При проведении плановой или внеплановой проверки трудовая инспекция (Государственная инспекция труда, ГИТ) имеет право запрашивать у работодателя широкий спектр документов, подтверждающих соблюдение трудового законодательства․ Понимание перечня необходимых бумаг помогает компании подготовиться к проверке, избежать штрафов и минимизировать риски․

Основные категории запрашиваемых документов

Трудовая инспекция проверяет соответствие трудовых отношений требованиям Трудового кодекса РФ (ТК РФ)․ Ниже приведён подробный перечень документов, которые могут быть затребованы инспекторами․

Документы, подтверждающие оформление трудовых отношений

• Трудовые договоры — с каждым работником, включая временных, сезонных и совместителей․ Договоры должны быть оформлены в письменной форме в течение трёх рабочих дней со дня фактического допущения к работе (ст․ 67 ТК РФ)․
• Приказы о приёме на работу, оформляются на основании трудового договора (форма № Т-1 или Т-1а)․
• Приказы об увольнении — с указанием основания, соответствующего ТК РФ (ст․ 77–84)․
• Трудовые книжки — как бумажные, так и электронные (см․ ниже)․

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и сведения о трудовой деятельности

С 1 января 2020 года в России постепенно вводится электронная трудовая книжка — цифровой аналог бумажного документа, хранящийся в информационной системе Социального фонда России (СФР)․

• С 2026 года все новые сотрудники, не имевшие ранее трудового стажа, оформляются только в электронной форме (ст․ 66․1 ТК РФ)․
• Работники, уже имеющие бумажную трудовую книжку, могут выбрать: сохранить её или перейти на электронную форму․
• Работодатель обязан ежемесячно передавать в СФР сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 (с 14 апреля 2026 года — обязательная процедура для всех работодателей)․
• При проверке инспектор может запросить:
  • Выписку из ЭТК (через портал Госуслуг или СФР);
  • Подтверждение передачи данных ЕФС-1;
  • Заявления работников о выборе формы ведения трудовой книжки․

Документы по оплате труда

Одна из самых частых причин проверок — нарушения в выплате заработной платы․

• Табели учёта рабочего времени — для проверки фактически отработанных часов․
• Штатное расписание — с указанием должностей, окладов и ставок․
• Приказы об установлении окладов, премий, надбавок․
• Расчётные листки — с подписями работников․
• Бухгалтерские документы: платежные ведомости, выписки из банка, акты сверки с работниками․
• Документы по удержаниям: налоги (НДФЛ), алименты, исполнительные листы․

Документы по режиму труда и отдыха

• Правила внутреннего трудового распорядка, утверждённые приказом, с ознакомлением работников под подпись․
• Графики отпусков — утверждённые не позднее чем за 2 недели до начала календарного года․
• Графики сменности — для работников с ненормированным рабочим днём․
• Документы о переработках — если работники работают сверх нормы, должны быть оформлены соответствующие приказы и оплачены в установленном порядке (ст․ 99 ТК РФ)․
• Журналы учёта сверхурочной работы․

Документы по охране труда

• Инструкции по охране труда — для каждой должности, с ознакомлением под подпись․
• Приказы о назначении ответственных за охрану труда․
• Журналы инструктажей (вводный, первичный, повторный, внеплановый)․
• Результаты аттестации рабочих мест по условиям труда․
• Сведения о предоставлении СИЗ — журналы выдачи, акты списания․
• Медицинские осмотры — приказы, журналы, справки о прохождении обязательных медицинских осмотров․

Документы по социальным гарантиям

• Сведения о начислении и уплате страховых взносов (в ПФР, ФСС, ФОМС)․
• Документы по отпускам по беременности и родам — больничные листы, приказы, расчёты пособий․
• Документы по отпускам по уходу за ребёнком — заявления, приказы, расчёты пособий․
• Справки о среднем заработке — для расчёта пособий․

Что делать, если трудовая инспекция пришла с запросом?

1. Не паникуйте․ Инспектор обязан предъявить служебное удостоверение и постановление о проведении проверки․
2. Запросите письменный запрос — все документы должны запрашиваться в письменной форме с указанием основания и сроков предоставления․
3. Соберите документы в срок․ Обычно на предоставление даётся от 3 до 10 рабочих дней․
4. Предоставляйте только запрошенные документы․ Не давайте лишнюю информацию, это может расширить scope проверки․
5. Сохраняйте копии всех переданных документов и акты приёма-передачи․

Последствия не предоставления документов

Если работодатель не предоставляет запрошенные документы без уважительных причин, инспекция может:

• Составить протокол об административном правонарушении по ст․ 5․27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для юридических лиц;
• Наложить предостережение — официальное предупреждение, которое фиксируется в базе ГИТ и может повлиять на будущие проверки;
• Принять решение о приостановлении деятельности — в случае грубых нарушений (например, невыплата зарплаты более 2 месяцев)․

Как подготовиться к проверке заранее?

• Проведите внутренний аудит трудовых отношений раз в квартал․
• Обеспечьте актуальность всех локальных нормативных актов (ПВТР, положения об оплате труда и т․д․)․
• Обучите кадровую службу требованиям ТК РФ и нововведениям (например, переход на ЭТК)․
• Внедрите электронный документооборот — это упрощает хранение и поиск документов․
• Создайте папку с «проверочными» документами — всё, что может запросить инспектор, должно быть легко доступно․

Важно помнить!

Электронная трудовая книжка — это не замена бумажной, а современный формат хранения данных․ Работодатель обязан обеспечить её корректное ведение и своевременную передачу сведений в СФР․ Невыполнение этого требования — нарушение, за которое предусмотрены штрафы․

Соблюдение трудового законодательства — не только обязанность, но и инвестиция в репутацию компании, снижение рисков и повышение лояльности сотрудников․

Если вы сомневаетесь в правильности оформления документов — обратитесь к юристу по трудовому праву или в профильную консультационную службу․ Лучше потратить время на подготовку, чем платить штрафы за ошибки․