Переход на электронную форму ведения трудовой деятельности стал обязательным для большинства работодателей с 1 января 2020 года․ Для руководителей организаций, в т․ч․ генеральных директоров, это требует особого подхода: необходимо правильно оформить заявление, соблюсти сроки и учесть все нормативные требования․

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ и Федеральному закону № 178‑ФЗ «Об основах охраны труда в России», с  года вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Основные положения:

• Работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности в электронном виде и предоставлять его в Пенсионный фонд РФ․
• С необходимо подать письменное заявление о выборе формы ведения трудовой книжки․
• Для новых сотрудников, принятых с , бумажная трудовая книжка не оформляется – сразу создаётся ЭТК․

Кому необходимо подавать заявление

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку может потребоваться в следующих случаях:

1. Директору организации, который ранее вел бумажную книжку․
2. Руководителям, которые впервые оформляют ЭТК для себя․
3. Сотрудникам, которые в течение 2020 года уже подали заявление о переходе, но требуется уточнить форму ведения․

Что должно содержать заявление

В заявлении необходимо указать:

• ФИО директора․
• Должность (генеральный директор)․
• Номер и дата рождения․
• Сведения о трудовом стаже․
• Выбор формы ведения: «Электронная трудовая книжка» или «Продолжать вести бумажную форму»․
• Дата подачи заявления (обычно указывается дата подписи)․
• Подпись директора;

Пример заявления

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, GENERAL DIRECTOR компании «Пример», в соответствии с требованиями Федерального закона № 178‑ФЗ «Об основах охраны труда в России», с года переходя на электронную форму ведения трудовой деятельности, прошу внести в мою трудовую деятельность сведения о переходе на электронную трудовую книжку․

Выбор формы: Электронная трудовая книжка․
Дата подачи: ․

Подпись: ______________________

Этапы перехода директора на ЭТК

1. Подготовка документации․ Сформировать заявление и отправить в отдел кадров․
2. Получение подтверждения․ Кадровый отдел вносит запись в ЭТК и направляет подтверждение․
3. Обновление внутренних регламентов․ Внести изменения в локальные нормативные акты, касающиеся учёта и отчётности․
4. Обеспечение технической поддержки․ Подключить систему учёта (например, 1С, Контур․Экстерн) для автоматической отправки данных в ПФР․
5. Контроль и сверка․ Периодически проверять соответствие внесённых данных и актуарных отчётов․

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Нужно ли оформлять бумажную трудовую книжку, если я уже перешёл на ЭТК?
  Ответ: Нет, при переходе на электронную форму бумажная книжка не требуется․ Однако при увольнении необходимо зафиксировать факт перехода в ЭТК․
• Вопрос: Как правильно оформить заявление, если директор уже ушёл в отставку?
  Ответ: Даже при увольнении необходимо зафиксировать переход в ЭТК, чтобы в пенсионном фонде отразить правильный статус․
• Вопрос: Какие сроки подачи заявления?
  Ответ: Заявление необходимо подать до  года (для тех, кто до этого вел бумажную форму)․ Для новых сотрудников – сразу при приёме․

Переход директора на электронную трудовую книжку – это обязательный шаг, требующий тщательного соблюдения нормативных требований и своевременного оформления заявления․ Правильно составленное заявление и своевременное внесение данных в ЭТК позволяют избежать штрафов, упростить работу с Пенсионным фондом и обеспечить прозрачность кадрового учёта․

Для автоматизации процесса рекомендуется использовать специализированные сервисы (Контур․Экстерн, 1С) и консультироваться с экспертами по кадровому учёту․

Автор статьи: кадровый специалист, 2023 г․