Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Несмотря на переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК) с 1 января 2026 года, бумажные трудовые книжки всё ещё используются в ряде случаев (например, при работе у индивидуальных предпринимателей, в некоторых отраслях или по соглашению сторон). Поэтому важно знать, в какие моменты необходимо ставить печать и как это делать правильно.
Основные случаи, когда требуется печать в трудовой книжке
- Приём на работу – после подписания трудового договора работодатель делает запись о приёме и ставит печать организации.
- Перевод на другую должность (внутри организации) – запись о переводе сопровождается печатью текущего работодателя.
- Перевод в другую организацию – при увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон ставится печать текущего работодателя в разделе «Увольнение». При последующем приёме в новую организацию ставится её печать в разделе «Приём на работу».
- Увольнение – запись об увольнении (по инициативе работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т.д.) завершается печатью организации‑работодателя.
- Изменение реквизитов организации – если меняется наименование, ИНН, ОГРН или юридический адрес работодателя, в трудовой книжке делается соответствующая запись и ставится печать обновлённого юридического лица.
- Восстановление трудовой книжки – при выдаче дубликата трудовой книжки (в случае утери или порчи) ставится печать организации, выдавшей дубликат.
Как правильно оформить печать
- Выбор печати – используется круглую печать организации с указанием её полного наименования, ИНН и ОГРН (если требуется внутренним регламентом). Печать должна быть чёткой, без размазывания.
- Место размещения – печать ставится непосредственно под записью о соответствующем событии (приём, перевод, увольнение и т.д.) в колонке «Примечание» или в специальном поле «Подпись и печать работодателя».
- Подпись уполномоченного лица – рядом с печатью ставится подпись руководителя или уполномоченного представителя (кадровика, бухгалтера) и расшифровка фамилии.
- Дата – рядом с подписью указывается дата совершения действия (день, месяц, год). Дата должна соответствовать дате записи в трудовой книжке.
- Проверка – после проставления печати необходимо убедиться, что запись читаема, нет smudges, и все данные соответствуют трудовому договору и приказу о кадровом перемещении.
Особенности после 1 января 2026 года (переход на электронные трудовые книжки)
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что:
- Для большинства работников трудовая деятельность фиксируется исключительно в электронном виде в системе ПФР.
- Бумажные трудовые книжки выдаются только по заявлению сотрудника или в случаях, предусмотренных законодательством (например, работа у ИП, сельскохозяйственные организации, некоторые виды деятельности, где электронный формат пока не обязателен).
- При выдаче дубликата бумажной трудовой книжки или при ведении совмещённого учёта (бумажный + электронный) печать ставится так же, как и раньше – под соответствующей записью в бумажном экземпляре.
- В электронной трудовой книжке печати не ставятся; вместо них используются электронные подписи и метки времени, подтверждающие подлинность записей.
Таким образом, даже после полного перехода на ЭТК знание правил проставления печатей остаётся полезным для тех, кто продолжает вести бумажные трудовые книжки или сталкивается с ситуациями, когда требуется дубликат или справка на бумажном носителе.
Практический чек‑лист для кадровика
- Перед внесением записи проверить наличие основания (приказ, договор, соглашение).
- Составить запись в соответствии с образцом, установленным внутренними нормативными актами организации.
- Подписать запись уполномоченным лицом.
- Поставить чёткую печать организации.
- Указать дату выполнения действия.
- Проверить соответствие данных в трудовой книжке и в приказе/договоре.
- При переходе на ЭТК – обеспечить передачу данных в электронную систему и сохранить копию бумажной записи (если требуется).