Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в трудовом законодательстве. Однако до сих пор многие работники и даже работодатели задаются вопросом: что произойдет, если сотрудник не напишет заявление о выборе способа ведения трудовой книжки? Разберем эту ситуацию подробно, опираясь на актуальные требования закона.
Главное правило: молчание — знак сохранения бумаги
Если сотрудник, который был трудоустроен до 31 декабря 2020 года, не написал заявление о переходе на электронную трудовую книжку или о сохранении бумажного формата, работодатель обязан продолжить вести трудовую книжку на бумаге.
Никаких автоматических переводов на ЭТК для таких «молчунов» закон не предусматривает. Работодатель не имеет права в одностороннем порядке отказаться от бумажного бланка, если работник не изъявил такого желания.
Обязанности работодателя: двойной учет
Многие ошибочно полагают, что если работник остался на бумажной книжке, то в Пенсионный фонд (ныне Социальный фонд России) ничего подавать не нужно. Это не так.
Если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан вести обе книжки:
- В бумажном варианте: по-прежнему вносятся записи о приеме, переводе, увольнении и т.д.
- В электронном варианте: работодатель не освобождается от обязанности передавать сведения в органы Социального фонда РФ (по форме СЗВ-ТД).
Таким образом, отказ от написания заявления не освобождает работодателя от электронной отчетности, просто дублирование записей становится обязательным.
Что делать, если заявление не было подано до конца 2020 года?
31 декабря 2020 года было крайним сроком для выбора. Однако если по каким-то причинам сотрудник не успел или не смог подать заявление, его право на выбор не сгорает.
Кто имеет право подать заявление позже?
Лица, не имевшие возможности в течение 2020 года подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время. К таким сотрудникам, например, относятся те, кто:
- Находился на больничном (период временной нетрудоспособности);
- Находился в отпуске (очередном, декретном, без сохранения заработной платы);
- Был законно отстранен от работы;
- По иным объективным причинам не исполнял свои трудовые обязанности, но за ним сохранялось место работы.
Для того чтобы перейти на ЭТК, достаточно подать письменное заявление по основному месту работы или при трудоустройстве к новому работодателю. Закон не устанавливает каких-либо жестких требований к срокам подачи такого заявления и начала ведения книжки в электронном формате.
Как происходит переход на ЭТК, если сотрудник решил написать заявление позже?
Если работник, долгое время не подававший заявление, все же решает перейти на электронную трудовую книжку, ему необходимо:
- Написать и передать работодателю заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.
- Работодатель вносит в бумажную книжку запись о том, что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- После этого бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. По закону работодатель обязан сделать это в течение трех дней со дня подачи заявления.
Если работник не откажется от бумажной книжки, она так и останется у работодателя, и он продолжит вести ее параллельно с электронной.
Новые работники с 2021 года
Совершенно иная ситуация складывается для тех, кто впервые устраивается на работу в 2021 году и позже. Для таких сотрудников закон предельно ясен: они смогут оформить только электронную трудовую книжку. Бумажный бланк на них не заводится, и писать заявление о выборе формата им не нужно.
Чего категорически нельзя делать работодателю?
Из практики и разъяснений контролирующих органов (включая КонсультантПлюс на 2026 год) следует важное правило: незаконно внесение записи о приеме в электронную трудовую книжку, если:
- Соискатель не подавал заявление о приеме на работу;
- Не подписывал трудовой договор;
- Не был ознакомлен с приказом о приеме и т.д.
Это означает, что ведение ЭТК должно базироваться на реально существующих и документально подтвержденных трудовых отношениях. Также работодатель не может перевести сотрудника на ЭТК без его письменного заявления, независимо от того, насколько это удобно для учета.
Нужно ли сдавать само заявление в СФР?
Частый вопрос: если работник написал заявление на ведение трудовой книжки в бумажном виде, должен ли работодатель подать это заявление в ПФР/СФР?
Ответ: Само заявление — нет. Оно хранится у работодателя (в личном деле сотрудника). А вот сведения об этом факте (о том, что работник выбрал бумажный формат или перешел на электронный) работодатель обязательно должен представить в Социальный фонд России по форме СЗВ-ТД.
Краткие итоги
Если вы или ваши сотрудники не написали заявление о выборе формата трудовой книжки:
- Бумажная трудовая книжка продолжает вестись в обязательном порядке.
- Электронная отчетность (СЗВ-ТД) также сдается — ведется двойной учет.
- Право на переход на ЭТК сохраняется навсегда, заявление можно подать в любое время.
- При подаче заявления позже, бумажную книжку выдадут на руки в течение 3 дней.
Помните, что ведение бумажной книжки обязательно, даже если работник вообще никакого заявления не подаст. Соблюдение этих правил избавит работодателя от штрафов, а работника — от проблем с подтверждением стажа.