Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий стаж работы, квалификацию и трудовой статус работника. При смене места работы, переводе в другое подразделение или переходе на новый вид трудового договора в трудовой книжке фиксируется запись о передаче. Ниже приведены подробные инструкции, которые помогут работодателю правильно оформить эту запись как в бумажной, так и в электронной трудовой книжке (ЭТК).

Что такое передача трудовой книжки?

Передача трудовой книжки — это официальная запись о том, что работник сменил место работы, отдел, должность или тип трудового договора. Запись фиксируется в первой книге (первой странице) трудовой книжки и содержит:

• Дата записи
• ФИО работника
• Наименование нового работодателя (если это перевод в другую организацию)
• Причина передачи (смена места работы, перевод в другое подразделение, увольнение и т.д.)
• Подпись работодателя и печать

В случае перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК) запись в бумажной книге заменяется уведомлением о переходе и отправкой сведений в ПФР через форму СЗВ‑ТД.

Когда необходимо оформить передачу?

1. Смена места работы (переход в другую организацию)
2. Перевод в другое подразделение или смена должности внутри одной организации
3. Увольнение с последующим переходом к другому работодателю
4. Переход на новый тип трудового договора (например, с бессрочного на срочный)
5. Переход на электронную трудовую книжку (если работник отказался от бумажной)

Как оформить запись о передаче в бумажной трудовой книжке

Шаги, которые необходимо выполнить работодателю:

1. Подготовка документа
   • Составьте короткое заявление о передаче, например:
     
     «Отказ от бумажной трудовой книжки и переход на электронную трудовую книжку»
     
     или
     
     «Перевод сотрудника Иванова И.И. на должность менеджер по продажам в отделе продаж»
2. Запись в трудовой книжке
   • На первой странице трудовой книжки в свободном месте пишем:
     
     «Перевод сотрудника Иванова И.И. на должность менеджер по продажам в отделе продаж»
     
     или
     
     «Переход на электронную трудовую книжку»
   • Указываем дату, подпись работодателя и печать (если есть)
3. Выдача книги работнику
   • После записи работнику выдаётся обновлённая трудовая книжка на руки.
   • Сохраняйте копию записи в личном деле сотрудника.
4. Обновление данных в ПФР
   • Заполните форму СЗВ‑ТД (отчёт о смене трудового договора) и отправьте в территориальное отделение ПФР.
   • Укажите в отчёте дату передачи, ФИО сотрудника, новый код должности и подразделения.

Как оформить передачу в электронной трудовой книжке (ЭТК)

Переход на ЭТК осуществляется в несколько этапов:

1. Письменное заявление работника
   • Работник подписывает заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и переходе на ЭТК.
   • Заявление оформляется в соответствии с требованиями Минтруда (форма ЕФС‑1).
2. Запись в бумажной книге
   • В свободном месте первой страницы записывается «Переход на электронную трудовую книжку».
   • Указываются дата, подпись работодателя и печать.
3. Передача сведений в ПФР
   • Соберите все данные о работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС, код должности, код подразделения).
   • Заполните форму СЗВ‑ТД и отправьте в ПФР через электронный кабинет работодателя.
   • После обработки ПФР обновит ЭТК, и работник сможет просматривать её через портал Госуслуг.
4. Выдача подтверждения работнику
   • Отправьте работнику электронную справку о состоянии ЭТК (форма СТД‑ПФР) по e‑mail.
   • Сохраните копию письма в личном деле сотрудника.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный формат записи в книге (отсутствие даты, подписи, печати).
• Неотправка формы СЗВ‑ТД в ПФР.
• Неправильное указание кода должности или подразделения.
• Отказ от бумажной книги без оформления записи о переходе.
• Неправильное хранение трудовой книжки (не хранить 5 лет).

Как проверить, что передача была оформлена правильно

1. Проверьте наличие записи в первой странице трудовой книжки с датой и подписью.
2. Убедитесь, что в ПФР есть подтверждение о передаче (отчёт СЗВ‑ТД).
3. Проверьте, что работник получил электронную справку о состоянии ЭТК.
4. Сохраните копии всех документов в личном деле сотрудника.

Как вернуть бумажную трудовую книжку по почте после увольнения

Если работник уволился и хочет вернуть бумажную трудовую книжку, он может подать заявление по почте. В заявлении указывается:

• ФИО сотрудника
• Дата увольнения
• Адрес, на который нужно отправить книгу
• Подпись работника

Работодатель обязан выслать книгу в течение 10 рабочих дней. При этом необходимо сохранить копию письма и подтверждение отправки.

Где посмотреть сведения из электронной трудовой книжки

Сведения из ЭТК можно просмотреть на портале Госуслуги:

1. Авторизуйтесь в личном кабинете.
2. Перейдите в раздел «Трудовая книжка».
3. Выберите нужный документ и скачайте PDF‑версию.

Правильное оформление передачи трудовой книжки — важный элемент соблюдения трудового законодательства. Следуя приведённым шагам, вы обеспечите корректность записей, своевременную передачу данных в ПФР и защитите права как работодателя, так и работника. Не забывайте хранить документы в течение 5 лет и предоставлять их по запросу сотрудника.