Запись о прекращении трудового договора – один из самых важных моментов ведения трудовой книжки. От её корректности зависит не только правомерность самого увольнения, но и возможность работника получить пособия, подтвердить стаж при приёме на новую работу и избежать штрафов для работодателя. Ниже – подробный пошаговый гид, основанный на актуальной нормативной базе (ТК РФ, приказы Минтруда, разъяснения КонсультантПлюс, Гарант, Контур.Бухгалтерия и др.) и учитывающий изменения, действующие на .

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 81 (увольнение по инициативе работодателя), ст. 77 (увольнение по собственному желанию), ст. 78 (увольнение по соглашению сторон).
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (с последними изменениями 2024‑2025 гг.).
• ФЗ‑27 «О персонифицированном учёте в системе обязательного пенсионного страхования» – форма СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности) и форма ЕФС‑1 (для Социального фонда).
• Форма СТД‑Р – сведения о трудовой деятельности, выдаваемые при увольнении (если трудовая книжка ведётся в электронном виде).

Общие правила заполнения записи об увольнении

В бумажной трудовой книжке используется раздел «Сведения о работе». Каждая запись состоит из четырёх граф:

1. Графа 1 – порядковый номер записи (нарастающим итогом по всей книжке).
2. Графа 2 – дата увольнения (последний день фактической работы).
3. Графа 3 – формулировка основания увольнения с указанием соответствующей статьи ТК РФ.
4. Графа 4 – дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.

Запись заверяется:

• подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (директор, руководитель отдела кадров, менеджер по персоналу);
• печатью работодателя (при наличии).

Важно вносить запись в последний рабочий день. Если запись сделана заранее, существует риск, что увольнение будет отменено или перенесено, а запись будет считаться ошибочной.

Как заполнять графу 3 в зависимости от основания увольнения

Увольнение по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ)

Пример записи:

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: Уволен по сокращению штата работников организации, п. 2 ст. 81 ТК РФ
Графа 4: № 157/к

Примечание: если сокращение связано с ликвидацией организации, формулировка может быть: «Уволен в связи с ликвидацией организации, п. 1 ст. 81 ТК РФ».

Увольнение по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

Закон допускает синонимичные формулировки: «уволить», «прекратить трудовой договор», «расторгнуть трудовой договор». Все они равнозначны.

Пример записи:

Графа 1: 13
Графа 2: 
Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Графа 4: № 2025/09

Если работник указал в заявлении «уволить», в трудовой книжке можно написать точно так же – это не нарушит требований.

Увольнение по инициативе работодателя (не связанное с сокращением)

Основания: прогул, невыполнение трудовых обязанностей без уважительной причины, нарушение трудовой дисциплины и др. (ст. 81 ТК РФ, п. 1, п. 5‑6 и т.д.).

Пример записи за прогул:

Графа 1: 14
Графа 2: 
Графа 3: Уволен за прогул (отсутствие на работе более 4 часов подряд без уважительной причины), п. 6 ст. 81 ТК РФ
Графа 4: № 312/к

Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)

Пример записи:

Графа 1: 15
Графа 2: 
Графа 3: Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, ст. 78 ТК РФ
Графа 4: № 45/к

Увольнение совместителя (по основному месту работы)

Запись вносится работодателем по основному месту работы совместителя, даже если трудовая книжка ведётся по совместительству. Формулировка аналогична основному основанию увольнения.

Оформление сопроводительных документов

• Приказ об увольнении – обязательный основание для записи в трудовой книжке (указывается в графе 4).
• СЗВ‑ТД – форма для передачи сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд (ныне Социальный фонд). Подаётся не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
• ЕФС‑1 – форма для Социального фонда РФ (в случае, если работник относится к категории, требующей отдельного учёта). Направляется не позже следующего рабочего дня после приказа.
• СТД‑Р – выдаётся сотруднику при электронном ведении трудовой книжки (если бумажная книжка не ведётся). Содержит те же сведения, что и запись в трудовой книжке.
• Трудовая книжка (бумажная) – после внесения записи ставится подпись ответственного лица и печать работодателя.

Особенности ведения трудовой книжки в 2026 году

С 2025 года активно развивается электронный формат ведения трудовых книжек через портал «Госуслуги» и Единый реестр трудовой деятельности. Однако бумажная форма остаётся обязательной для тех работников, кто:

• не подключён к электронному учету (например, работники небольших организаций без доступа к интернету);
• предпочитает вести бумажную книжку по личным причинам;
• работает в организациях, где электронный учёт пока не внедрён (по решению работодателя).

При электронном ведении запись об увольнении формируется автоматически в системе после загрузки приказа и формирования СЗВ‑ТД. Работник получает выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р) в личном кабинете на портале «Госуслуги».

Пошаговая инструкция для кадрового специалиста

1. Подготовить приказ об увольнении (указать дату, номер, основание со ссылкой на статью ТК РФ).
2. В последний рабочий день сотрудника внести запись в трудовую книжку:
   • определить следующий порядковый номер (графа 1);
   • указать дату увольнения (графа 2);
   • сформулировать основание с точной ссылкой на статью ТК РФ (графа 3);
   • вписать номер и дату приказа (графа 4);
   • поставить подпись ответственного лица и печать организации.
3. Сформировать и отправить СЗВ‑ТД в Социальный фонд не позднее следующего рабочего дня.
4. При необходимости направить форму ЕФС‑1.
5. Выдать сотруднику трудовую книжку (или выписку СТД‑Р при электронном ведении) и иные документы (справка о заработке, ПФ‑2 и т.д.).
6. Архивировать копию приказа и связанные с ним документы в личном деле сотрудника (срок хранения – 75 лет).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли сократить формулировку в графе 3?

Да, но только если она сохраняет смысл и содержит обязательную ссылку на статью ТК РФ. Например, «Уволен по собственному желанию, ст. 77 ТК РФ» допустимо.

Что делать, если в трудовой книжке нет места для новой записи?

Если все строки заполнены, необходимо оформить дополнение к трудовой книжке (дополнительный лист) и заверить его подписью и печатью.

Нужно ли ставить печать, если организация является ИП без печати?

Печать ставится только если она есть у организации. При её отсутствии достаточно подписи ответственного лица.

Можно ли исправить ошибку в уже внесённой записи?

Исправление производится путём зачёркивания ошибочной записи, написания правильной сверху и заверения подписью и печатью с пометкой «Исправлено верить». Лучше избегать исправлений – оформить новую запись с указанием, что предыдущая признана недействительной.

Как оформить увольнение совместителя, если основное место работы – другая организация?

Запись в трудовой книжке совместителя делается по основному месту работы (т.е. у того работодателя, где трудовая книжка ведётся). Если совместитель ведёт трудовую книжку у другого работодателя, то запись делается там же.

Правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке – это сочетание точного соблюдения норм ТК РФ, аккуратного заполнения всех четырёх граф и своевременного оформления сопроводительных документов (приказ, СЗВ‑ТД, ЕФС‑1, СТД‑Р). Следуя представленной инструкции, кадровый специалист минимизирует риски споров с работником и штрафов со стороны контролирующих органов, а работник получит корректно оформленный документ, подтверждающий его трудовой стаж и основания прекращения трудового отношения.

Статья актуальна на . При изменении законодательства рекомендуется сверяться с последними версиями ТК РФ и разъяснениями Минтруда России.