Вопрос о необходимости хранения копий трудовых книжек после увольнения сотрудников регулярно возникает у кадровиков, бухгалтеров и руководителей организаций. В этой статье мы разберем, что говорит законодательство, какие существуют практические нюансы и как правильно организовать документооборот в этой сфере.

Ключевой вывод: закон не обязывает хранить копии

На основании анализа действующего законодательства и многочисленных разъяснений контролирующих органов (Роструда, ФСС) и судебной практики можно сделать однозначный вывод:

Законодательство РФ не устанавливает обязанности работодателя изготавливать и хранить копии трудовых книжек уволенных работников.

Этот тезис подтверждается следующими источниками:

• ТК РФ и Порядок ведения трудовых книжек: В пункте 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ) регламентируется порядок выдачи документов, но не предусматривается обязанность работодателя создавать и хранить их копии после увольнения.
• Разъяснения Роструда: Ведущий контрольный орган неоднократно указывал, что если работник выбрал электронную трудовую книжку, то работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажного экземпляра.
• Судебная практика: Суды поддерживают позицию, что требование о предоставлении копий трудовых книжек уволенных сотрудников (например, со стороны Фонда социального страхования) является неправомерным.

Что говорит статья 62 ТК РФ?

Статья 62 Трудового кодекса РФ регулирует выдачу документов, связанных с работой, и их копий. Она обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдать ему:

1. Копии документов, связанных с работой (в т.ч. копии трудовой книжки).
2. Копии приказов о приеме, переводе, увольнении и другие.

Важно: Эта обязанность возникает только по запросу (заявлению) самого работника в момент, когда он в этом нуждается. Работодатель не должен заранее готовить и хранить эти копии «на всякий случай» после того, как трудовые отношения прекращены.

Когда копии могут потребоваться и как действовать?

Хотя хранить копии proactively не нужно, работодатель должен быть готов их изготовить и выдать. Возможные ситуации:

• Запрос от самого уволенного работника: Если бывший сотрудник обратился с письменным заявлением о выдаче копии трудовой книжки или других документов, работодатель обязан это сделать в разумный срок (обычно 3 рабочих дня).
• Запрос от третьих лиц: Если с запросом обращается нотариус, суд или государственный орган на основании нотариальной доверенности или иного предусмотренного законом документа, работодатель должен выдать оригинал трудовой книжки (если она у него осталась) или изготовить и выдать заверенные копии запрошенных документов.

Особый случай: невостребованные трудовые книжки

Если после увольнения работник не забрал свою бумажную трудовую книжку (подлинник), ситуация меняется. В этом случае:

1. Работодатель обязан хранить невостребованный подлинник документа в течение 75 лет.
2. Хранение осуществляется в кадровом архиве организации с соблюдением всех требований к архивному делу.
3. Это правило касается именно оригинала, а не его копии.

А что с личными делами (личными карточками)?

Стоит отличать трудовую книжку от личного дела (личной карточки Т-2). Личное дело уволенного сотрудника, как правило, подлежит хранению в архиве организации в течение установленного срока (обычно 75 лет). Однако в него не входит сама трудовая книжка (если это бумажный вариант), а вкладываются копии приказов, договоров, характеристики и т.д. Копия трудовой книжки в личное дело не вносится, если на это нет отдельного основания.

Риски, связанные с хранением копий

Даже если у работодателя нет обязанности хранить копии, некоторые компании делают это «для страховки». Это может создать дополнительные риски:

• Нарушение требований по защите персональных данных (ПДн): Трудовая книжка содержит персональные данные. Хранение копий без законного основания и согласия субъекта ПДн может рассматриваться как нарушение Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных».
• Проблема уничтожения: Если вы все же храните копии, то после истечения срока хранения (или при отсутствии законного основания) их нужно правильно уничтожить. Отсутствие согласия уволенного сотрудника на хранение копий обязывает работодателя уничтожить такие копии по истечении срока, необходимого для выполнения обязанностей (например, для ответа на возможный запрос).

Практические рекомендации для работодателя

Исходя из законодательства, рекомендуется следующая политика:

1. Не создавайте и не храните копии трудовых книжек уволенных работников. Это не ваша обязанность.
2. При увольнении: Берите у сотрудника расписку в получении его трудовой книжки (подлинника) или в том, что он отказался от ее получения (в этом случае документ храните 75 лет).
3. При запросе от бывшего работника: Изготавливайте заверенные копии запрошенных документов (включая копию трудовой книжки) на основании его письменного заявления. Храните копию заявления и акт о выдаче.
4. При запросе от госорганов/суда: Действуйте строго на основании официального запроса, проверяя его законность и полномочия запрашивающей стороны.
5. Если у вас остались старые копии: Проанализируйте, есть ли на их хранение законное основание (например, истекающий срок исковой давности по конкретному спору). При отсутствии такового — уничтожьте их с оформлением соответствующего акта, соблюдая требования по защите ПДн.

Таким образом, работодатель не обязан хранить копии трудовых книжек уволенных сотрудников. Основная обязанность, обеспечить сохранность и правильность оформления оригинала трудовой книжки до момента ее выдачи работнику или признания невостребованной. Хранение же копий «про запас» не только не требуется по закону, но и может повлечь дополнительные административные риски, связанные с обработкой персональных данных.

Примечание: Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультация с юристом, специализирующимся на трудовом праве.