Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. В ней фиксируются даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения и другие сведения, которые важны как для работодателя, так и для самого сотрудника. Одним из обязательных реквизитов, которые должны присутствовать в трудовой книжке, является печать организации (или печать кадровой службы). В этой статье разберём, какая печать должна быть, где её ставить, какие изменения в законодательстве произошли в 2021‑2026 годах, а также как правильно заверять копии и дубликаты трудовой книжки.

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие вопросы печати в трудовой книжке:

• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» – устанавливает место для печати на титульном листе.
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» – вводит новую форму трудовой книжки, в которой также закреплено место для печати.
• Письмо Роструда от 15 мая 2015 г. № 1168‑6‑1 – подтверждает обязательность печати в трудовой книжке.
• Письмо Роспотребнадзора от N 01/16860‑9‑32 – регламентирует процедуру удостоверения копий трудовой книжки.

Согласно последним изменениям, печать в трудовой книжке остаётся обязательным реквизитом, но в некоторых случаях допускается использование штампа, если печать отсутствует.

Какой печать должна быть в трудовой книжке?

В трудовой книжке ставится печать организации (или печать кадровой службы). Это печать, которая содержит наименование работодателя, его ИНН, КПП, адрес и подпись уполномоченного лица. Важно, чтобы печать была официальной и распечатана в соответствии с требованиями ГОСТ.

В случае, если у организации нет печати (например, у некоторых ИП), допускается использовать штамп, но в этом случае необходимо удостоверить его подписью уполномоченного лица;

Печать на титульном листе

Титульный лист – первая страница трудовой книжки. На нём располагается место под подпись и печать. После того как сотрудник получает первую страницу, она подписывается ответственным за выдачу трудовых книжек (обычно руководитель отдела кадров), а затем ставится печать организации.

Пример оформления титульного листа:

1. Внизу титульного листа пишется «Печать организации».
2. Подпись уполномоченного лица (например, руководителя отдела кадров).
3. Печать организации (или штамп).

Печать при внесении записей

При каждой записи в разделе «Сведения о работе» печать ставится внизу страницы, рядом с подписью сотрудника, ответственного за ведение кадрового учета. Это может быть печать кадровой службы, если она есть, либо печать организации.

Если запись об увольнении была сделана с использованием печати «Для документов», то это не считается нарушением, если печать содержит сведения о наименовании работодателя.

Где ставить печать на копии трудовой книжки?

Копия трудовой книжки – это документ, удостоверенный в соответствии с требованиями Роспотребнадзора. При подготовке копии необходимо:

• Установить дату удостоверения копии.
• Удостоверить каждую страницу копии либо на последней странице, либо предварительно прошив её и скрепив печатью.
• Поставить печать на последней странице копии, если это предусмотрено формой.

Если копия выдается в виде дубликата, то печать ставится внизу титульного листа дубликата.

Как правильно заверять копии и дубликаты трудовой книжки?

1. Подготовьте копию всех страниц трудовой книжки.
2. На последней странице копии укажите дату удостоверения.
3. Подпишите копию уполномоченным лицом.
4. Ставьте печать (или штамп) внизу последней страницы.
5. Если копия предназначена для предоставления в другую организацию, можно использовать печать организации.

Важно помнить, что копия трудовой книжки должна быть заверена в соответствии с требованиями Роспотребнадзора, чтобы она имела юридическую силу.

Печать в трудовой книжке при увольнении

При увольнении запись о выходе из трудового стажа должна быть заверена печатью организации. Если же в записи использована печать «Для документов», это не считается ошибкой, если в печати указано наименование работодателя.

Если запись об увольнении была сделана с неправильной печатью, необходимо исправить её. Для этого оформляется Форма «Трудовая книжка» (фрагмент) – исправление записи об увольнении работника, заверенной неправильной печатью, бывшим работодателем. В этом случае ставится новая печать организации.

Электронная трудовая книжка и печать

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). При этом печать в бумажной версии остаётся обязательной, но в электронном варианте печать не требуется – информация фиксируется в электронном виде.

Однако в некоторых случаях работник может отказаться от бумажной трудовой книжки. В этом случае в системе ЭТК фиксируются все сведения о трудовой деятельности, а печать в бумажной версии не ставится.

Практические советы по работе с печатью в трудовой книжке

• Проверяйте наличие печати в организации – если печати нет, уточните, можно ли использовать штамп.
• При выдаче первой страницы трудовой книжки обязательно ставьте печать организации.
• При внесении записей в раздел «Сведения о работе» ставьте печать внизу страницы.
• При выдаче копии или дубликата ставьте печать на последней странице.
• Если вы используете печать «Для документов», убедитесь, что в ней указано наименование работодателя.
• При исправлении записей ставьте новую печать организации.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли ставить печать отдела кадров? – Да, печать отдела кадров допустима, если она является официальной печатью организации.
2. Нужна ли печать в трудовой книжке при работе в ИП? – Если у ИП нет печати, можно использовать штамп, но в этом случае он должен быть удостоверен подписью уполномоченного лица.
3. Что делать, если печать отсутствует в трудовой книжке? – В таком случае необходимо обратиться к работодателю для получения официальной печати или использовать штамп с удостоверением.
4. Как проверить, правильно ли заверена копия трудовой книжки? – Убедитесь, что на копии указана дата удостоверения, подпись уполномоченного лица и печать (или штамп) внизу последней страницы.

Печать в трудовой книжке – это не просто декоративный элемент, а важный юридический реквизит, подтверждающий подлинность и законность записей. Соблюдение требований законодательства, правильное размещение печати и своевременное её обновление обеспечат корректность трудовой книжки и защитят права работника и работодателя. В случае сомнений всегда обращайтесь к официальным документам и консультируйтесь с юристами или специалистами по кадрам.