Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В ней фиксируются сведения о местах работы, должностях, периодах занятости, а также сведения о начислениях, отпусках и пр.
Почему вопрос о печати так важен?
Традиционно в бумажной трудовой книжке после внесения записи ставилась печать отдела кадров (или иной уполномоченной структуры). Появление электронных трудовых книжек (ЭТК) и изменения в нормативных актах привели к тому, что многие работодатели задаются вопросом: «Обязательно ли ставить печать?», «Можно ли обойтись без неё?».
Нормативно‑правовая база
- Федеральный закон «О трудовых книжках» (№ 103-ФЗ от ) определяет форму и порядок ведения трудовой книжки.
- Приказ Минтруда России от № 736н «Об организации ведения электронных трудовых книжек».
- Письмо Минтруда России от 5 июля 2021 г. № 03‑Э/2021‑03, где указано, что в бумажных трудовых книжках печать отдела кадров допускается, но не является обязательным элементом записи.
Когда печать обязательна?
Согласно текущим нормативам, печать в трудовой книжке не является обязательным элементом записи. Однако в ряде ситуаций её наличие может быть полезным:
- Трудовые книжки, находящиеся в бумажном виде – печать отдела кадров часто ставится для подтверждения подлинности записи, особенно если запись делается в условиях, когда в организации нет электронного документооборота.
- Случаи, когда требуется подтверждение подписи – печать может служить визуальным подтверждением того, что запись сделана уполномоченным лицом.
- Трудовые книжки, выдаваемые в регионах с ограниченным доступом к ЭТК – в некоторых субъектах РФ печать всё ещё считается традиционным способом удостоверения записи.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года специалисты по кадрам обязаны вести только электронные трудовые книжки. При этом:
- Записи в ЭТК вносятся через специализированную информационную систему «Электронная трудовая книжка» (ЭТК).
- Подтверждение записи осуществляется цифровой подписью уполномоченного лица; печать в традиционном виде не используется.
- ЭТК храниться в едином реестре, доступ к которому имеет работник, его работодатель и контролирующие органы.
Таким образом, при работе с ЭТК вопрос о печати отпадает полностью.
Практические рекомендации работодателям
Определите форму трудовой книжки. Если в вашей организации используется бумажный вариант – решайте, нужна ли печать, исходя из внутренних регламентов.
Установите порядок оформления записей. Рекомендуется фиксировать:
- ФИО сотрудника, дату рождения;
- Наименование организации, ИНН, ОКПО;
- Должность, период работы;
- Подпись ответственного лица (обычно руководителя отдела кадров) и, при желании, печать.
При переходе на электронный формат:
- Обучите кадровый персонал работе с системой ЭТК.
- Обеспечьте наличие цифровой подписи у уполномоченных лиц.
- Сформируйте внутренний регламент, в котором указывается, что печать в электронных записях не используется.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужна ли печать в бумажной трудовой книжке?
Нет, печать не является обязательным элементом записи. Достаточно подписи ответственного лица. Печать может использоваться по желанию организации.
Можно ли использовать любую печать?
Только печать, официально зарегистрированная в организации (обычно – печать отдела кадров или кадровой службы). Использование чужой печати считается нарушением.
Что делать, если в трудовой книжке уже есть печать, а я перешёл на ЭТК?
ЭТК не требует печати. При переходе достаточно перенести все сведения в электронный реестр, а старую бумажную книжку можно оставить в архиве без дальнейшего использования.
Какие штрафы предусмотрены за отсутствие печати?
Поскольку печать не обязательна, штрафов за её отсутствие нет. Однако, если запись в книжке сделана без подписи ответственного лица, это может стать основанием для признания записи недействительной при проверке.
В современном трудовом законодательстве печать в трудовой книжке не является обязательным требованием. Она может использоваться как дополнительный элемент подтверждения подлинности записи в бумажных книжках, но в электронных трудовых книжках её вовсе нет. Работодателям рекомендуется:
- Определить форму трудовой книжки (бумажную или электронную);
- Разработать внутренний регламент оформления записей;
- При работе с ЭТК использовать цифровую подпись и полностью отказаться от печати.
Таким образом, вопрос «нужна ли печать в трудовой книжке?» имеет однозначный ответ: только в случае, если это предусмотрено внутренними правилами организации; в официальных нормативных актах печать не обязательна.