Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж работы и порядок трудовых отношений. При увольнении работодатель обязан вернуть её сотруднику в установленном порядке. В статье подробно рассматриваются правовые нормы, порядок передачи, варианты оформления копий и последствия нарушения требований.
Правовая основа
Основные нормативные акты, регулирующие выдачу трудовой книжки при увольнении:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 80, 84, 86.
- Приказ Минтруда России № 6н от «Об утверждении формы трудовой книжки».
- Федеральный закон № 81‑ФЗ «О государственной гражданской службе» (для государственных служащих).
Когда работник обязан сдать трудовую книжку
- При увольнении (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон).
- При переводе на другую работу в том же предприятии, если новая должность требует отдельной записи в трудовой книжке.
- При переходе на работу в другое юридическое лицо, если новое предприятие обязано вести трудовую книжку.
Что должно быть в трудовой книжке к моменту увольнения
Трудовая книжка должна содержать:
- Записи о приёме на работу (дата, должность, основание).
- Записи о переводах, повышениях, понижениях.
- Записи об отпусках (ежегодный, без сохранения заработной платы).
- Записи о прекращении трудового договора (дата, основание, подпись работодателя).
- Сведения о начисленных и выплаченных премиях, если они фиксируются в книжке.
Как правильно передать трудовую книжку
Оригинал трудовой книжки
По общему правилу работодатель обязан вернуть оригинал трудовой книжки в течение трех рабочих дней после даты увольнения. Передача происходит в письменной форме, с подписью обеих сторон.
Возможность передачи копии
В некоторых случаях допускается передача копии трудовой книжки:
- Если оригинал находится в архиве организации (например, в государственных учреждениях, где книжка хранится в архиве).
- Если работник просит оставить оригинал в организации для дальнейшего использования (например, при переводе в другое подразделение).
Копия должна быть заверена:
- Подписью и печатью работодателя (если организация имеет печать).
- Свидетельством о соответствии копии оригиналу, выданным уполномоченным лицом (например, руководителем отдела кадров, нотариусом).
Кто может заверить копию
Заверить копию трудовой книжки может:
- Руководитель организации или его заместитель.
- Главный бухгалтер (при наличии соответствующей доверенности);
- Нотариус (при необходимости официального заверения).
Порядок оформления акта приема‑передачи
Для документального подтверждения передачи трудовой книжки составляется акт приема‑передачи. В акте указываются:
- Дата и место передачи.
- Полные данные сторон (ФИО, должность, реквизиты организации).
- Состояние трудовой книжки (отсутствие повреждений, наличие всех записей).
- Подписи обеих сторон.
Примерный шаблон акта:
Акт приема‑передачи трудовой книжки
г. ____________ «___» ___________ 20__ г.
Мы, нижеподписавшиеся:
- Работодатель: ____________, в лице ____________, действующего на основании ____________.
- Работник: ____________, паспорт: ____________, выдан ____________.
Составили настоящий акт о том, что:
- Работодатель передал Работнику оригинал трудовой книжки № ____________, находящейся в хорошем состоянии.
- Работник принял трудовую книжку, подтверждая отсутствие замечаний.
Подписи сторон:
Работодатель: ____________ / ____________
Работник: ____________ / ____________
Обязанности работодателя
- Своевременно оформить запись о прекращении трудового договора.
- Выдать оригинал трудовой книжки (или заверенную копию) в течение трех рабочих дней.
- Составить и подписать акт приема‑передачи.
- Выдать справку о заработной плате (если работник её запрашивает).
Права работника
- Получить трудовую книжку полностью заполненную и без ошибок.
- Требовать заверенную копию, если оригинал оставлен в архиве организации.
- Обратиться в инспекцию труда в случае задержки или отказа в выдаче.
Последствия нарушения порядка выдачи
Если работодатель не возвращает трудовую книжку в установленный срок, к нему могут быть применены:
- Штраф в размере от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Административная ответственность за нарушение трудового законодательства.
- Гражданско‑правовая ответственность за причинённый ущерб (например, упущенная возможность оформить пенсию).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли оставить трудовую книжку в организации?
Да, если это предусмотрено внутренними нормативными актами организации (например, в государственных учреждениях). В таком случае работнику выдают заверенную копию.
Что делать, если в трудовой книжке есть ошибки?
Работник имеет право потребовать исправления ошибок в течение 5 рабочих дней после их обнаружения. Исправления вносятся подписью и печатью работодателя.
Нужно ли подписывать акт, если я получаю только копию?
Да, акт подписывается обеими сторонами, а в пункте «Состояние трудовой книжки» указывается, что передана копия, заверенная работодателем.
Можно ли требовать от работодателя электронную версию трудовой книжки?
С 2023 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). При наличии ЭТК работник может запросить её в электронном виде, но оригинальная бумажная книжка остаётся обязательным документом, если она была выдана.
Предоставление трудовой книжки при увольнении – важный процесс, который регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом подзаконных актов. Соблюдение сроков, правильное оформление актов и возможность заверения копий позволяют избежать конфликтов между работником и работодателем. При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к юристу или в государственную инспекцию труда.
Помните: своевременная и корректная передача трудовой книжки защищает ваши права и упрощает дальнейшее оформление пенсии, соцстраховки и новых трудовых отношений.