Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Процесс её передачи сотруднику, будь то при увольнении или при переходе на электронный формат, требует строгого соблюдения законодательства. Любая неточность может привести к штрафам для работодателя и потере стажа для работника. В этой статье мы подробно разберем, какие документы оформляются при передаче трудовой книжки, как правильно сделать записи и каков алгоритм действий в 2026 году.
Основания для выдачи трудовой книжки на руки
Согласно действующему законодательству, работодатель обязан вернуть трудовую книжку работнику в двух основных случаях:
- При увольнении — документ выдается в день прекращения трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ).
- При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) — выдача производится на основании письменного заявления сотрудника.
Важно помнить, что просто так выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику, который продолжает трудиться, нельзя. Исключением является переход на ЭТК.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный Закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек; С 2021 года лицам, впервые устраивающимся на работу, оформляют только ЭТК. Те же, кто начал свою трудовую деятельность раньше, имели право выбора: оставить бумажный вариант или перейти на «цифру».
Алгоритм действий при переходе на ЭТК выглядит следующим образом:
- Подача заявления. Работник обращается к руководству с заявлением о переходе на электронную трудовую книжку.
- Внесение записи. В бумажной трудовой книжке делается специальная запись о том, что работник выбрал электронный формат.
- Подписание. Сотрудник и руководитель ставят свои подписи в бумажной ТК под новой записью.
- Выдача документа. Бумажная трудовая книжка передается сотруднику на руки.
Как сделать запись о переходе на ЭТК
В графе 3 раздела «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки необходимо внести запись примерно следующего содержания: «Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде». В графе 2 указывается дата внесения записи, а в графе 4 — реквизиты приказа или заявления работника (согласно локальным нормативным актам организации).
Порядок передачи трудовой книжки работнику
Самым простым и надежным способом передачи документа является личная встреча между работником и работодателем (или сотрудником кадровой службы). В этом случае риск утери документа минимален, а факт получения сотрудником книжки можно легко зафиксировать.
Отражение факта передачи в книге учёта
Факт передачи сотруднику бумажной книжки обязательно отражают в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. В книге учета работник должен поставить свою личную подпись в графе, подтверждающей получение документа на руки. Это снимает с работодателя ответственность за сохранность бумажного носителя.
Документальное оформление передачи: расписка и журнал
Несмотря на то, что Трудовой кодекс прямо не требует написания отдельной расписки при получении трудовой книжки (достаточно подписи в книге учета и личной карточке), многие кадровики предпочитают перестраховаться. Это связано с тем, что при переходе на ЭТК работодатель обязан выдать бумажный документ в день поступления заявления.
Чтобы обезопасить себя от возможных претензий, рекомендуется оформить:
- Расписку о получении трудовой книжки. В ней работник указывает свои ФИО, паспортные данные, подтверждает факт получения бумажной трудовой книжки и указывает дату. При переходе на ЭТК в расписке также прописывается, что книжка получена в связи с подачей заявления о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Акт приема-передачи. Составляется в произвольной форме в двух экземплярах: один остается в кадрах, другой выдается работнику.
Что делать, если личная встреча невозможна?
Если работник не может лично забрать документ (например, при увольнении), работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку её по почте. Пересылка документа почтой допускается только с письменного согласия работника. Во всех остальных случаях документ должен храниться у работодателя до момента личной выдачи.
Сведения о трудовой деятельности в электронном виде
После того как бумажная трудовая книжка выдана на руки, работодатель продолжает формировать сведения о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде и передавать их для хранения в Социальный фонд России (ранее ПФР).
Если бывшему сотруднику (например, из НИУ ВШЭ или любой другой организации) потребуется подтверждение его стажа в электронном виде, он имеет право запросить выписку. Работодатель обязан предоставить сведения из электронной трудовой книжки за период работы:
- На бумажном носителе, заверенные надлежащим образом (печатью и подписью).
- В форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) организации.
Передача трудовой книжки — ответственный процесс, который требует внимательности от обеих сторон. Работодатель обязан корректно внести запись о выборе ЭТК (если речь о переходе), выдать документ в установленный срок и зафиксировать этот факт в книге учета движения трудовых книжек. Работнику же следует помнить, что получение бумажной книжки на руки при переходе на электронный формат означает, что дальнейший его стаж будет формироваться исключительно в цифровом пространстве, а ответственность за сохранность бумажного документа переходит к нему.