С 1 января 2020 года в России начался масштабный переход на новый формат учета стажа — электронные трудовые книжки (ЭТК). Бумажные версии постепенно уходят в прошлое, а все данные о карьерном пути граждан теперь хранятся в единой цифровой базе. В этой статье мы подробно разберем, что такое ЭТК, кто ее ведет, в чем ее главные плюсы и как получить к ней доступ.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это полноценный цифровой аналог привычного документа на бумажном носителе. Это единая база данных, в которой хранится история всего карьерного пути человека: где, когда и кем он работал. Главным держателем этой базы теперь является Социальный фонд России (СФР), который объединил функции прежнего ПФР и Фонда социального страхования.
В ЭТК фиксируються все ключевые кадровые события и сведения о трудовой деятельности:
- Приемы на работу;
- Переводы на другие должности или отделы;
- Увольнения с указанием даты и основания (ссылка на статью ТК РФ);
- Сведения о награждениях.
Как работает ЭТК: механизм взаимодействия
Принцип работы электронной системы учета прост и автоматизирован:
- Кадровое событие: Компания нанимает человека, переводит его на другую должность или увольняет.
- Формирование отчета: Специалист кадрового обеспечения формирует специальный электронный отчет.
- Отправка в фонд: Работодатель в текущем режиме (ежемесячно) обязан передавать этот отчет в Социальный фонд России.
- Занесение данных: СФР обрабатывает сведения и сохраняет их в цифровой базе работника.
Чем отличается ЭТК от бумажной версии: плюсы и минусы
Электронный формат имеет ряд неоспоримых преимуществ как для работника, так и для работодателя:
Преимущества для работника:
- Безопасность и сохранность: Документ невозможно потерять, испортить или залить кофе. Исключен риск утрати по вине работодателя (например, при пожаре в отделе кадров).
- Мгновенный доступ: Выписку из ЭТК можно получить онлайн в любой момент. Больше не нужно идти в отдел кадров и ждать справку.
- Юридическая значимость: На выписке с портала Госуслуг ставится электронная подпись. В любой российской инстанции такой документ считается равносильным справке с мокрой печатью. Его можно распечатать и предоставлять по необходимости.
- Удобство при трудоустройстве: Новый работодатель может быстро и без задержек подтвердить опыт и стаж кандидата.
Что произошло с бумажной трудовой?
При переходе на электронный формат у граждан был выбор. От решения работника зависит статус его документов:
- Если работник подал заявление о переходе на ЭТК: С этого момента у него остается только цифровая версия книжки. Бумажный бланк выдается на руки с записью о подаче заявления.
- Если работник выбрал остаться с бумажным вариантом (или вообще не делал выбор): Работодатель всё равно обязан вести электронную версию дополнительно к бумажной. Таким образом, теперь у таких работников два формата трудовой книжки — работодатель продолжает вносить сведения в обе.
Кто обязан вести ЭТК?
По закону все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки на своих сотрудников. Электронные книжки теперь есть у всех трудоустроенных граждан. Передача данных в СФР — это такая же обязательная процедура, как уплата налогов и страховых взносов. Данные из ЭТК нужны фонду, чтобы подтверждать страховой стаж для начисления пенсий и пособий.
Как работнику получить сведения из ЭТК?
Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки — например, для оформления кредита, визы или подтверждения стажа. Получить их проще всего онлайн:
- Через портал Госуслуг: ЭТК расположена в персональном кабинете. При подаче заявления онлайн пользователь получает доступ к полному перечню записей о трудовой деятельности. Это позволяет быстро подтвердить стаж и начисленные страховые взносы.
- На сайте Социального фонда России (СФР): Данные также доступны в личном кабинете на официальном сайте фонда.
- У работодателя: Если доступа к интернету нет, сотрудник имеет право запросить выписку у текущего работодателя.
Электронная трудовая книжка — это современный, надежный и удобный формат хранения сведений о трудовой деятельности. Он избавляет работников от переживаний за сохранность бумажного бланка, а государству позволяет вести точный и прозрачный учет стажа. Помните, что даже если вы сохранили бумажную версию, ваш работодатель уже дублирует информацию в цифровую базу СФР, а значит, ваш стаж под надежной защитой.