Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность сотрудника. В ней отражаются сведения, которые регламентируются Трудовым кодексом РФ и нормативными актами. Ниже перечислены все сведения, которые обязательно должны быть внесены в трудовую книжку работника.
Основные сведения о работнике
- ФИО (фамилия, имя, отчество).
- Дата рождения.
- Пол.
- Паспортные данные (серия и номер).
- Гражданство.
- Адрес регистрации (по месту жительства).
Сведения о месте работы
В трудовую книжку вносятся данные о основном месте работы. Это:
- Наименование организации‑работодателя.
- ОГРН/ИНН организации.
- Юридический адрес.
- Должность, на которую был принят сотрудник.
- Дата начала работы.
При переходе на другую постоянную работу в книжку вносятся сведения о переводе, но только в случае, если это происходит по инициативе работодателя.
Сведения об выполняемой работе
В книжку обязательно указываются:
- Наименование должности/кадра.
- Краткое описание выполняемых обязанностей.
- Квалификация (по классификатору) или уровень квалификации.
Переводы и изменения условий труда
Перевод на другую постоянную работу или изменение условий труда фиксируется в книжке в виде отдельной записи. При этом:
- Запись делается не позднее недели со дня издания приказа о переводе.
- Текст записи должен полностью соответствовать тексту приказа (распоряжения) работодателя.
Сведения об увольнении
При увольнении в трудовую книжку вносятся данные о дате увольнения и основании увольнения. Запись должна быть сделана в день увольнения и точно отражать формулировку приказа об увольнении.
Награждения и поощрения
Все случаи награждения (поощрения) работника, произведённые работодателем, фиксируются в книжке. В записи указываются:
- Наименование приказа/распоряжения.
- Дата выдачи награды.
- Наименование награды (например, «Почетный знак организации»).
- Основание награждения (успехи в работе, достижение целей и т;п.).
Сведения о стаже и образовании
В книжку вносятся данные об образовании (уровень, специальность, степень) и о стаже работы, который может быть нужен для расчёта пенсионных выплат и соцвыплат.
Информация о бланках и их стоимости
При выдаче новых бланков (например, при потере старой трудовой книжки) в книжку вносятся сведения о:
- Серийном номере и номере бланка.
- Датe выдачи нового бланка;
- Стоимости приобретённого бланка.
Военная служба
Согласно письму Минтруда России от 20 ноября 2024 г., в трудовую книжку не требуется вносить сведения о прохождении военной службы, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами организации.
Электронные трудовые книжки
С 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки. Однако в некоторых случаях (например, при переходе в систему СЗВ‑ТД) могут потребоваться дополнительные записи, подтверждающие место работы и периоды занятости.
Как правильно вносить изменения и исправления
Изменения в трудовую книжку вносятся только на основании официального приказа работодателя. При обнаружении ошибки допускается внести исправление, но только после согласования с отделом кадров и с указанием даты исправления.
Хранение и передача
Трудовую книжку хранит работодатель, но при увольнении сотрудника он обязан выдать копию работнику. При переходе в другую организацию новый работодатель может запросить оригинал или электронную копию.