 () и вопросы оформления трудовых книжек остаются актуальными для кадровых служб, бухгалтерии и руководителей организаций. В статье рассмотрены нормативные положения, разъяснения Роструда и практические советы по использованию печати при внесении записей в трудовую книжку.
Нормативная база
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от № 69).
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (приказ Минтруда России № 122н от ).
- Разъяснения Роструда и территориальных государственных инспекций труда (например, Межрегиональная территориальная государственная инспекция труда в Хабаровском крае и ЕАО).
- Позиция Минтруда России о необязательности проставления печати организации при её отсутствии (письмо от ).
Основной принцип, закреплённый в пунктах 35 и 41 Правил: записи, внесённые в трудовую книжку за время работы в организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, при наличии печати.
Когда требуется ставить печать?
При приёме на работу
Согласно пункту 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, запись о приёме на работу должна заверяться печатью организации (или кадровой службы), если такая печать имеется. Если организация не использует печать, достаточно подписи ответственного лица.
При увольнении (прекращении трудового договора)
Роструд в своих разъяснениях подчеркивает, что запись об увольнении также заверяется печатью работодателя (кадровой службы) при наличии печати. Отсутствие печати не делает запись недействительной, но в случае её наличия ставить печать обязательно.
При внесении иных записей (переводы, награждения, изменения сведений о работнике)
Правила не требуют обязательного проставления печати при каждой записи; достаточно подписи уполномоченного лица. Печать ставится только в случаях, прямо указанных в нормативных актах (приём, увольнение, первая страница трудовой книжки и вкладыш).
Где именно ставить печать?
- ьный лист трудовой книжки – печать организации ставится рядом с подписью работодателя (или ответственного лица) в графе «Даты приёма на работу».
- Вкладыш в трудовую книжку – при первом заполнении вкладыша печать также проставляется рядом с подписью.
- Запись об увольнении – в графе «Основание прекращения трудового договора» ставится печать организации (или кадровой службы) под подписью.
- Первая страница трудовой книжки (если используется отдельный бланк) – печать ставится в левом верхнем углу рядом с реквизитами организации.
Если в организации отсутствует собственная печать, записи заверяются только подписью. Отсутствие печати не является нарушением, о чём прямо говорится в письме Минтруда России от .
Какая печать должна использоваться?
- Печать организации – основной вариант, если она утверждена уставом и зарегистрирована в налоговых органах.
- Печать кадровой службы – допустима, если кадровое подразделение имеет отдельную печать, отражённую в локальных нормативных актах организации.
- Отсутствие печати – в этом случае достаточно подписи уполномоченного лица (директора, заместителя по кадровым вопросам, специалиста отдела кадров).
Важно: печать должна быть чёткой, читаемой и содержать полное наименование организации (или её структурного подразделения) согласно уставу.
Последствия отсутствия печати
Согласно разъяснениям Роструда и позиции Минтруда:
- Отсутствие печати не делает трудовую книжку недействительной;
- Не является основанием для отказа в приёме на работу или выплате пособий;
- Не препятствует внесению исправлений в трудовую книжку (например, при ошибочной записи об увольнении).
Тем не менее, для повышения уровня доверия и минимизации рисков споров рекомендуется использовать печать там, где это предусмотрено нормативными актами.
Практические рекомендации для кадровых служб (2026 г.)
- Проверить наличие печати в организации и её соответствие уставу. Если печать отсутствует – оформить внутренний приказ о порядке заверения записей подписью.
- Обучить специалистов отдела кадров* правильному placement печати* (рядом с подписью, без смещения текста).
- Вести журнал учёта использования печати* (дата, ФИО ответственного, вид записи). Это упростит внутренний контроль и подготовку к проверкам.
- При отсутствии печати* оформить справку о том, что организация не использует печать, и хранить её в личном деле работника.
- Регулярно обновлять нормативную базу** – следить за изменениями в Правилах ведения трудовых книжек и разъяснениями Роструда.
Печать в трудовой книжке остаётся важным элементом подтверждения подлинности записей, но её использование обязательно только при наличии самой печати и в строго определённых случаях (приём на работу, увольнение, первая страница и вкладыш). Если организация не располагает печатью, достаточно подписи уполномоченного лица, и это не нарушает трудового законодательства.
Соблюдение вышеописанных правил позволит избежать претензий со стороны инспекций труда, обеспечит корректное оформление трудовых книжек и сохранит доверие сотрудников к кадровой службе.
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и действующего законодательства на .