С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. С 1 января 2021 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников исключительно в электронном виде‚ а сотрудники могут в любой момент перейти с бумажной формы на электронную. Основной элемент ЭТК – строка записи (иногда называют «записью» или «позицией»). Ниже подробно рассмотрено‚ из чего состоит такая строка‚ какие данные в неё вносятся‚ как её оформлять и какие особенности следует учитывать.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 27‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции‚ действующей с 2021 года).
• Постановление Правительства РФ от № 1845 «Об утверждении Порядка ведения электронных трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её заполнения».

Структура строки записи ЭТК

Каждая строка записи электронной трудовой книжки представляет собой набор полей‚ обязательных для заполнения. Ниже перечислены основные элементы строки (в порядке их расположения в выписке СТД‑ПФР):

1. Номер записи – последовательный номер‚ присваиваемый автоматически системой при добавлении новой записи.
2. Дата события – дата‚ когда произошло действие (приём на работу‚ перевод‚ увольнение‚ награждение и т.п.). Указывается в формате ДД.ММ;ГГГГ.
3. Основание записи – документ‚ послуживший основанием для внесения записи (трудовой договор‚ приказ‚ соглашение и др.); В поле указывают наименование документа‚ его номер и дату.
4. Наименование организации – полное название работодателя‚ у которого сотрудник осуществлял трудовую деятельность в данном периоде.
5. ИНН организации – идентификационный номер налогоплательщика работодателя (для проверки в ФНС).
6. Должность ( profession ) – должность‚ которую занимал сотрудник на момент события.
7. Вид деятельности – краткое описание рода работ (например‚ «инженер‑конструктор»‚ «менеджер по продажам»).
8. Тип записи – один из следующих вариантов:
   • приём на работу;
   • перевод (внутренний или внешний);
   • увольнение;
   • награждение (поощрение);
   • дисциплинарное взыскание;
   • иное (например‚ изменение условий труда).
9. Примечание – свободное поле для дополнительной информации (например‚ указание на совместительство‚ указание о испытательном сроке и т.д.).

Пример строки записи ЭТК

Номер записи: 12

Дата события: 

Основание записи: Приказ № 45 от о приёме на работу

Наименование организации: ООО «ТехноСервис»

ИНН организации: 7701234567

Должность: Инженер‑программист

Вид деятельности: Разработка программного обеспечения

Тип записи: Приём на работу

Примечание: Испытательный срок 3 месяца

При выгрузке выписки СТД‑ПФР данная информация отображается в виде таблицы‚ где каждая строка соответствует одной записи.

Как заполнять строку записи в электронной трудовой книжке

1. Вход в систему – специалист отдела кадров заходит в личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или в специализированную ЭТК‑систему (например‚ «СКБ‑Контур»‚ «1С:ЗУП» и др.).
2. Выбор сотрудника – в списке сотрудников находим нужного человека и переходим к его электронной трудовой книжке;
3. Добавление новой записи – нажимаем кнопку «Добавить запись» («Новая позиция»).
4. Заполнение полей – последовательно заполняем все обязательные поля‚ описанные выше. Система обычно подсказывает формат даты и предлагает справочники организаций и должностей.
5. Прикрепление документов – при необходимости загружаем скан приказа‚ трудового договора или другого основания.
6. Сохранение и отправка в СФР – после проверки данных нажимаем «Сохранить». Информация автоматически передаётся в Социальный фонд России (СФР) и становится доступной в выписке СТД‑ПФР.
7. Уведомление сотрудника – сотрудник получает уведомление в личном кабинете на портале «Госуслуги» о внесении новой записи.

Особенности и часто задаваемые вопросы

Можно ли исправить ошибку в строке записи?

Да. Если обнаружена неточность‚ в системе создаётся исправляющая запись (тип записи «Исправление»). В ней указывают:

• номер ошибочной записи;
• правильные данные;
• основание исправления (например‚ уточнённый приказ).

Исходная запись остаётся в истории‚ но при формировании выписки СТД‑ПФР отображается только актуальная информация.

Что делать‚ если сотрудник хочет вернуться к бумажной трудовой книжке?

Согласно п. 5 ст. 2 Федерального закона «О трудовой книжке»‚ сотрудник имеет право в любой момент подать заявление работодателю о выдаче дубликата бумажной трудовой книжки. Работодатель обязан изготовить дубликат на основе данных ЭТК и выдать его сотруднику.

Как проверить‚ что работодатель действительно передаёт сведения в СФР?

В личном кабинете на портале «Госуслуги» есть раздел «Электронная трудовая книжка». Там отображаются все записи‚ полученные от работодателя‚ а также статус их передачи в Социальный фонд. Если запись отмечена как «не передана»‚ необходимо связаться с отделом кадров.

Преимущества ведения строк записи в электронном виде

• Скорость и доступность – запись появляется в выписке СТД‑ПФР практически мгновенно.
• Снижение риска потери – электронные данные хранятся в защищённых резервных копиях.
• Автоматизация проверок – системы могут автоматически сверять ИНН организации‚ даты и т.п.‚ уменьшая количество ошибок.
• Удобство для сотрудника – возможность в любой момент выписать актуальную выписку без посещения отдела кадров.
• Экономия бумаги – соответствует государственной политике цифровизации.

Строка записи электронной трудовой книжки – это базовый элемент‚ фиксирующий каждое значимое событие в трудовой жизни сотрудника. Её структура чётко регламентирована законодательством‚ а процесс заполнения прост и стандартизирован благодаря использованию государственных порталов и специализированных кадровых систем. Понимание того‚ какие поля обязательны‚ как вносить исправления и как проверять корректность передачи данных‚ поможет как кадровикам‚ так и сотрудникам избежать недоразумений и обеспечить прозрачность трудовых отношений в цифровую эпоху.