Передача трудовых книжек — один из ключевых моментов при увольнении, перемещении персонала или оптимизации документооборота․ С 1 июля 2018 г․ действует ГОСТ Р 7․0․97‑2016, который регламентирует оформление распорядительной документации․ В статье рассматриваем, как правильно оформить акт приема‑передачи трудовых книжек, какие требования предъявляются к реестру передачи и как использовать электронные сервисы․

Нормативно‑правовая база

Главные документы

• ГОСТ Р 7․0․97‑2016 – требования к оформлению распорядительной документации․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 64‑67) – порядок ведения и передачи трудовых книжек․
• Постановление Правительства РФ от № 1789 – порядок электронного ведения кадровых документов․
• Инструкция Минтруда «Об оформлении акта приема‑передачи трудовых книжек» (обновлена 2026 г․)․

Что изменилось с 2020 г․

С 1 января 2020 г․ в РФ действует система электронных трудовых книжек․ Они хранятся в Госуслугах и в Реестре застрахованных лиц (ГРОСС)․ Это упрощает передачу данных в государственные органы и сокращает бумажный архив․

Что такое реестр передачи трудовых книжек?

Реестр — это систематизированный документ, в котором фиксируются все операции по передаче, приёму и списанию трудовых книжек․ Он может вестись:

• в бумажном виде (книга учёта движения бланков);
• в электронном виде (Excel, Google Sheets, специализированные программы)․

В реестре указываются:

1. Номер и дата акта передачи․
2. ФИО работника и подразделения․
3. Номер и тип документа (трудовая книжка, вкладыш)․
4. Сведения о листе‑передаче (кто подписал, кто принял)․
5. Статус (передано, списано, уничтожено)․

Этапы оформления акта передачи

Подготовка документа

• Определить, кто будет ответственным за оформление (кадровик, руководитель подразделения)․
• Сформировать список передаваемых книжек (по номерам, датам выдачи)․
• Сформировать акт приема‑передачи по шаблону (см․ ниже)․

Подписи и заверение

Акт подписываеться:

• от имени организации – руководителем или уполномоченным лицом;
• от имени работника – при необходимости (например, при передаче в личный архив)․

Внесение сведений в реестр

После подписания акта данные заносятся в реестр передачи трудовых книжек․ При электронном ведении используют форму:

| № | ФИО работника | № книжки | Дата передачи | Кому передано | Подпись |
|---|---------------|----------|---------------|---------------|---------|
| 1 | Иванов И․И․ | 123456 | | Отдел кадров | И․Петров|

Формы и содержание акта

Базовый шаблон акта

Ниже пример оформления акта (можно скопировать в Word или Google Docs):

АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
От ________________________ (наименование организации)
№ _________ от «__» __________ 20__ г․

Передача происходит в связи с ______________________ (увольнением, переводом, оптимизацией и т․д․)․
Список передаваемых документов:
 

 
Трудовая книжка № ________, выдан __________ (дата)․
 
Вкладыш № ________, выдан __________ (дата)․
 
Сведения о приёмке:
 

 
Приёмщик: ______________________ (Ф․И․О․, должность)․
 
Подпись приёмщика: ______________________․
 
Сведения о передаче:
 

 
Передавший: ______________________ (Ф․И․О․, должность)․
 
Подпись передающего: ______________________․
 
Примечания: ________________________________________________․

Подписи сторон
_______________________ _______________________
(От организации) (От работника)

Электронный вариант

Для онлайн‑формы используют веб‑портал ПФР или Госуслуги․ При загрузке сканов необходимо приложить:

• скан полной страницы титульного листа;
• скан страниц с отметками о работе;
• скан подписи (КЭП) ответственного лица․

Электронный реестр и ПФР

С 2023 г․ в ПФР доступна функция «Электронный реестр передачи трудовых книжек»․ Порядок действий:

1. Войдите в личный кабинет на портале pfr․ru․
2. Перейдите в раздел «Кадровый учет» → «Трудовые книжки»․
3. Выберите «Передать» и загрузите скан акта․
4. Система сформирует номер реестра и автоматически внесёт сведения в ГРОСС․

Преимущества:

• Сокращение времени оформления – от дней до минут․
• Уменьшение риска потери документов․
• Автоматическая проверка соответствия ГОСТ․

Практические рекомендации

• Ведите внутренний реестр в Excel/Google Sheets с полями: №, ФИО, № книжки, Дата передачи, Статус, Подпись․
• Регулярно сверяйте реестр с фактическим наличием книжек – один раз в квартал․
• При передаче в электронном виде сохраняйте оригиналы в архиве минимум 5 лет․
• При возникновении вопросов обращайтесь к консультанту кадрового направления или в юридический отдел․

Частые ошибки и как их избежать

1. Отсутствие подписи – акт считается недействительным․ Всегда проверяйте наличие подписи обеих сторон․
2. Неправильный номер книжки – проверяйте соответствие номера в реестре и в оригинальном документе․
3. Отсутствие даты – указывайте полную дату (день, месяц, год)․
4. Неучтённые вкладыши – включайте в список все сопроводительные документы․
5. Неправильный статус – используйте только значения «Передано», «Списано», «Уничтожено»․

Оформление акта приема‑передачи трудовых книжек и ведение реестра передачи – обязательные процедуры, которые обеспечивают юридическую чистоту отношений и упрощают работу с государственными органами․ С 2020 г․ многие компании уже перешли на электронный формат, что экономит время и снижает риск ошибок․

Соблюдая требования ГОСТ Р 7․0․97‑2016, используя актуальные шаблоны актов и правильно заполняя реестр, вы сможете без проблем передавать, принимать и хранить трудовые книжки, а также быстро получать выписки через порталы Госуслуги и ПФР․

Для скачивания готовых образцов актов и шаблонов реестра перейдите по ссылке в конце материала – там представлены бесплатные скачивания в формате ․doc и ․xlsx․