В современной системе трудовых отношений в Российской Федерации одним из ключевых нормативных актов, регулирующих документооборот в сфере занятости, является Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19 мая 2021 года № 320н. Этот документ вступил в силу 1 июня 2021 года и стал важнейшим этапом в цифровой трансформации кадрового учета, заменив устаревшие правила, действовавшие с 2003 года.
Что такое Приказ № 320н?
Приказ № 320н — это официальный нормативный акт, утверждающий:
- новую форму трудовой книжки (в т.ч. электронной);
- порядок ведения трудовых книжек как в бумажном, так и в электронном виде;
- правила хранения трудовых книжек работодателем;
- процедуры выдачи, передачи и учета трудовых книжек при увольнении, переводе, приостановлении деятельности организации.
Документ был зарегистрирован в Министерстве юстиции РФ 1 июня 2021 года под номером 63748 и является обязательным для исполнения всеми работодателями на территории России, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Основные нововведения приказа № 320н
С 1 января 2020 года в России начался переход на электронный формат трудовых книжек. Приказ № 320н детально регламентировал этот процесс:
- Работник может выбрать: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную форму.
- Если работник подает заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан внести сведения в базу данных Пенсионного фонда РФ в течение 1 рабочего дня.
- Электронная трудовая книжка имеет такую же юридическую силу, как и бумажная, и хранится в информационной системе ПФР.
- Работодатель обязан предоставлять работнику выписку из ЭТК по его запросу в течение 3 рабочих дней.
Изменения в форме бумажной трудовой книжки
С 2021 года бумажные трудовые книжки изготавливаются по новому образцу, утвержденному Приказом № 320н. Основные отличия:
- Улучшенная защита от подделок: водяные знаки, микротекст, защитная нить.
- Унифицированный бланк, выпускаемый только уполномоченными типографиями.
- Изменена структура разделов: теперь в книжке предусмотрены поля для внесения сведений о переводах, наградах, увольнениях и других основаниях.
Порядок ведения трудовых книжек
Работодатель обязан:
- Назначить ответственного за ведение трудовых книжек (обычно это сотрудник кадровой службы).
- Вести журнал учета движения трудовых книжек (форма утверждена Приказом № 320н).
- Вносить записи в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты издания приказа о приеме, переводе, увольнении и т.д.
- Использовать только чернила черного цвета (для бумажных книжек), без исправлений и помарок;
- В случае ошибки — внести исправление с указанием даты, подписи и печати, а также сделать отметку: «Исправлено».
Хранение трудовых книжек
Правила хранения строго регламентированы:
- Трудовые книжки хранятся в специальных сейфах или металлических шкафах с доступом только уполномоченным лицам.
- Срок хранения, 75 лет с момента увольнения работника (в соответствии с архивными нормами).
- При ликвидации организации трудовые книжки передаются в государственный архив или в уполномоченный орган по месту нахождения организации.
- При смене собственника или реорганизации организации — трудовые книжки передаются новому работодателю по акту приема-передачи.
Выдача трудовой книжки при увольнении
При увольнении работника работодатель обязан:
- Выдать трудовую книжку в день увольнения.
- Внести запись об увольнении с указанием основания (статья ТК РФ) и номера приказа.
- При наличии электронной трудовой книжки, выдать работнику выписку из ЭТК на бумажном носителе или в электронном виде (по выбору работника).
- Если работник не явился за трудовой книжкой — направить уведомление о необходимости ее получения. При неявке в течение 3 дней книжка хранится в организации до востребования.
Последствия нарушения приказа № 320н
Несоблюдение требований Приказа № 320н влечет за собой административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
- Повторное нарушение, штраф до 70 000 рублей для юридических лиц и дисквалификация должностного лица на срок до 3 лет.
Кроме того, неправильное ведение трудовых книжек может привести к нарушению прав работника на пенсионное обеспечение, так как сведения о стаже не будут корректно переданы в ПФР.
Практические рекомендации для работодателей
- Проведите инвентаризацию всех трудовых книжек в организации.
- Определите ответственного за ведение и хранение трудовых книжек — назначьте приказом.
- Обучите кадровый персонал новым правилам ведения и оформления записей.
- Обратитесь к работникам с предложением перейти на электронные трудовые книжки — подготовьте бланки заявлений.
- Обновите внутренние регламенты и инструкции по кадровому учету.
- Установите систему контроля сроков внесения записей и хранения документов.
Где найти полный текст Приказа № 320н?
Официальный текст приказа № 320н от доступен на следующих ресурсах:
- Официальный сайт Минтруда России
- КонсультантПлюс
- Гарант
- Официальный портал правовой информации
Также документ опубликован в «Российской газете» и «Собрании законодательства РФ» от 1 июня 2021 года.
Приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 года — это не просто техническое обновление формы трудовой книжки; Это стратегический шаг к цифровизации кадрового учета, повышению прозрачности трудовых отношений и защите прав работников. Работодатели, которые своевременно адаптировались к новым требованиям, избежали штрафов и обеспечили бесперебойную работу кадровых служб. Для работников — это гарантия точности и сохранности сведений о трудовом стаже на протяжении всей жизни.
Важно помнить: даже если вы работаете в маленькой компании, приказ № 320н распространяется на вас в полной мере. Игнорирование требований документа — не просто формальность, а нарушение трудового законодательства, которое может привести к серьезным последствиям.
Следите за обновлениями: в 2025 году Минтруд планирует внести поправки в приказ № 320н, связанные с дальнейшим развитием электронных сервисов и интеграцией с Единой системой идентификации и аутентификации (ЕСИА). Оставайтесь в курсе, ваша организация будет готова к будущему.