Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) – одна из самых актуальных тем для работодателей и сотрудников в 2026 году. Правильное оформление соответствующей записи в бумажной книжке позволяет избежать недоразумений‚ гарантирует законность действий и упрощает последующий учет. Ниже – подробный разбор того‚ когда и как делать запись в трудовой книжке о переходе на электронный вариант.

Нормативная база

Для понимания требований необходимо знать несколько ключевых документов:

• Порядок ведения и хранения трудовых книжек 2022 года.
• Письмо Минтруда от 12 февраля 2020 г. № 14‑2/В‑150.
• Ст. 66.1 ТК РФ – требования к подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
• Закон РФ № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части обеспечения перехода на электронные формы документов».

Когда именно вносить запись?

Запись делается в следующих случаях:

1. При приёме на работу – если сотрудник сразу выбирает электронный вариант.
2. В течение рабочего дня – если заявление подано в день выдачи бумажной трудовой книжки.
3. После получения заявления о переходе – независимо от даты подачи‚ но до выдачи окончательной ЭТК.
4. При отказе от бумажной формы – когда работник официально отказывается от продолжения ведения бумажной книжки.

Важно: запись обязана быть сделана до выдачи электронной трудовой книжки‚ иначе работодатель может быть привлечён к ответственности за нарушение порядка ведения документа.

Как правильно оформить запись

Согласно образцу‚ принятым в 2022‑2026 годах‚ в графе 1‑4 трудовой книжки указываются данные:

• Графа 1 – порядковый номер вносимой записи.
• Графа 2 – дата выдачи трудовой книжки.
• Графа 3 – запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ».
• Графа 4 – указание заявления работника‚ дату и номер его регистрации.

Пример оформления:

Графа 1: 1
Графа 2: 
Графа 3: Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Графа 4: Заявление работника № 12345 от (регистрация № 9876).

Действия кадрового специалиста

После получения заявления работодатель обязан выполнить несколько обязательных действий:

1. Сделать отметку в бумажной книжке (см. пункт 3).
2. Внести запись в журнал учёта трудовых книжек.
3. Выдать работнику подтверждение о переходе на ЭТК (обычно – справка‑письмо).
4. Обеспечить хранение бумажной копии до полного завершения перехода (обычно – до 30 дней после выдачи ЭТК).

Согласно письму Минтруда от 12 февраля 2020 г.‚ с момента выдачи ЭТК работодатель не несет ответственности за её ведение и хранение. Поэтому важно зафиксировать дату и основания перехода.

Что делать‚ если заявление подано в день приёма на работу?

В этом случае процесс выглядит так:

• Сотрудник получает бумажную трудовую книжку.
• В тот же день он подаёт заявление о переходе на электронный вариант.
• Кадровый специалист сразу делает запись в графе 3‑4.
• Выдаётся справка о том‚ что переход будет оформлен в электронной форме.
• Через несколько дней (не более 3 рабочих) выдаётся ЭТК.

Важно не откладывать запись – иначе возможна ошибка в документообороте‚ что может привести к вопросам при проверке.

Скан‑копии и архивирование

Вопрос о необходимости сканировать бумажные книжки часто возникает у работодателей. По официальной позиции:

• Скан‑копии не требуются для юридического оформления перехода.
• Однако рекомендуется сохранить копию в электронном виде в качестве внутреннего архивного документа.
• Эти копии могут пригодиться при проверке или при восстановлении утраченных оригиналов.

Частые ошибки и как их избежать

Неправильное оформление записи может привести к следующим проблемам:

• Отсутствие даты заявления – приводит к несоответствию требованиям ст. 66.1 ТК РФ.
• Неуказание номера регистрации – затрудняет отслеживание сотрудника в системе.
• Запись сделана после выдачи ЭТК – нарушает порядок‚ установленный Минтрудом.
• Пропуск графа 3 – работник не подтвердил подачу заявления.

Чтобы избежать ошибок‚ следуйте чек‑листу:

1. Получить заявление.
2. Сделать отметку в книжке сразу.
3. Заполнить все графы согласно образцу.
4. Записать дату и номер регистрации.
5. Сохранить копию в журнале учёта.
6. Выдать работнику подтверждение.

Что делать с уже выданной ЭТК?

После того как ЭТК выдана‚ в бумажной книжке делается закрывающая запись‚ подтверждающая окончание бумажного ведения. Эта запись фиксирует‚ что:

• Переход на электронную форму завершён.
• Работник получил ЭТК.
• Бумажный документ больше не будет использоваться для учёта.

Закрывающая запись обычно оформляется в последней строке книги и подписывается ответственным HR‑специалистом.

Краткое резюме

Запись в трудовой книжке о переходе на электронную форму необходимо делать:

• В день приёма‚ если сотрудник сразу выбирает ЭТК.
• В тот же день‚ когда подано заявление о переходе.
• До выдачи электронной книжки‚ но после подачи заявления.

Оформление должно соответствовать требованиям Порядка 2022 года: заполнить графы 1‑4‚ указать дату‚ номер регистрации и сведения о заявлении. После выдачи ЭТК в книжке делается закрывающая запись‚ а бумажный документ можно архивировать.

Соблюдение этих правил гарантирует соответствие законодательству‚ упрощает работу HR‑отдела и защищает компанию от возможных штрафов и вопросов контролирующих органов.

Автор: HR‑консультант‚ специалист по трудовому праву.