С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это ключевой этап в цифровой трансформации кадрового учёта‚ который меняет не только формат хранения данных‚ но и процедуры передачи информации между работником‚ работодателем и государственными органами. В этой статье подробно разберём‚ как происходит передача бумажной трудовой книжки при переходе на электронную форму‚ какие документы нужны‚ какие права есть у работника и что делать‚ если вы уже работаете без бумажной книжки.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки‚ в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности работника: места работы‚ должности‚ награды‚ увольнения и другие значимые события. Данные в ЭТК ведутся исключительно работодателями и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) в электронном виде.

С 2021 года все новые сотрудники‚ устраивающиеся на работу впервые‚ получают только электронные трудовые книжки, бумажные выдаваться не могут. Для тех‚ кто уже имел бумажную книжку до 2021 года‚ переход на ЭТК — добровольный процесс.

Когда и зачем нужно передавать бумажную трудовую книжку?

Передача бумажной трудовой книжки требуется только в одном случае: если работник добровольно решает перейти на электронную форму и подаёт работодателю соответствующее заявление.

Если вы уже работаете по бумажной трудовой книжке и хотите перейти на ЭТК‚ вам необходимо:

1. Написать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки в пользу электронной;
2. Передать бумажную трудовую книжку работодателю для внесения последних записей и сканирования;
3. Получить от работодателя заверенную копию всех записей (на бумажном носителе или в электронном виде по вашему запросу).

Важно! Работодатель не имеет права требовать от вас передачи трудовой книжки‚ если вы не подали заявление об отказе от бумажного варианта. Переход на ЭТК, исключительно ваше право‚ а не обязанность.

Как правильно оформить передачу бумажной трудовой книжки?

Процедура передачи строго регламентирована законодательством. Вот пошаговый алгоритм:

Шаг 1: Подача заявления

Вы пишете заявление в произвольной форме (но с обязательными реквизитами):

• ФИО‚ должность‚ подразделение;
• Просьба о переводе трудовой деятельности на электронный формат;
• Согласие на передачу бумажной трудовой книжки работодателю для внесения данных в ЭТК;
• Дата и подпись.

Пример формулировки:

«Прошу перевести мою трудовую деятельность на ведение в электронной форме в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от . Согласен(на) передать свою бумажную трудовую книжку работодателю для внесения в неё всех сведений о трудовой деятельности и последующего сканирования в систему ПФР».

Шаг 2: Передача книжки работодателю

После подачи заявления вы передаёте бумажную трудовую книжку кадровому работнику или ответственному лицу под расписку. Расписка должна содержать:

• Дата передачи;
• ФИО получателя;
• Номер и серия книжки;
• Подпись получателя и печать организации (если есть).

Это защищает вас от потери документа и подтверждает факт передачи.

Шаг 3: Внесение данных в ЭТК

Работодатель в течение 10 рабочих дней обязан:

• Внести все сведения из бумажной книжки в электронную форму;
• Сканировать и загрузить в систему ПФР все страницы трудовой книжки (включая титульный лист и записи о работе);
• Выдать вам на руки заверенную копию всех записей — в бумажном или электронном виде (по вашему выбору).

Копия должна содержать:

• Отметку «Сведения перенесены в электронную трудовую книжку»;
• Подпись руководителя и печать организации;
• Дата оформления.

Шаг 4: Возврат бумажной книжки

После внесения всех данных и заверения копии работодатель обязан вернуть вам оригинальную бумажную трудовую книжку. Она больше не используется для ведения новых записей‚ но остаётся вашим важным документом — подтверждением трудового стажа до момента перехода на ЭТК.

Важно! Никогда не сдавайте бумажную трудовую книжку без получения расписки и не соглашайтесь на её уничтожение. Она остаётся вашей собственностью и может понадобиться при оформлении пенсии‚ льгот или при трудоустройстве за границей.

Что делать‚ если вы уже работаете без бумажной книжки?

Если вы устроились на работу после 1 января 2021 года‚ у вас изначально не было бумажной трудовой книжки — вы сразу получили электронную. В этом случае:

• Передача бумажной книжки не требуется — её просто нет;
• Все сведения о вашей трудовой деятельности уже ведутся в ЭТК;
• Вы можете в любое время получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг‚ Личный кабинет на сайте ПФР или обратившись в офис Пенсионного фонда.

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?

Да‚ можно. Если вы уже перешли на ЭТК‚ но в будущем захотите вернуться к бумажному варианту — вы имеете на это право. Для этого нужно:

1. Подать заявление работодателю о желании вести трудовую книжку в бумажной форме;
2. Работодатель обязан выдать вам новую бумажную трудовую книжку с отметкой: «Сведения о трудовой деятельности внесены на основании электронной трудовой книжки»;
3. Все предыдущие сведения из ЭТК переносятся в новую бумажную книжку.

Это право закреплено законом — никто не может лишить вас выбора формата хранения трудового стажа.

Почему важно сохранить бумажную трудовую книжку?

Даже после перехода на ЭТК бумажная книжка остаётся юридически значимым документом. Она подтверждает:

• Трудовой стаж до 2021 года (или до момента перехода);
• Наличие наград‚ поощрений‚ специальных условий труда;
• Сведения‚ которые могут быть утеряны в электронной системе из-за технических сбоев;
• Документ для оформления пенсии‚ льгот‚ заграничных виз‚ ипотеки и других юридических процедур.

Электронная система — это удобство‚ но не замена документу. Храните бумажную трудовую книжку как важный архивный документ на протяжении всей жизни.

Что делать‚ если работодатель отказывается принимать заявление или удерживает книжку?

Если работодатель:

• Отказывается принять заявление;
• Не вносит данные в ЭТК в срок;
• Не возвращает бумажную книжку;
• Угрожает увольнением за отказ от ЭТК — это нарушение закона.

В таких случаях вы можете:

• Обратиться в трудовую инспекцию (Роструд);
• Подать жалобу в Пенсионный фонд России;
• Обратиться в прокуратуру или суд.

Согласно Трудовому кодексу РФ‚ отказ от электронной трудовой книжки не является основанием для увольнения или ухудшения условий труда.

Переход на электронную трудовую книжку — это современный‚ удобный и безопасный способ хранения трудового стажа. Однако он не отменяет права работника на бумажный документ. Передача бумажной трудовой книжки при переходе на ЭТК — это формальная процедура‚ которая должна проходить с соблюдением всех правил‚ с расписками‚ копиями и возвратом оригинала.

Помните:

• Переход на ЭТК — ваше право‚ а не обязанность;
• Бумажная книжка не уничтожается — она остаётся вашим документом;
• Работодатель обязан внести все данные в ЭТК в течение 10 дней;
• Вы всегда можете вернуться к бумажной книжке;
• Сохраняйте и бумажную‚ и электронную версии — это ваша страховка на будущее.

Электронная трудовая книжка — это шаг в будущее. Но ваш трудовой стаж — это ваша история. И она должна быть сохранена в любом формате‚ который вам удобен.

Для получения выписки из ЭТК посетите: https://es.pfrf.ru или воспользуйтесь приложением «Пенсионный фонд России» на Госуслугах.