Вопрос о проставлении печати в трудовой книжке при увольнении работника — один из самых частых среди кадровиков и бухгалтеров. Долгое время наличие оттиска было строго обязательным, однако изменения в законодательстве внесли существенные коррективы. Нужно ли ставить печать сегодня? Краткий ответ: да, нужно, но только при условии, что организация или ИП использует печать в своей деятельности. Давайте разберем этот вопрос подробно с учетом актуальных требований законодательства.

История вопроса и изменения в законодательстве

Долгое время отсутствие печати под записью об увольнении считалось грубым нарушением. Однако ситуация изменилась, когда вступило в силу Постановление Минтруда и соцзащиты от № 34. Именно этим документом отменена строгая необходимость проставления печати в трудовой книжке.

Суть нововведения заключается в том, что организации и индивидуальные предприниматели получили право отказаться от использования круглых печатей. Соответственно, если работодатель работает без печати, он не обязан ее изготавливать специально для трудовых книжек. Если же печать у работодателя имеется, проставить ее при увольнении необходимо.

Что говорит закон сейчас?

Согласно актуальным редакциям Правил ведения трудовых книжек (с учетом Приказа Минтруда России от № 589н), записи в трудовой книжке при увольнении:

• Заверяются подписью работодателя либо лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
• Заверяются печатью работодателя (печатью кадровой службы) — при наличии печатей.

Таким образом, фраза «при наличии» является ключевой. Если у компании есть печать, ее проставление является обязательным завершающим штрихом при увольнении сотрудника. Если компания отказалась от печати в уставе, отсутствие оттиска не будет нарушением.

Какой именно печатью можно заверять записи?

Еще один важный нюанс, какой именно оттиск можно использовать. Роструд дает следующие разъяснения:

1. Основная печать работодателя (круглая печать организации или ИП).
2. Печать кадровой службы (если таковая имеется в организации).

При этом Роструд подчеркивает важное условие: если печать содержит наименование работодателя, то ее проставление в трудовой книжке допускается. Это означает, что нельзя заверять запись об увольнении печатью структурного подразделения (например, «Печать отдела продаж» или «Склад №2»), если на ней не указано наименование самой компании.

Где правильно ставить печать?

Оттиск печати должен быть проставлен аккуратно, чтобы не затруднять чтение записей. Согласно пункту 35 Правил ведения трудовых книжек, печать ставится в графе 3 раздела «Сведения о работе»:

• После подписи работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
• Оттиск не должен перекрывать личную подпись увольняемого сотрудника (которая ставится ниже текста записи об увольнении) и подпись ответственного лица;
• Печать должна частично захватывать наименование должности лица, подписавшего запись, чтобы невозможно было подделать подпись, и не закрывать текст приказа об увольнении и дату.

Что делать, если место на странице закончилось?

Частая проблема на практике: при внесении записи об увольнении на странице раздела «Сведения о работе» не осталось места для подписей и печати. В соответствии с п. 36 Правил, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляется вкладыш. Запись об увольнении в этом случае заверяется подписью и печатью (при наличии) во вкладыше. Переносить часть записи на вкладыш, а часть оставлять в книжке, или ставить печать на обложке — категорически нельзя.

Действительна ли запись без печати?

С юридической точки зрения, если компания работает без печати, запись об увольнении без оттиска абсолютно действительна. Проблемы могут возникнуть лишь в том случае, если у работодателя печать есть, но он забыл или намеренно не поставил ее.

Судебная практика подтверждает, что слишком формальный подход к оценке стажа недопустим. В качестве примера можно привести решение суда первой инстанции, где рассматривался спор о страховом стаже истца. Суд пришел к выводу, что отсутствие четкой печати не является безусловным основанием для исключения периода работы из стажа, поскольку из имеющейся печати на записи о приеме на работу (например, от 12 марта 1992 года) видно, кто является работодателем, а оттиск печати на записи об увольнении (от 15 мая 1996 года) совпадает с предыдущим. Тем не менее, проставление печати при ее наличии избавляет работника от лишних бюрократических проблем в будущем.

Можно ли исправить отсутствие печати постфактум?

Ситуация: работодатель имеет печать, но при увольнении сотрудника забыл ее поставить, а бывший работник обнаружил это уже спустя время. Как быть?

Здесь важно помнить правило: отсутствие печати не относится к случаям, когда вы можете исправить в трудовой книжке работника неточные или неправильные записи (например, об увольнении). То есть зачеркивать ничего нельзя.

В таком случае работодатель должен просто проставить печать при первой же возможности (например, когда бывший сотрудник принесет трудовую книжку). Делается это в том же месте, где должна была стоять печать изначально. Если же работодатель к моменту обнаружения ошибки официально отказался от печати, он не обязан изготавливать новую печать специально для этого сотрудника. Достаточно будет сделать справку или пояснение на бланке организации (без печати), подтверждающую период работы.

Проставление печати при увольнении — это важный, но не абсолютно безусловный шаг. Запомните главное:

• Печать ставится только при ее наличии у работодателя.
• Можно использовать печать организации или печать кадровой службы, если на ней есть наименование работодателя.
• Отсутствие печати у работодателя, отказавшегося от ее использования, не является нарушением.
• Если печать забыта, ее можно дозаверить позже, не делая зачеркиваний и исправлений.

Соблюдение этих простых правил позволит кадровым специалистам избежать ошибок, а работникам, проблем с подтверждением стажа на будущих местах работы.