Вопрос о необходимости проставления печати в трудовой книжке — один из самых частых и запутанных. Многие работники и даже кадровики до сих пор считают, что печать обязательна на каждой записи. Однако действующее законодательство устанавливает иные, более чёткие правила. Давайте разберёмся, где и когда печать действительно нужна, а где — нет.
Ключевое правило: что говорит закон?
Основным документом, регулирующим ведение трудовых книжек, является Приказ Минтруда России от № 589н (Правила ведения трудовых книжек). Согласно ему:
- Записи о приёме на работу и об увольнении заверяются подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью работодателя (кадровой службы) при её наличии.
- Для записей о переводе или смене наименования организации требуется только подпись.
Таким образом, закон говорит не об обязательности печати, а о её проставлении при наличии. Это важный нюанс.
Печать при приёме на работу: требуется ли?
Нет, не требуется. На записи о приёме на работу (первой в книжке или после перерыва) ставится только:
- Дата;
- Наименование организации (работодателя).
- Основание для приёма (приказ, договор).
- Подпись работодателя или уполномоченного лица.
Печать на этой записи не ставится, даже если у организации она есть. Это прямо следует из сложившейся практики и толкования Правил. Первая запись (о приёме) заверяется только подписью.
Печать при увольнении: когда ставится?
Да, ставится, но с оговорками. На последней записи в трудовой книжке — записи об увольнении (прекращении трудового договора) — проставляется:
- Дата увольнения;
- Наименование организации (работодателя);
- Основание для увольнения (приказ, пункт договора).
- Подпись работодателя или уполномоченного лица.
- Печать работодателя (кадровой службы), если такая печать у организации имеется.
Важно: печать ставится именно на запись об увольнении, которая закрывает блок записей по данному работодателю. Она не ставится на промежуточные записи (о переводе, повышении и т.д.).
Что значит «при наличии печати»?
Это ключевое условие. Если у работодателя (юридического лица) есть штатная печать (обычно круглая с наименованием и ОГРН), то на запись об увольнении её необходимо поставить. Если печати нет (например, у индивидуального предпринимателя, который не завел её, или у очень малой организации, где печать не используется), то запись заверяется только подписью. Отсутствие печати в этом случае, не нарушение.
Судебная практика: почему печать на увольнении важна?
Наличие совпадающей печати на записях о приёме и об увольнении может иметь решающее значение при подтверждении страхового стажа. Пример из судебной практики:
Суд признал период работы в организации, так как на записи об увольнении стояла печать, оттиск которой совпадал с печатью на записи о приёме. Это подтвердило, что обе записи сделаны одним и тем же работодателем.
Таким образом, печать на увольнении служит дополнительным доказательством достоверности записи и связи с предыдущей записью о приёме.
Частые ошибки и вопросы
Ошибка №1: Ставить печать на запись о приёме.
Неправильно. На первую запись печать не ставится. Если вы видите печать на записи о приёме — это избыточно, но не является грубым нарушением, если есть подпись.
Ошибка №2: Не ставить печать на запись об увольнении, если она есть у организации.
Нарушение. Если у работодателя есть печать, а на записи об увольнении её нет (только подпись), это формальное нарушение Правил ведения трудовых книжек. Работник вправе потребовать исправления записи с проставлением печати.
Ошибка №3: Ставить печать кадровой службы, если у организации есть общая печать.
Неправильно. Ставить нужно печать самого работодателя (организации), а не печать кадрового подразделения, если последняя является отдельной структурной единицей со своей печатью. Правила говорят о «печати работодателя (кадровой службы) при её наличии», что обычно трактуется как печать юридического лица.
Вопрос: А если я индивидуальный предприниматель?
Если ИП не завёл печать, записи в трудовой книжке (и о приёме, и об увольнении) заверяются только его подписью. Если печать есть, её нужно ставить на запись об увольнении.
Что делать, если печать не ставилась или поставлена неправильно?
Если после увольнения вы обнаружили, что на записи об увольнении нет печати (при её наличии у работодателя) или печать не совпадает с той, что на записи о приёме, вы можете:
- Обратиться к бывшему работодателю с письменным заявлением (в 2-х экземплярах) о внесении исправления. Запись должна быть зачеркнута (одной чертой) и заверена правильной печатью и подписью ответственного лица, с указанием даты исправления и подписью лица, внесшего исправление.
- Если работодатель отказывается, можно обратиться в суд с иском о восстановлении correctной записи в трудовой книжке. Наличие или отсутствие печати может быть важно для подтверждения стажа.
- При приёме на работу: ставится только подпись. Печать — НЕТ.
- При увольнении: ставится подпись + печать (если она есть у работодателя). Это обязательно для завершения записи.
- Печать ставится на последнюю запись (об увольнении), которая закрывает период работы в данной организации.
- Для ИП без печати — только подпись на всех записях.
- Отсутствие печати на увольнении при её наличии у работодателя, нарушение, которое можно оспорить.