Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю работника. Правильное оформление записей и проставление печатей имеет юридическую силу и защищает интересы как сотрудника, так и работодателя. В статье рассмотрим, какие печати ставятся в трудовой книжке, где именно их размещать и какие нюансы следует учитывать.

Правовая база

Оформление трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 71‑73);
• Приказ Минтруда России от № 63748 «Об утверждении формы трудовой книжки»;
• Методические рекомендации органов кадровой службы (КонсультантПлюс, 2026).

В этих документах не прописан детальный порядок размещения печати, однако практические рекомендации и образцы, используемые в большинстве организаций, сложились на основе традиций и требований к читаемости документа.

Какие печати ставятся в трудовой книжке?

1. Печать организации (главная печать) – ставится при первичном оформлении трудовой книжки и при каждой записи о приёме/увольнении.
2. Печать отдела кадров (если в организации используется отдельная печать подразделения) – может ставиться вместо главной печати, но только при наличии соответствующего доверия от руководства.
3. Печать копии – проставляется в графе 4 («Копия заявления») при выдаче копий трудовой книжки.

Где именно ставятся печати?

3.1 Титульный лист (первая страница)

На титульном листе (дубликате) печать размещается внизу страницы, по центру или в правом нижнем углу, в зависимости от формата книги. Важно, чтобы печать не перекрывала подпись ответственного лица.

Пример расположения:

• Слева – название организации;
• По центру – название документа «Трудовая книжка»;
• Внизу – печать организации + подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек.

3.2 Страницы с записями (графы 1‑3)

При внесении записи о приёме, переводе, увольнении печать ставится в нижней части той же страницы, где сделана запись. Обычно это правый нижний угол под подписью директора или уполномоченного лица.

3.3 Графа 4 – «Копия заявления»

Если работнику выдается копия трудовой книжки, в графе 4 указывается «Копия заявления», дата подачи и проставляется печать, подтверждающая подлинность копии. Печать размещается в правой части графы 4, рядом с подписью уполномоченного лица.

3.4 При выдаче дубликата

При выдаче дубликата (например, после утери оригинала) печать ставится на титульном листе дубликата в том же месте, что и в оригинале, а также в графе 4, где указывается «Дубликат» и дата выдачи.

Как правильно ставить печать?

1. Подготовка оттиска. Перед тем как ставить печать, сделайте пробный оттиск на отдельном листе бумаги, чтобы убедиться в чёткости всех элементов (шрифтов, линий, даты).
2. Проверка читаемости. Все элементы печати (название организации, ИНН, дата) должны быть легко различимы. При плохой видимости печати её следует заменить.
3. Соблюдение порядка. Сначала вносятся записи (дата, наименование организации, должность), затем ставится подпись ответственного лица, а уже после – печать.
4. Не ставьте свою печать. По закону работник не имеет права ставить собственную печать в трудовой книжке вместо работодателя.
5. Контроль места печати. На многих образцах предусмотрено место с пометкой «МП» (место печати). Если такой отметки нет, печать ставится в правый нижний угол страницы.

Частые ошибки и как их избежать

• Ставить печать на титульный лист без подписи. Печать должна сопровождаться подписью уполномоченного лица.
• Размещение печати поверх записи. Печать не должна закрывать важные сведения (дата, должность, основание).
• Отсутствие печати при переводе. При каждом изменении (перевод, повышение, понижение) запись должна быть заверена печатью.
• Неправильный шрифт даты. Дата должна быть написана арабскими цифрами без сокращений.
• Ставить печать в копии без отметки «Копия»; В графе 4 обязательно указывается «Копия заявления» и ставится печать.

Примеры оформления

6.1 Приём на работу

Графа 1: Дата приёма – 
Графа 2: Наименование организации – ООО «Пример», ИНН 7701234567
Графа 3: Должность – инженер‑технолог
Подпись директора: ______________________
Печать организации: (ставится в правый нижний угол)
 

6.2 Увольнение

Графа 1: Дата увольнения – 
Графа 2: Наименование организации – ООО «Пример», ИНН 7701234567

Графа 3: Основание – увольнение по инициативе работодателя
Подпись директора: ______________________
Печать организации: (правый нижний угол)
 

FAQ – часто задаваемые вопросы

7.1 Нужно ли ставить печать при каждом изменении записи?

Да. Любая запись, касающаяся трудовых отношений (приём, перевод, увольнение, изменение условий труда), должна быть заверена подписью и печатью уполномоченного лица.

7.2 Можно ли использовать электронную подпись вместо печати?

В бумажной трудовой книжке обязательна печать организации. Электронную подпись можно использовать только в электронных трудовых книжках (ЭТК), которые находятся в рамках проекта «Электронный документооборот».

7.3 Что делать, если печать не читается?

Необходимо заменить печать на новую, более чёткую, и повторно заверить запись. Запись без читаемой печати считаеться недействительной.

7.4 Может ли работник самостоятельно поставить печать в трудовой книжке?

Нет. По законодательству работник не имеет права ставить собственную печать в трудовой книжке. Это прерогатива работодателя или уполномоченного лица.

Правильное размещение печатей в трудовой книжке – важный элемент кадровой документации. Печать ставится в нижней части титульного листа при первичном оформлении, а также в правом нижнем углу каждой страницы с записью. Соблюдение этих правил гарантирует юридическую силу записей и защищает интересы обеих сторон трудовых отношений.

Помните, что любые отклонения от установленного порядка (нечитаемая печать, отсутствие подписи, неправильное расположение) могут привести к признанию записи недействительной и создать проблемы при проверках со стороны государственных органов.