С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) у работодателей и сотрудников возникает множество вопросов о правильности оформления документов. Один из ключевых — что делать с бумажной трудовой книжкой, если работник выбрал электронную форму? Ответ на этот вопрос регулируется российским трудовым законодательством и подзаконными актами.
Правовые основы электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка была введена в России в 2020 году и стала обязательной с 1 января 2021 года для новых сотрудников. С 1 января 2026 года завершается переходный период, и все работодатели должны полностью перейти на ведение трудовых книжек в электронном формате.
Важно! Согласно статье 66.1 ТК РФ, сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде в государственной информационной системе (ГИС). При этом бумажные трудовые книжки сохраняются у работников, но с 2021 года новые сотрудники получают их только по их личному заявлению.
Что делать с бумажной трудовой книжкой при выборе ЭТК?
Если работник изъявил желание перейти на электронную трудовую книжку, то:
- При приеме на работу впервые:
- Если работник не подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, то ему оформляется бумажная трудовая книжка.
- Если работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, то бумажная трудовая книжка ему не оформляется.
- При переводе сотрудника на электронную трудовую книжку:
- Работник подает письменное заявление о переходе на ЭТК.
- Работодатель вносит соответствующую запись в бумажную трудовую книжку о том, что с такого-то числа ведение трудовой книжки осуществляется в электронном виде.
- Запись заверяется подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации (если она есть).
Пример записи в бумажной трудовой книжке:
«С 01 января 2025 года ведение трудовой книжки осуществляется в электронном виде в соответствии с Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ.»
Подпись: Иванов И.И. (руководитель организации)
Как правильно оформить переход на ЭТК?
Для корректного оформления перехода на электронную трудовую книжку необходимо:
- Получить от работника письменное заявление о переходе на ЭТК.
- Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку (если она уже ведется).
- Уведомить работника о том, что все последующие записи будут вноситься в электронную трудовую книжку.
- Обеспечить передачу сведений в ГИС (государственную информационную систему).
Обратите внимание! Запись в бумажной трудовой книжке должна быть точной и не содержать ошибок, так как любые неточности могут привести к проблемам при подтверждении трудового стажа.
Что делать, если работник не подал заявление о переходе на ЭТК?
Если работник не изъявил желания перейти на электронную трудовую книжку, то:
- Ведение трудовой книжки продолжается в бумажном виде.
- Все записи вносятся в бумажную трудовую книжку в установленном порядке.
- Работодатель не обязан принуждать работника к переходу на ЭТК.
Ответственность за неправильное оформление
Неправильное оформление записей в трудовой книжке (как бумажной, так и электронной) может привести к:
- Отказу в подтверждении трудового стажа.
- Проблемам при оформлении пенсии.
- Административной ответственности для работодателя (штрафы за нарушение трудового законодательства).
Важно! Все записи в трудовой книжке должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть).
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вернуться с ЭТК на бумажную трудовую книжку?
Да, работник может в любой момент подать заявление о возврате к бумажной трудовой книжке. В этом случае работодатель должен:
- Внести соответствующую запись в электронную трудовую книжку.
- Возобновить ведение бумажной трудовой книжки.
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
Работодатель может:
- Предоставить работнику выписку из ГИС с информацией об электронной трудовой книжке.
- Направить запрос в Пенсионный фонд России для подтверждения наличия ЭТК.
Что делать, если работник уволился, а у него была бумажная трудовая книжка?
При увольнении работника:
- Если у работника была бумажная трудовая книжка, то она выдается ему на руки.
- Если у работника была электронная трудовая книжка, то сведения о его трудовой деятельности передаются в Пенсионный фонд России.
Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг в цифровизации трудовых отношений. Однако работодатели должны помнить, что бумажные трудовые книжки сохраняют свое значение, и их правильное оформление остается важной задачей.
Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, то:
- В бумажную трудовую книжку вносится запись о переходе на ЭТК.
- Все последующие записи ведуться в электронном виде.
- Работодатель должен обеспечить корректное ведение и передачу сведений в ГИС.
Соблюдение этих правил поможет избежать проблем при подтверждении трудового стажа и оформлении пенсии.
Помните! При возникновении вопросов всегда можно обратиться к нормативным актам или проконсультироваться с юристом.