Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Её передача от одного работодателя к другому (или от работника к новому employer) должна быть оформлена документально, чтобы избежать споров и обеспечить законность трудовых отношений. Ниже представлен пошаговый гид, как правильно зафиксировать передачу трудовой книжки.
Что такое трудовая книжка и почему важно фиксировать её передачу
Трудовая книжка содержит сведения о:
- приёме на работу;
- переводах внутри организации;
- увольнениях;
- иных изменениях в трудовой деятельности.
Фиксирование передачи необходимо для:
- подтверждения факта передачи документа;
- защиты прав работника (отсутствие претензий по поводу утери или подделки);
- выполнения требований трудового законодательства (ст. 66 ТК РФ);
- ведения корректного кадрового учёта у обеих сторон.
Этапы передачи трудовой книжки
- Подготовка документа. Перед передачей проверяется актуальность записей, наличие всех необходимых подписей и печатей.
- Оформление акта передачи. Составляется письменный акт, в котором указываются реквизиты сторон, описание передаваемого документа и дата передачи.
- Подписание акта. Акт подписывается представителем текущего работодателя (обычно руководителем отдела кадров или директором) и получателем (новым работодателем или самим работником).
- Вручение копии акта. Каждая сторона получает экземпляр акта для своего архива.
- Запись в журнал учёта трудовых книжек. В отделе кадров делается отметка о передаче (номер акта, дата, ФИО работника).
Как правильно оформить акт передачи трудовой книжки
Акт передачи может быть оформлен в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты:
- Наименование документа: «Акт о передаче трудовой книжки».
- Дата и место составления.
- Сведения о сторонах:
- Наименование организации‑отправителя, её ИНН, КПС, адрес;
- Наименование организации‑получателя (или ФИО работника, если передача происходит непосредственно ему);
- Должность и ФИО уполномоченных представителей сторон.
- Описание передаваемого документа: номер трудовой книжки, серия, дата выдачи, наличие записей о последнем месте работы.
- Условия передачи: указание, что трудовая книжка передана в полном объёме, без замечаний и претензий.
- Подписи сторон и расшифровка.
- Печати организаций (если имеются).
Что делать при утере или повреждении трудовой книжки
Если трудовая книжка утеряна или повреждена в процессе передачи, необходимо:
- Сослать акт о передаче с пометкой о факте утери/повреждения.
- Оформить справку о утере (по форме, утверждённой работодателем) и изготовить дубликат трудовой книжки в соответствии с ТК РФ.
- Уведомить работника о необходимости предоставления дубликата и о возможных последствиях для трудового стажа.
Ответственность сторон
Нарушение порядка фиксирования передачи трудовой книжки может повлечь:
- административную ответственность работодателя (штрафы по ст. 5;27 КоАП РФ);
- трудовые споры, связанные с невозможностью подтверждения стажа;
- репутационные риски для организации.
Работник также несёт ответственность за сохранность полученного документа и должен своевременно информировать нового работодателя о любых недостатках.
Полезные советы для кадровых специалистов
- Храните журнал учёта передач трудовых книжек в электронном и бумажном виде – это упрощает поиск нужной информации.
- Периодически проводите инструктаж с ответственными лицами по правилам оформления актов.
- Используйте шаблон акта, утверждённый внутренним нормативным актом организации, чтобы избежать пропусков обязательных реквизитов.
- При передаче трудовой книжки удалённо (например, через курьерскую службу) фиксируйте дату и время получения в сопроводительном письме и сохраняйте трек‑номер отправления.
Фиксирование передачи трудовой книжки – важная часть кадрового документообеспечения, которая защищает права работника и обеспечивает соблюдение законодательных требований работодателем. Следуя описанным этапам и используя правильно оформленный акт передачи, вы минимизируете риски споров и гарантируете корректный учёт трудовой деятельности сотрудников.