Вопрос о необходимости проставления печати организации в трудовой книжке при переводе сотрудника на другую должность часто возникает у работодателей и работников. Ответ зависит от нескольких факторов: характера перевода (внутренний/внешний), наличия указания структурного подразделения в трудовом договоре и требований действующего Порядка ведения и хранения трудовых книжек. В статье рассмотрим нормативную базу, практические рекомендации и примеры оформления записи.
Нормативно‑правовая база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 67 регулирует порядок внесения записей в трудовую книжку.
- Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда России от № 1н) – определяет форму записи, порядок проставления подписи и печати.
- КонсультантПлюс, Оперсонале и другие правовые справочники дают практические разъяснения, которые часто используют работодатели.
Ключевые положения Положения
- Каждая запись о приёме, переводе, увольнении и т.п. должна быть заверена подписью лица, ответственного за внесение записи и оттиском печати организации, если это предусмотрено внутренними регламентами работодателя.
- Записи о временных переводах в трудовую книжку не вносятся (см. пункт 10 Положения).
- Отсутствие запрета на многократное проставление печати и подписи в трудовой книжке (см. вопрос 327536 на форуме «Трудовое законодательство не содержит запрета…»).
Когда печать обязана ставиться?
Согласно практике, изложенной в КонсультантПлюс и Оперсонале, печать ставится в следующих случаях:
- Перевод в другое структурное подразделение организации (например, из отдела «Бухгалтерия» в отдел «Кадры»). В этом случае запись в трудовой книжке должна содержать указание нового подразделения, а её заверением выступает подпись и печать.
- Перевод в другую организацию‑работодателя (перевод в дочернюю компанию, филиал, а также перевод в рамках аутсорсинга). Поскольку меняется юридическое лицо, печать обязательна.
- Перевод, сопровождаемый изменением условий труда (смена графика, изменение оклада, изменение режима работы). При этом в приказе указывается «в порядке перевода», а запись заверяется печатью.
Пример оформления записи (перевод в другое подразделение)
2024 г. 15.03. – Перевод из отдела «Маркетинг» в отдел «Продажи», должность «Менеджер по продажам», в порядке перевода.
После записи ответственный специалист ставит оттиск печати организации и подписывает запись (см. образец из 2023 года).
Когда печать может не ставиться?
Внутренний перевод в пределах одного структурного подразделения (например, повышение с «младшего специалиста» до «старшего специалиста» в том же отделе) часто оформляют без печати. Причины:
- В трудовом договоре указано только название организации, без конкретного подразделения. По мнению экспертов, если в договоре нет ссылки на подразделение, запись о переводе в том же подразделении может быть заверена лишь подписью ответственного лица.
- Внутренний перевод считается «внутренним актом», который не требует дополнительного подтверждения печатью, если это не предусмотрено локальными нормативными актами работодателя.
- Практика некоторых компаний (особенно ИП‑работодателей) допускает внесение записи вручную без печати, если в организации нет штампа.
Пример оформления записи (повышение в том же отделе)
2025 г. 01.07. – Повышение в должности: «Младший инженер» → «Инженер», в порядке перевода.
Запись заверяется подписью руководителя отдела без печати (при отсутствии требования локального регламента).
Пошаговая инструкция: как правильно внести запись о переводе
Шаг 1. Подготовка приказа
- Сформировать приказ «О переводе (повышении) работника».
- Указать в приказе:
- ФИО работника;
- Текущее и новое подразделение (если меняется);
- Новую должность;
- Дата вступления в силу;
- Основание (в порядке перевода, по согласованию и т.д.).
Шаг 2. Внесение записи в трудовую книжку
- Открыть страницу «Сведения о работе» (раздел 3).
- Внести дату приказа и его номер.
- Записать: «Перевод (повышение) с должности … на должность …», указать новое подразделение, если оно изменилось.
- Подписать запись (ФИО лица, ответственного за внесение записи).
- Если перевод подразумевает смену подразделения или организации – поставить оттиск печати.
Шаг 3. Согласование с работником
Работнику выдается копия приказа и подтверждение о внесении записи в трудовую книжку.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли ставить печать, если перевод происходит в тот же отдел?
Не обязательно, если в трудовом договоре не указано конкретное подразделение и локальный регламент компании не требует печати. Однако многие организации ставят печать в любой записи о переводе для единообразия.
Можно ли использовать штамп вместо печати?
Да. В большинстве случаев допускается использование штампа с оттиском печати организации. Главное, чтобы штамп был официальным и соответствовал требованиям Положения.
Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о переводе без печати, а теперь требуется её добавить?
Запись не подлежит исправлению. При необходимости можно оформить дополнительный приказ с указанием «добавление печати к записи о переводе», но в практике это редко делается. Лучше сразу соблюдать требования при первой записи.
Как оформить запись о временном переводе?
Временные переводы в трудовую книжку не вносятся (см. пункт 10 Положения). Достаточно оформить приказ и хранить его в личном деле работника.
Нужно ли ставить печать при переводе в дочернюю компанию?
Да, поскольку меняется юридическое лицо. Запись делается в новой трудовой книжке (если она выдаётся), а в старой – фиксируется увольнение с указанием перевода;
Итак, печать в трудовой книжке ставится, если перевод сопровождаеться изменением структурного подразделения, организации‑работодателя или условий труда, а также если это предписано локальными нормативными актами. При переводе внутри одного подразделения печать может не требоваться, однако многие работодатели используют её для единообразия и во избежание спорных ситуаций.
Рекомендуем каждому работодателю:
- Разработать внутренний регламент, фиксирующий порядок оформления записей о переводе (с печатью/без печати).
- Обучать кадровый персонал актуальным требованиям Положения о трудовых книжках.
- Сохранять копии всех приказов о переводе в личных делах сотрудников.
Соблюдение этих рекомендаций поможет избежать ошибок при оформлении трудовых книжек и обеспечит законность всех записей.
Дата актуализации статьи: