Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника.
Правильное оформление печатей в ней имеет решающее значение: от этого зависит юридическая сила записей, а также возможность предъявить документ в суде, при оформлении пенсии и т.д.

Что такое печать в трудовой книжке?

Печать – это штамп, который подтверждает подлинность и официальность документа.
В трудовой книжке печать ставится:

• на титульном листе при первом заполнении;
• на каждой записи, заверяющей факт приёма, увольнения, перевода и т.д.;
• на копиях, если организация использует печать в работе.

Законодательные основы

Основным нормативным актом, регулирующим порядок ведения и хранения трудовых книжек, является Приказ Минтруда России от N 320н (зарегистрирован в Минюсте РФ N 63748).

Ключевые положения:

1. Титульный лист подписывается лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) при наличии печати.
2. Печать отдела кадров не является обязательной и может ставиться только при подписи сотрудника отдела кадров.
3. Если запись заверена подписью руководителя, в таком случае должна ставиться печать организации.
4. Печатка может отсутствовать в некоторых случаях – это предусмотрено нововведениями.

Где ставятся печати?

3.1 Титульный лист

При первом заполнении трудовой книжки:

• Подписывает лицо, ответственное за выдачу;
• Сразу после подписи ставится печать организации (или печать кадровой службы).

3.2 Записи о приёме на работу

На каждой такой записи ставиться печать организации, если она используется в работе.
Если печать отсутствует, запись считается неполной, но не нарушает закон.

3.3 Записи об увольнении

Печать ставится в момент оформления увольнения.
При ошибке печати необходимо сделать исправительную запись с правильной печатью.

3.4 Записи о переводе, повышении и т.д.

Для всех видов изменений, подтверждающих факт, ставится печать организации.

3.5 Копии трудовой книжки

Если организация использует печать в работе, на копии ставится печать в графе «Печать».

Как ставить печать?

4.1 Подготовка печати

Печать должна быть:

• Чётко читаемой;
• Содержать название организации, адрес, ИНН, КПП;
• Незаменяемой в случае потери.

4.2 Кто ставит печать

Печать ставит:

• Лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек (обычно руководитель отдела кадров);
• При необходимости – руководитель организации.

4.3 Как ставить печать

1. Подпись должна быть сделана в том же месте, где будет печать.
2. Печать ставится над подписью, но не ниже, чем 5 мм от края страницы.
3. Печатка должна быть ровной, без смазки.
4. Если печать плохо видна, необходимо сделать исправительную запись.

4.4 Пример оформления

Титульный лист
Подписано: _____________________ (ФИО)
Печать: _______________________ (печать организации)

Что делать при ошибке печати?

Если в трудовой книжке обнаружена неправильная печать, необходимо:

1. Сделать исправительную запись с правильной печатью;
2. Указать в записи дату исправления и подпись лица, исправившего;
3. Сохранить оригинал и копию исправленной записи.

Пример исправительной записи:

Дата исправления:
Подписано: _____________________ (ФИО)
Печать: _______________________ (печать организации)

Когда печать не нужна?

В 2021 году в Приказе Минтруда РФ от N 320н было предусмотрено, что печать может не ставиться в некоторых случаях:

• Если организация не использует печать в своей работе;
• При оформлении копий, если это предусмотрено внутренними правилами.

Однако отсутствие печати не освобождает от обязательного оформления подписи.

Практические советы

• Проверяйте, что печать соответствует актуальному виду организации (если произошли изменения в названии, адресе, ИНН).
• Не ставьте печать на копии, если это не требуется по внутренним правилам.
• При наличии сомнений обратитесь к юристу или в отдел кадров.
• Сохраняйте оригинал печати и копию для внутреннего учета.

Шаблоны и образцы

Правильное оформление печатей в трудовой книжке – это не просто формальность, а гарантия юридической силы ваших трудовых прав. Следуйте приказу Минтруда РФ от N 320н, проверяйте актуальность печати и не забывайте о необходимости исправительных записей при ошибках. При соблюдении всех требований вы избежите конфликтов с работодателем и сможете без проблем предъявить трудовую книжку в любой инстанции.

Ссылки на нормативные акты

• Приказ Минтруда РФ от N 320н – ссылка
• Приказ Минтруда РФ от N 320н – ссылка