С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон‚ внедривший формат электронных трудовых книжек (ЭТК). К 2026 году этот механизм стал основным способом учета стажа. Однако у индивидуальных предпринимателей (ИП) и работодателей до сих пор возникают вопросы о правильном оформлении перехода‚ особенно в части ведения бумажных документов.
В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно вносится запись о переходе на ЭТК‚ нужно ли ИП делать записи самому себе и каковы актуальные правила на 2026 год.
Что такое электронная трудовая книжка и как происходит переход
Электронная трудовая книжка — это не отдельный документ‚ который можно «получить на руки»‚ а формат ведения сведений о трудовой деятельности в информационном Социальном фонде России (СФР‚ ранее ПФР). Сведения формируются работодателем в электронном виде и передаются в фонд.
Переход на ЭТК для работников‚ имевших бумажную трудовую книжку‚ произошел в 2020–2021 годах. В этот период работодатели были обязаны:
- Предложить работникам выбрать формат ведения книжки: бумажный или электронный.
- Внести запись о выборе работника в его бумажную трудовую книжку.
- Подать отчетность в СФР.
Важно: Если работник не подал заявление о сохранении бумажной книжки до конца 2020 года‚ работодатель обязан был внести запись о переходе на электронный формат по умолчанию.
Нужно ли ИП вносить запись в свою трудовую книжку?
Один из самых частых вопросов касается ситуации‚ когда индивидуальный предприниматель работает сам на себя. Здесь действует строгое правило‚ подтвержденное законодательством и разъяснениями налоговых органов:
ИП не вносит записи в свою трудовую книжку
Трудовая книжка — это документ‚ фиксирующий трудовую деятельность гражданина по трудовому договору. Деятельность в качестве индивидуального предпринимателя регулируется гражданским законодательством‚ а не трудовым. ИП не может заключить трудовой договор сам с собой.
Следовательно:
- ИП не имеет права делать запись о приеме на работу сам себе.
- ИП не делает запись об увольнении сам себе.
- Запись о переходе на электронную трудовую книжку в собственную бумажную книжку ИП также не вносится‚ так как он не является работодателем по отношению к самому себе.
Период работы в качестве ИП подтверждается выпиской из ЕГРИП и уплатой страховых взносов‚ а не записями в трудовой книжке.
Как ИП-работодателю внести запись о переходе на ЭТК для сотрудника
Ситуация кардинально меняется‚ если индивидуальный предприниматель нанимает работников. В этом случае ИП выступает полноценным работодателем и обязан вести кадровый учет.
Если в 2020–2021 годах запись о переходе на электронную трудовую книжку внесена не была‚ или если речь идет о работнике‚ который впервые поступает на работу в 2026 году (и ранее не имел бумажной книжки)‚ действуют следующие правила:
Сотрудник впервые устраивается на работу
Если человек устраивается на работу впервые после 1 января 2021 года‚ бумажная трудовая книжка ему не заводится. Все сведения о его деятельности формируются только в электронном виде.
Действия ИП:
- Запросить у работника СНИЛС (или сведения о нем).
- Заключить трудовой договор.
- Издать приказ о приеме на работу.
- Подать форму отчетности ЕФС-1 (подраздел 1.1) в Социальный фонд России. Именно эта форма заменяет бумажную книжку.
В этом случае никакая запись в бумажный документ не вносится‚ так как самого документа у работника нет.
Сотрудник имеет бумажную трудовую книжку
Если работник предоставил бумажную трудовую книжку‚ но ранее (в 2020 году) не определился с форматом‚ или если требуется исправить ошибку‚ ИП должен действовать по инструкции:
- Принять от работника заявление о выборе формы трудовой книжки (если выбор еще не сделан).
- Если выбран электронный формат: внести в бумажную трудовую книжку запись со ссылкой на соответствующий закон (ст. 66.1 ТК РФ) о переходе на электронный формат.
- Заверить запись подписью работодателя (ИП) и печатью (если она используется).
- Подать форму ЕФС-1 в СФР.
Образец формулировки записи в бумажной книжке:
«Запись о приеме на работу № [номер] не производить. Сведения о трудовой деятельности с [дата] ведутся в электронном виде на основании статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
Форма ЕФС-1: основной инструмент с 2026 года
На текущий момент (2026 год) основным документом для передачи сведений в СФР является форма ЕФС-1. Она пришла на смену старой форме СЗВ-ТД.
ИП-работодатель обязан подавать ЕФС-1 в следующих случаях:
- Прием на работу.
- Увольнение.
- Перевод на другую должность.
- Подача работником заявления о выборе формы трудовой книжки (переход на ЭТК).
Срок подачи отчета — не позднее рабочего дня‚ следующего за днем издания приказа (или события).
Где посмотреть электронную трудовую книжку
Работники и ИП (в отношении своего стажа как наемного сотрудника‚ если такой был) могут проверить актуальность записей следующими способами:
- Портал «Госуслуги»: заказать выписку из сведений о трудовой деятельности.
- Личный кабинет на сайте СФР: доступ через ЕСИА.
- МФЦ: получение бумажной выписки с печатью фонда.
- У работодателя: работник имеет право запросить копию сведений‚ подаваемых работодателем в СФР.
- ИП сам себе
- ИП-работодатель
- Для новых сотрудников (с 2021 года) бумажные книжки не заводятся‚ вся информация хранится только в электронном виде в базе СФР.
Соблюдение этих правил поможет избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и проблем с подтверждением стажа работников в будущем.