Вопрос о необходимости проставления печати в трудовой книжке при приёме на работу остаётся одним из самых часто задаваемых в кадровой практике. Ниже рассмотрены нормативные основания, порядок действий, типы печатей и практические рекомендации для работодателей и специалистов по кадровому делопроизводству.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 65 (оформление и ведение трудовых книжек).
• Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» (в редакции, действующей на 2026 г.).
• Письмо Роструда от № ПГ/07‑264‑6‑1 о возможности использования специальной печати (штампа) кадровой службы.
• КонсультантПлюс – разъяснения по порядку оформления ьного листа новой трудовой книжки (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Согласно ч. 5 ст. 65 ТК РФ, порядок оформления ьного листа новой трудовой книжки, выдаваемой по заявлению работника (например, при её утрате), не установлен напрямую. Поэтому рекомендуется следовать правилам оформления дубликата трудовой книжки, где печать организации (или кадровой службы) ставится в обязательном порядке.

Когда ставится печать в трудовой книжке

Печать организации (или её эквивалент) ставится в следующих случаях:

1. При первичном оформлении трудовой книжки – первый работодатель, который заводит трудовую книжку сотруднику, обязан поставить свою печать на ьном листе (стр. 1);
2. При выдаче дубликата трудовой книжки – печать ставится на ьном листе дубликата, подтверждая его подлинность.
3. При внесении записей о приёме на работу, переводе, увольнении – печать ставится рядом с соответствующей записью (обычно в графе «Кем принят на работу» или «Кем уволен»).
4. При заверении копий приказов и других кадровых документов – печать ставится на копии, если требуется подтвердить их достоверность.

Какая печать должна стоять в трудовой книжке

В зависимости от наличия у работодателя собственной печати различают два варианта:

• Основная печать организации – круглый штамп с полным наименованием организации, ИНН, ОГРН и местом нахождения. Используется, если у организации есть такая печать.
• Специальная печать (штамп) кадровой службы – применяется, когда у организации нет собственной печати (например, у индивидуального предпринимателя, который отказался от её использования) или когда требуется отдельно отмечать кадровые действия. По письму Роструда от такой штамп допускается и имеет ту же юридическую силу, что и основная печать организации.

Важно: если у работодателя нет печати вовсе, он всё равно обязан подтвердить подлинность записей в трудовой книжке иным способом (например, подписью уполномоченного лица и указанием его должности). Однако судебная практика (см. решения судов по спорам о трудовой книжке) склонна считать отсутствие печати нарушением, если работодатель имеет возможность её изготовить.

Где именно ставится печать

Размещение печати регламентируется Правилами ведения трудовых книжек:

• ьный лист (стр. 1) – в левом верхнем углу или в специальном поле «Печать организации». Здесь ставят печать первого работодателя, который заводит книжку.
• Записи о приёме на работу, переводе, увольнении – печать ставится непосредственно после текста записи, обычно в колонке «Кем принят на работу» / «Кем уволен» или в поле «Подпись и печать».
• Дубликат трудовой книжки – печать ставится на ьном листе дубликата, аналогично оригиналу.

Особенности для индивидуальных предпринимателей и организаций без печати

Индивидуальные предприниматели (ИП) вправе не иметь печати. Тем не менее, при приёме на работу они должны:

1. Использовать собственноручную подпись уполномоченного лица (самого ИП или его доверенного представителя).
2. Указать должность и ФИО лица, подписавшего запись.
3. При наличии возможности изготовить специальный штамп кадровой службы – рекомендуется сделать его для упрощения оформления.

Судьи часто отмечают, что для бизнесменов, принимающих работников, печать обязательна, если они решили её использовать. Если же организация официально отказалась от печати, то следует оформить специальный кадровый штамп, иначе могут возникнуть споры о достоверности записей.

Что делать, если работник предъявил трудовую книжку без печати

Если при приёме на работу работник предоставляет трудовую книжку, в которой отсутствует печать первого работодателя, следует:

1. Проверить, имеется ли запись о приёме на работу с подписью и должностью ответственного лица.
2. Если запись сделана правильно (подпись, дата, должность), отсутствие печати не является основанием для отказа в приёме на работу, но рекомендуется запросить справку о трудовой деятельности или выписку из ПФР для дополнительной проверки.
3. При оформлении новой трудовой книжки (например, при утрате) поставить свою печать на ьном листе, а в пояснительной записке указать, что предыдущая книжка была без печати и её достоверность подтверждена иными документами.

Образец оформления записи о приёме на работу с печатью

Запись о приёме на работу
Принят на работу: Иванов Иван Иванович
Должность: менеджер по продажам
Подразделение: отдел продаж
Трудовой договор № 2026/03/15 от 
Кем принят на работу: ______________________ (подпись)
Должность: директор ООО «Ромашка»
Печать организации: [круглый штамп с логотипом и реквизитами]

Запись о приёме на работу

Принят на работу: Иванов Иван Иванович

Должность: менеджер по продажам

Подразделение: отдел продаж

Трудовой договор № 2026/03/15 от 

Кем принят на работу: ______________________ (подпись)

Должность: директор ООО «Ромашка»

Печать организации: [круглый штамп с логотипом и реквизитами]

• Печать в трудовой книжке при приёме на работу обязательна, если у работодателя есть печать организации или специальный кадровый штамп.
• Первичная печать ставится на ьном листе первой трудовой книжки, выдаваемой работнику.
• При отсутствии собственной печати допустимо использование подписи уполномоченного лица с указанием должности, однако судебная практика склонна рассматривать отсутствие печати как потенциальное нарушение.
• Для индивидуальных предпринимателей и организаций, отказавшихся от печати, рекомендуется изготовить специальный штамп кадровой службы – это упрощает оформление и снижает риски споров.
• Все записи о приёме, переводе и увольнении должны сопровождаться печатью (или подписью с указанием должности) в соответствующей графе трудовой книжки.

Соблюдение этих правил обеспечивает законность ведения трудовых книжек, защищает права работников и минимизирует риски возникновения трудовых споров при проверках государственных инспекций труда.