Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Передача личных дел и трудовых книжек сотрудников – важный процесс, который требует соблюдения определенных правил и процедур․ Этот документ содержит подробную информацию о том, как правильно осуществлять эту передачу, какие документы необходимо подготовить и какие обязанности возлагаются на разные стороны․ В статье будут рассмотрены актуальные требования законодательства, примеры документов и практические рекомендации․

Общие положения

Актуальность и цели

Процесс передачи личных дел и трудовых книжек сотрудников является неотъемлемой частью кадрового учета и обеспечивает сохранность важной информации о трудовой деятельности работника․ Он необходим при увольнении, переходе работника на другую должность, реорганизации или ликвидации организации․ Целью передачи является обеспечение сохранности документов и их доступности для дальнейшего использования․

Нормативно-правовая база

Основными нормативными документами, регулирующими порядок ведения и передачи личных дел и трудовых книжек, являются:

Трудовой кодекс Российской Федерации
Приказ Минтруд России от N 940н «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и записей в них»
Другие нормативные акты, регламентирующие кадровый учет․

Порядок передачи личных дел при увольнении

Подготовка к передаче

Сбор документов: Необходимо собрать все документы, входящие в состав личного дела работника․ К ним относятся:

Личная карточка работника (форма Т-2)
Трудовая книжка (оригинал)
Копии документов, подтверждающих квалификацию работника (дипломы, сертификаты и т․д․)
Копия приказа о приеме на работу
Копия приказа об увольнении
Заявление работника об увольнении
Другие документы, имеющие отношение к трудовой деятельности работника (например, справки о премировании, выговоры и т․д․)․

Проверка комплектности: Важно убедиться, что все необходимые документы собраны и находятся в полном объеме․
Составление акта приема-передачи: Составляется акт приема-передачи личного дела․

Составление акта приема-передачи личного дела

Акт приема-передачи личного дела является важным документом, подтверждающим факт передачи документов․ В акте указывается:

Наименование организации
Дата составления акта
ФИО работника, уволенного сотрудника
Перечень документов, входящих в состав личного дела
Подписи ответственных лиц (представителя работодателя и работника)

Примерный образец акта приема-передачи личного дела:

Наименование организации: [Наименование организации]

Дата составления акта: [Дата]

От уволенного сотрудника: [ФИО]

От представителя работодателя: [ФИО, должность]

Перечень документов, входящих в состав личного дела:

Личная карточка работника (форма Т-2)
Трудовая книжка (оригинал)
Копия диплома [Укажите название диплома]
Копия приказа о приеме на работу от [Дата]
Копия приказа об увольнении от [Дата]
Заявление работника об увольнении от [Дата]
[Другие документы]

Согласовано:

_________________________ / [ФИО, должность представителя работодателя]

_________________________ / [ФИО уволенного сотрудника]

Хранение личных дел уволенных сотрудников

После передачи личного дела в архив, оно должно храниться в течение установленного срока (как правило, 50 лет)․ Организация обязана обеспечить сохранность документов и их доступность для ознакомления работника или его наследников․

Передача трудовых книжек

Порядок передачи трудовой книжки

При увольнении работнику должна быть передана его трудовая книжка (оригинал)․ В трудовой книжке работодатель обязан поставить отметку об увольнении и указать причину увольнения․

Регистрация передачи трудовой книжки

Передача трудовой книжки регистрируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․

Особенности передачи личных дел при реорганизации и ликвидации организации

При реорганизации (в форме выделения) или ликвидации организации порядок передачи личных дел и трудовых книжек регулируется специальными правилами․ В частности, трудовые книжки и личные дела работников выделенной организации передаются в выделенную организацию․ При ликвидации организации личные дела передаются в архив․

Ведение личных дел в 2026 году: Новые требования

С 2024 года действуют изменения в порядке ведения личных дел, направленные на упрощение и автоматизацию процесса․ В частности, утратила силу Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная в 2004 году․ В настоящее время порядок ведения личных дел регулируется Трудовым кодексом РФ и другими нормативными актами․

Источники

Трудовой кодекс Российской Федерации
Приказ Минтруд России от N 940н «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и записей в них»
КонсультантПлюс: [https://www․consultant․ru/](https://www․consultant․ru/)
KADROVIK․UZ: [https://kadrovik․uz/](https://kadrovik․uz/)
JURK․BY: [https://jurk․by/](https://jurk․by/)