Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) – один из ключевых этапов цифровизации трудовых отношений в России. В 2026 году процесс оформления заявления регламентирован статьёй 66.1 ТК РФ и рядом подзаконных актов. Ниже представлена подробная инструкция, нормативная база и готовый образец заявления, который можно сразу использовать.
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе «Социальный фонд России» (СФР). В ЭТК содержатся все сведения о трудовой деятельности работника: приём, переводы, увольнения, награды, периоды нетрудоспособности и др.
Преимущества ЭТК:
- Мгновенный доступ к данным через личный кабинет на портале Госуслуги или в личном кабинете СФР;
- Исключение риска утраты или повреждения документа;
- Упрощённое предоставление сведений работодателям, пенсионному фонду и другим организациям;
- Возможность формировать выписки и справки в электронном виде без посещения офиса.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1 – переход и ведение трудовой книжки в электронном виде;
- Постановление Правительства РФ от № 331 «О порядке ведения электронных трудовых книжек»;
- Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы заявления о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде»;
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «О социальном страховании» (регулирует работу СФР).
Кто может подать заявление
Заявление о переходе на ЭТК может подать любой работник, который:
- Трудоустроен по трудовому договору (в т.ч. по совместительству);
- Имеет страховое свидетельство СНИЛС;
- Не имеет ограничений, установленных законодательством (например, не является иностранным работником без разрешения на работу).
Заявление подаётся добровольно. Работник может в любой момент вернуться к ведению бумажной трудовой книжки, подав соответствующее заявление.
Как оформить заявление
Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтруда № 585н. Рекомендуется использовать печатный текст или заполнить форму в электронном виде (например, через сервис Госуслуги).
Основные элементы заявления:
- Название документа («Заявление о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде»);
- Дата и место составления;
- ФИО работника полностью;
- Серия и номер паспорта, дата выдачи, кем выдан;
- СНИЛС;
- Наименование организации (работодателя), её ИНН и КПП;
- Должность и структурное подразделение;
- Просьба перевести ведение трудовой книжки в электронный формат с указанием даты, с которой желается начать ведение ЭТК;
- Подпись работника и расшифровка подписи;
- При необходимости – согласие на обработку персональных данных.
Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку
Ниже представлен типовой шаблон, который можно скопировать, заполнить своими данными и распечатать (или отправить в электронном виде через личный кабинет на портале Госуслуги).
Заявление
о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде
г. _______ «___» __________ 2026 г.
Я, Фамилия Имя Отчество, паспорт серии № XXXX XXXXXX, выдан «Кем выдан» «___» __________ 20__ г., код подразделения XXX‑XXX, СНИЛС XXX‑XXX‑XXX XXX, работаю в организации «Полное наименование работодателя» (ИНН XXXXXXXXXX, КПП XXXXXXXXX) в должности «Наименование должности» в подразделении «Наименование подразделения».
Прошу перевести ведение моей трудовой книжки в электронный вид с «___» __________ 2026 г. (или с даты подачи заявления).
Согласен(на) на обработку моих персональных данных в соответствии с Федеральным законом № 152‑ФЗ «О персональных данных» для целей ведения электронной трудовой книжки и предоставления сведения о моей трудовой деятельности.
Подпись ___________________ / Фамилия И.О. /
Приложение: копия пастраницы с фотографией и данными, копия СНИЛС (по требованию работодателя).
Куда подать заявление
Заявление можно подать одним из следующих способов:
- Лично в отдел кадров (службу персонала) вашего работодателя;
- Через электронный документооборот (ЭДО) организации, если таковой имеется;
- Через личный кабинет на портале Госуслуги (раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка» → «Подать заявление»);
- Через мобильное приложение «Социальный фонд России» (доступно для iOS и Android).
После принятия заявления работодатель обязан в течение трёх рабочих дней внести запись в электронную трудовую книжку и выдать работнику подтверждение (выписку из ЭТК) о факте перехода.
Как проверить статус и получить выписку
Проверка наличия записи в ЭТК осуществляется:
- В личном кабинете на портале Госуслуги (раздел «Мои документы» → «Трудовая книжка»);
- В личном кабинете СФР (сайт sfd.gov.ru);
- Через запрос выписки в МФЦ или в отделении СФР по месту жительства.
Выписка содержит все записи, внесённые в ЭТК на момент формирования документа, и имеет юридическую силу аналогично выписке из бумажной трудовой книжки.
Советы экспертов
Екатерина Агаева, специалист по кадровому делопроизводству:
- Перед подачей заявления уточните у своего работодателя, есть ли у него настроенный ЭДО для приёма таких документов – это ускорит процесс.
- Сохраните копию поданного заявления (в бумажном или электронном виде) – оно может понадобиться при споре или при восстановлении данных.
- После перехода периодически проверяйте выписку из ЭТК, особенно перед увольнением или при оформлении пенсии, чтобы убедиться в отсутствии ошибок.
- Если вы работаете у нескольких работодателей одновременно (совместительство), каждое трудовое отношение требует отдельного заявления о переходе на ЭТК.
- При смены места работы новый работодатель обязан запросить выписку из вашей ЭТК и продолжить ведение записей в той же электронной книжке.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отказаться от ЭТК после подачи заявления?
- Да. Работник в любой момент может подать заявление о возврате к ведению бумажной трудовой книжки. Процедура аналогична подаче заявления о переходе.
- Нужно ли нотариально заверять заявление?
- Нет. Заявление оформляется в простой письменной форме и не требует нотариального заверения.
- Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление?
- Сначала направьте письменную претензию руководителю или в отдел кадров с ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ. Если ответ не получен – обратитесь в трудовую инспекцию или в суд.
- Есть ли срок подачи заявления?
- Законодательно срок не установлен. Однако для удобства ведения кадрового учёта рекомендуется подавать заявление не позднее дня, с которого вы хотите начать ведение ЭТК.
- Можно ли подать заявление через представителя?
- Да, при наличии нотариально доверенного представителя (например, юриста или родственника) заявление может быть подано от имени работника.