Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её заполнение и заверение строго регламентированы российским законодательством. Одним из ключевых элементов корректного оформления является печать организации. В этой статье мы подробно разберём, когда, где и как ставить печать в трудовой книжке, как действовать, если печать занимает несколько строк, и какие ошибки нельзя допускать.

Законодательная база

Правила заполнения и заверения трудовой книжки установлены:

• Постановлением Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Приказом Минтруда России от № 69.

Эти документы являются обязательными для всех работодателей на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.

Когда и где ставиться печать в трудовой книжке?

На ьном листе (первая страница)

Печать ставится только один раз — при первичном заполнении трудовой книжки. Это происходит при первом трудоустройстве работника, если он не имеет ранее выданной книжки.

Где именно?

• На ьном листе, в правом нижнем углу, под подписью ответственного лица (кадровика или руководителя);
• Печать должна быть чёткой, не перекрывать текст, но полностью охватывать место для её оттиска.

Какую печать ставить?

• Организационную печать компании (с полным наименованием и ИНН);
• Если у организации нет печати с полным наименованием — допускается печать кадровой службы (с указанием «Кадровая служба» или «Отдел кадров»).

Важно! Работник не имеет права самостоятельно ставить печать на ьном листе, если работодатель этого не сделал. Это недопустимо и делает документ неправомочным.

При внесении записей о приёме и увольнении

Согласно п. 3.1 и п. 3.11 Инструкции № 69, все записи о приёме на работу и увольнении должны быть заверены печатью организации.

Где ставить печать при увольнении?

• Непосредственно под записью об увольнении (в графе 4 — «Основание»);
• Печать должна быть оттиснута так, чтобы она частично перекрывала текст записи, но не мешала её прочтению;
• Если запись находится внизу страницы, печать ставится под ней, в нижней части строки.

Пример:

1. Запись: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
2. Под записью — подпись руководителя и печать.

Что делать, если печать занимает 4 свободные строки?

Это распространённая ситуация, особенно при использовании крупных печатей или при заполнении книжки вручную.

Правильный порядок действий:

1. Не вписывайте запись в пространство под печатью! Это нарушает правила оформления и делает запись неприемлемой для органов Пенсионного фонда и судов.
2. Пропустите 4 строки под печатью — это стандартная практика, закреплённая в инструкциях по заполнению.
3. Начните новую запись с пятой строки после печати.

Почему так нужно?

• Печать — это заверительный элемент, а не часть текста записи.
• Если запись вписывается в пространство под печатью, она может быть признана недействительной из-за несоответствия формату.
• Пенсионный фонд и инспекция труда требуют чёткого разделения: текст записи — отдельно, печать — отдельно.

Пример правильного оформления:

[Запись о приёме на работу]
[Подпись руководителя]
[Печать организации]
[ПРОПУЩЕНО 4 СТРОКИ]
[Новая запись: например, о переводе на другую должность]

Как заверять копии трудовой книжки?

Если требуется предоставить копию трудовой книжки (например, в банк, вуз или для получения визы), её необходимо заверить.

Правила заверения копии:

• На первом листе копии или на обратной стороне последнего листа делается запись: «Копия верна»;
• Под записью, подпись ответственного лица (кадровика, директора) и печать организации;
• Указывается дата заверения;
• Если копия многостраничная — на каждом листе ставится штамп «Копия», но окончательное заверение — только на последнем листе.

Важно! Печать на копии ставится только на заверительной надписи, а не на каждой странице.

Какую печать использовать?

Не все печати подходят для трудовой книжки. Разрешены:

• Печать организации с полным наименованием (ООО «Ромашка», ИНН 7701234567);
• Печать кадровой службы (если в уставе или локальных актах указано, что она уполномочена заверять кадровые документы);
• Печать с надписью «Для трудовых книжек» — необязательна, но допустима.

Запрещено:

• Использовать печать бухгалтерии, юридического отдела или отдела продаж;
• Ставить печать с надписью «Личная печать» или «Для внутреннего пользования»;
• Использовать штампы без оттиска (например, только подпись без печати — это недопустимо при увольнении и приёме).

Частые ошибки и как их избежать

1. Ошибка 1: Печать ставится поверх текста записи. → Исправление: всегда ставьте печать под записью, не перекрывая её.
2. Ошибка 2: Запись вписывается в пространство под печатью. → Исправление: пропускайте 4 строки, как требует Инструкция № 69.
3. Ошибка 3: Печать отсутствует при увольнении. → Исправление: без печати запись об увольнении считается недействительной, работник может требовать восстановления на работе!
4. Ошибка 4: Используется печать с неполным наименованием (например, только «ООО» без ИНН). → Исправление: печать должна содержать полное юридическое наименование.
5. Ошибка 5: Работник сам ставит печать. → Исправление: только уполномоченные лица работодателя могут заверять трудовую книжку.

Что делать, если печать не была поставлена?

Если при увольнении или приёме печать забыли поставить:

• Работодатель обязан восстановить запись и поставить печать в течение 3 рабочих дней;
• Если работник уже уволен — он может обратиться с письменным запросом, и работодатель обязан выдать дополнительный лист с правильной записью и печатью;
• Если организация ликвидирована — работник может обратиться в архив или в Пенсионный фонд с заявлением о восстановлении записи на основании других документов (приказы, трудовой договор, выписки из ЕГРЮЛ).

Чтобы трудовая книжка была юридически корректной, запомните три главных правила:

1. Печать — обязательна при первичном заполнении, приёме и увольнении.
2. Печать ставится под записью, а не в неё. Пропускайте 4 строки после оттиска.
3. Только официальная печать организации или кадровой службы — допустима. Личные, неофициальные или неполные печати — недопустимы.

Нарушение этих правил может привести к тому, что трудовой стаж не будет засчитан, а работник, лишён права на пенсию. Поэтому кадровикам и руководителям необходимо тщательно соблюдать требования Инструкции № 69 и Постановления № 225.

Совет профессионала: Ведите журнал учёта печатей в трудовых книжках, это поможет избежать ошибок и быстро восстановить документы при проверке.

Дата актуализации: 22 мая 2026 года