Трудовая книжка – один из основных документов, фиксирующих трудную историю работника․ Её передача новому работодателю регулируется строгими нормами трудового законодательства России․ Ниже рассматриваются все аспекты этого процесса, а также практические рекомендации для работодателей и сотрудников․

Какие нормы Трудового кодекса регулируют выдачу и передачу трудовых книжек?

Согласно пунктам 40‑43 Правил регламентирован порядок учёта и хранения трудовых книжек, работодатель обязан:

• выдавать трудовую книжку работнику при увольнении или в случае его смерти – в интересах наследников;
• заверять все записи, сделанные в книжке, подписью работодателя (или ответственного лица), его печатью и подписью самого работника;
• выдавать книжку по письменному заявлению работника в течение трёх рабочих дней․

Трудовой кодекс РФ (ст․ 62) также закрепляет право работника требовать выдачу всех документов, связанных с его работой, включая трудовые книжки․

Можно ли передать трудовые книжки другому работодателю до окончания трудового договора?

По общему правилу – нет․ Трудовой законодательством предусмотрены передачи только в следующих случаях:

1. При увольнении работника (или прекращении трудового договора) – книжка передаётся новому работодателю, если тот требует её для оформления новых отношений;
2. В случае смерти работника – передача книжки его родственникам или иным уполномоченным лицам․

Передача книжки в процессе действия трудового договора (например, при переходе на другую должность у того же работодателя) возможна только при наличии согласия работника и оформления соответствующей записи в книжке (перевод, изменение условий труда)․

Как оформлять передачу книжки при увольнении?

При увольнении работодатель обязан:

• завершить все записи в книжке подписью, печатью и подписью работника;
• выдать оригинал работнику в течение трёх рабочих дней с даты заявления;
• при необходимости предоставить копию (например, при отправке по почте – работник может потребовать копию, но оригинал остаётся у него)․

Если работник не забрал книжку самостоятельно, но дал согласие на её отправку по почте, такие действия могут рассматриваться как неформальное основание для передачи, однако это не отменяет обязательного заверения записей подписью и печатью работодателя․

Электронные трудовые книжки: как они влияют на передачу?

С 2023 года в РФ действует порядок ведения электронных трудовых книжек․ Основные особенности:

• Работник может перейти на электронную форму в любой момент, подав соответствующее заявление;
• Работодатель не обязан вести две копии (бумажную и электронную) одновременно – достаточно одной из них;
• Электронная книжка имеет ту же юридическую силу, что и бумажная, но её передача осуществляется через защищённые каналы (например, электронный документооборот)․

При переходе к новому работодателю электронная книжка передаётся по запросу нового работодателя, но только после заверения всех записей в ней (подписью текущего работодателя и работника)․

Практические рекомендации для работодателей

Чтобы избежать конфликтов и нарушений законодательства, рекомендуется:

1. Создать внутренний регламент оформления и передачи трудовых книжек;
2. Обучить HR‑персонал требованиям ст․ 62 ТК РФ и пунктам 40‑43 Правил;
3. Вести журнал учёта выдачи и возврата книжек, фиксируя дату, ФИО работника и подпись получателя;
4. При увольнении сразу же оформить заверение записей (подпись, печать, подпись работника);
5. При переходе на электронную форму заранее подготовить процедуру передачи данных в новый работодатель․

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Можно ли передать книжку новому работодателю до окончания трудового договора, если работник согласен?
Ответ: Нет․ Передача возможна только при прекращении трудового договора (увольнении) или в случае смерти работника․ В иных ситуациях передача будет считаться нарушением трудового законодательства․

Вопрос: Что делать, если работник утерял свою книжку?
Ответ: При утере работник может запросить выписку из записи в книжке в соответствии с п․ 37 Правил․ Работодатель обязан предоставить копию или выписку в течение трёх рабочих дней․

Вопрос: Как оформить передачу электронной трудовой книжки?
Ответ: Передача происходит через защищённый электронный канал (ЭДО)․ Необходимо, чтобы текущий работодатель завершил все записи подписью и печатью, после чего передаст электронный документ новому работодателю по запросу․

Передача трудовых книжек другому работодателю строго регулируется Трудовым кодексом и специальными нормативными актами․ Основные принципы:

• Книжка передаётся только при увольнении, смерти работника или в рамках согласованного перевода;
• Все записи в книжке должны быть заверены подписью работодателя, его печатью и подписью работника;
• При переходе на электронную форму соблюдаются те же требования, но передача осуществляется через защищённые цифровые каналы․

Соблюдение этих правил позволяет как работодателям, так и сотрудникам избежать юридических рисков и гарантировать прозрачность оформления трудовых отношений․