Трудовые отношения в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и другими нормативными актами. Для легитимного оформления трудовых отношений между работодателем и работником требуется комплекс документов — как со стороны работника, так и со стороны работодателя. Ниже представлен исчерпывающий перечень документов, связанных с трудовыми отношениями, с разбивкой по категориям и по этапам оформления.

Документы, предъявляемые работником при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ)

Согласно статье 65 ТК РФ, при заключении трудового договора работник обязан предъявить работодателю следующие документы:

• Документ, удостоверяющий личность — паспорт гражданина РФ, иной документ, признанный законом (например, вид на жительство для иностранцев, свидетельство о рождении для несовершеннолетних).
• Трудовая книжка — за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник принимается на работу по совместительству.
• СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования) — за исключением случаев, когда работник впервые устраивается на работу и СНИЛС еще не оформлен.
• Документ об образовании и (или) квалификации, если работа требует специальных знаний или профессиональной подготовки (диплом, аттестат, сертификат и т.п.).
• Документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (военный билет, справка из военкомата).
• Справка о наличии (отсутствии) судимости, при поступлении на работу, связанную с деятельностью, требующей проверки на наличие судимости (например, работа с детьми, в сфере образования, здравоохранения).
• Документ, подтверждающий инвалидность — если работник относится к категории инвалидов и требуются особые условия труда.
• Сведения о трудовой деятельности — в случае, если трудовая книжка отсутствует (например, при первом трудоустройстве), работодатель обязан вести электронную трудовую книжку или оформить бумажную на основании сведений, предоставленных работником.

Дополнительные документы (по требованию работодателя или законодательства)

• Медицинская книжка — для работников в сфере пищевой промышленности, торговли, образования, здравоохранения и других сферах с повышенными санитарными требованиями.
• Справка о доходах по форме 2-НДФЛ — при оформлении на работу по совместительству, если требуется подтверждение занятости на основном месте.
• Согласие на обработку персональных данных — оформляется в письменной форме при приеме на работу.
• Документы, подтверждающие право на льготы — например, для многодетных родителей, ветеранов труда и т.п.

Документы, оформляемые работодателем для регулирования трудовых отношений

Работодатель обязан создавать и вести внутреннюю кадровую документацию, которая регулирует трудовые отношения в организации. К таким документам относятся:

• Трудовой договор — основной документ, заключаемый в письменной форме между работодателем и работником (ст. 57 ТК РФ). Содержит условия труда: должность, оклад, график, обязанности, права сторон и т.д.
• Приказ о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1а), официальный документ, издающийся на основании трудового договора. Работник ознакамливается с приказом под подпись.
• Приказ об утверждении правил внутреннего трудового распорядка — обязательный документ для всех организаций. Работники ознакамливаются с ним под подпись до начала работы.
• Должностные инструкции, определяют круг обязанностей, права, ответственность работника по занимаемой должности.
• Локальные нормативные акты (ЛНА) — внутренние регламенты организации: положения об оплате труда, премировании, отпусках, дисциплине, охране труда и т.п.
• Инструкции по охране труда — обязательны для всех работников. Ознакомление с ними проводится под подпись при приеме и периодически в течение трудовой деятельности.
• Приказ об испытательном сроке — если испытание устанавливается при приеме на работу (ст. 70 ТК РФ).
• Приказ о переводе на другую работу — при изменении должности, структурного подразделения или условий труда.
• Приказ об увольнении — оформляется на основании заявления работника или иного основания (ст. 84.1 ТК РФ).
• Соглашение об изменении условий трудового договора — при изменении условий труда (например, смена графика, оклада, места работы).
• Акты о проведении инструктажей по охране труда — фиксируют факт ознакомления работника с требованиями безопасности.
• Журналы учета кадровой документации — журналы регистрации приказов, трудовых договоров, ознакомлений и т.п.

Документы, подтверждающие факт возникновения трудовых отношений

В случае отсутствия письменного трудового договора, трудовые отношения могут быть подтверждены следующими документами:

• Приказ о приеме на работу (даже если не был оформлен вовремя).
• Записи в табеле учета рабочего времени.
• Выписки из банковских счетов — начисление заработной платы.
• Электронные переписки, служебные записки, отчеты, выполненные работником.
• Свидетельские показания коллег.

Согласно статье 67 ТК РФ, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя, трудовой договор считается заключенным, даже если не был оформлен в письменной форме. В этом случае работодатель обязан оформить договор в течение 3 рабочих дней.

Документы, связанные с электронными трудовыми отношениями (в рамках эксперимента)

В рамках эксперимента по использованию электронных документов в сфере труда (введенного с 2020 года и действующего до 2026 года) работодатели могут применять:

• Электронная трудовая книжка — ведется в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Работник может выбрать формат: бумажный или электронный.
• Электронный трудовой договор, с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
• Электронные приказы — о приеме, увольнении, переводе и т.д.
• Электронные ознакомления — подтверждение ознакомления с ЛНА, инструкциями и приказами через личный кабинет работника.

Для участия в эксперименте работодатель должен подать заявление об отказе от участия (если не хочет использовать электронные документы) или заявление о начале участия — в соответствии с рекомендуемыми образцами, утвержденными Минтрудом РФ.

Документы при оформлении особых категорий работников

Для иностранных граждан:

• Паспорт с нотариально заверенным переводом.
• Разрешение на работу или патент.
• Вид на жительство или миграционная карта.
• Документ об образовании (если требуется).
• Свидетельство о постановке на миграционный учет.

Для несовершеннолетних (14–18 лет):

• Паспорт или свидетельство о рождении.
• Согласие одного из родителей (опекуна) — в письменной форме.
• Согласие органа опеки — при работе в тяжелых, вредных или опасных условиях.
• Трудовая книжка — если ранее не оформлялась.

Перечень документов по трудовым отношениям — это не просто формальность, а фундамент законного и прозрачного взаимодействия между работником и работодателем. Нарушение требований к оформлению документов влечет за собой административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ), включая штрафы и приостановление деятельности.

Рекомендации:

• Всегда оформляйте трудовой договор в письменной форме и ознакомляйте работника с ним под подпись.
• Своевременно ведите кадровую документацию — это защитит вас в случае спора или проверки.
• Используйте электронные документы — это удобно, безопасно и соответствует современным стандартам.
• При сомнениях обращайтесь к специалистам по кадровому делопроизводству или в Роструд.

Соблюдение требований трудового законодательства, залог стабильности, доверия и правовой защищенности как для работника, так и для работодателя.

Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно проверять изменения в ТК РФ и нормативных актах Минтруда РФ.