Передача трудовой книжки (или её бланка) безвозмездно – процедура, регулируемая Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда и социальной защиты. Она актуальна при приёме новых сотрудников, при смене работодателя, а также при хранении и передаче документов строгой отчётности.

Правовая основа

Основные правовые документы, которые следует учитывать:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66)
• Постановление Правительства РФ № 259 от «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек работников»
• Приказ Минтруда России № 123 от «Об образце акта приёма‑передачи трудовых книжек»

Эти нормы определяют:

• кто имеет право безвозмездно передавать бланки трудовых книжек;
• каким образом оформляется акт приёма‑передачи;
• какие требования предъявляются к форме и содержанию заявления работника.

Кто может передать бланк безвозмездно?

Безвозмездная передача возможна только:

1. От организации‑работодателя, которая является владельцем бланка.
2. От государственного или муниципального учреждения, если оно хранит документы строгой отчётности.
3. От юридического лица, получившего бланк в рамках соглашения о совместной работе (например, аутсорс‑компании).

Важно: передача может осуществляться только после того, как работник (или его законный представитель) подаст заявление о выдаче и будет оформлен соответствующий акт приёма‑передачи.

Кому передаётся?

Бланк передаётся:

• новому работодателю при переходе сотрудника на новую должность;
• в архив организации‑хранилище для долгосрочного хранения;
• в органы контроля (например, ИНспекцию труда) в рамках проверки.

Оформление заявления работника

Заявление составляется в свободной форме, но обязательно содержит:

• Ф.И.О. работника;
• Должность и подразделение;
• Просьбу о выдаче оригинала трудовой книжки;
• Причину запроса (например, «перевод в другую организацию», «потерете оригинал», «необходимо оформить в новой компании»).

Пример заявления:

«Заявление
о выдаче оригинала трудовой книжки

Я, Иванов Иван Иванович, работающий в ООО «Пример» с года
в должности менеджера по продажам, прошу выдать мне оригинал
трудовой книжки, так как я переезжаю в новую организацию
ООО «Новое место работы».

Акт приёма‑передачи

Акт составляется в двух экземплярах: один остаётся у передающего, второй – у получателя.

Содержание акта

• Дата и номер акта;
• Ф.И.О. сторон (передающий и получатель);
• Наименование организации‑передающей;
• Наименование организации‑получающей;
• Описание передаваемого документа (бланк трудовой книжки, номер, серия);
• Подписи ответственных лиц и печатные ставни.

Образец акта можно скачать по ссылке: Акт приёма‑передачи трудовых книжек.

Практические рекомендации

Для успешной безвозмездной передачи следует соблюдать следующие шаги:

1. Собрать необходимые документы – копию паспорта работника, трудовой договор, заявление.
2. Оформить заявление в свободной форме;
3. Подготовить акт приёма‑передачи по образцу, включив все обязательные реквизиты.
4. Получить подписи обеих сторон и заверить документ печатью организации.
5. Передать оригинал работнику или в архив, оставив копию в деле.

Важно хранить копию акта в течение всего срока действия трудовых отношений и минимум 5 лет после их прекращения (по требованию контролирующих органов).

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли передать бланк без подписи работника? – Нет, подпись работника (или его законного представителя) обязательна.
• Какие сроки хранения бланков? – По закону бланки хранятся до 75 лет, но в практике обычно 10‑15 лет, после чего их можно уничтожить.
• Можно ли передать бланк в электронном виде? – Да, если обе стороны согласны и подпись оформлена электронно в соответствии с ФЗ‑152.
• Что делать, если бланк потерян? – Составляется акт о потере, после чего выдаётся копия с пометкой «копия», а оригинал восстанавливается только по решению суда.

Безвозмездная передача бланка трудовой книжки – процедура, требующая строгого соблюдения нормативных требований и правильного оформления документальных подтверждений. При правильном оформлении актов, заявлений и хранении копий организации минимизируют риск юридических споров и обеспечивают прозрачность передачи документов.

Для упрощения работы с документами рекомендуется пользоваться готовыми шаблонами актов и заявлений, которые доступны в открытом доступе (например, на портале Example.ru).

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, обратитесь к специалисту по кадровому праву или в отдел юридической поддержки вашей организации.