С 1 января 2021 года в России введена обязательная ведение электронной трудовой книжки (ЭТК) для всех newly hired сотрудников․ Однако для тех, кто уже работал до этой даты и имеет бумажную трудовую книжку, законодательством предусмотрена возможность перехода на электронный формат с соответствующей записью в бумажном документе․ Ниже представлен подробный разбор порядка оформления такой записи, нормативная база и готовый образец․
Почему требуется запись о переходе на ЭТК
- Подтверждает факт перехода работника на электронный учет трудовой деятельности․
- Позволяет избежать дублирования записей в бумажной и электронной форме․
- Обеспечивает корректный расчет стажа и пособий при обращении в ПФР, ФСС и другие органы․
- Соответствует требованиям ст․ 66 ТК РФ и Постановления Правительства РФ от № 1442․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, ст․ 66 – ведение трудовой книжки․
- Федеральный закон от № 439-ФЗ «О электронной трудовой книжке»․
- Постановление Правительства РФ от № 1442 «О порядке ведения электронной трудовой книжки»․
- Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы и порядка заполнения трудовой книжки»․
Как оформить запись о переходе на электронную трудовую книжку
Запись делается в разделе «Сведения о работе» (или «Информация о трудовой деятельности») бумажной трудовой книжки․ После последней записи о работе ставится отметка о переходе на ЭТК․
Основные элементы записи:
- Дата внесения записи (день, месяц, год)․
- Номер записи (последовательный номер в трудовой книжке)․
- Текст записи – стандартная формулировка, утвержденная приказом Минтруда․
- Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и расшифровка подписи․
- Печать организации (если она ставится в трудовой книжке)․
Образец записи о переходе на электронную трудовую книжку
Запись № 12 Сведения о работе: Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ «О электронной трудовой книжке» и Постановлением Правительства РФ от № 1442․ Подпись: _____________________ / И․И․ Иванов / Расшифровка подписи: специалист отдела кадров Печать организации: [круглая печать]
Примечание: если в трудовой книжке уже есть записи о работе после , то запись о переходе делается сразу после последней такой записи, а не в конце книжки․
Что делать после внесения записи
- Уведомить работника о факте перехода на ЭТК (можно вручить справку или выписку из личного кабинета на портале «Госуслуги»)․
- Обеспечить передачу всех накопленных сведений о стаже в электронный формат через работодателя (СЗВ‑ТД)․
- Хранить бумажную трудовую книжку вместе с электронной выпиской в личном деле сотрудника (в соответствии с внутренними регламентами организации)․
- При необходимости предоставить выписку из ЭТК сотруднику по его запросу (в течение 3 рабочих дней)․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли сделать запись о переходе на ЭТК задним числом?
Нет․ Запись делается только после фактического перехода, то есть после подачи работодателем сведений о сотруднике в ПФР (форма СЗВ‑ТД) и получения подтверждения о зачислении в электронный реестр․
Что делать, если работник отказался от перехода на ЭТК?
С переход на электронную трудовую книжку становится обязательным для всех работников, независимо от их согласия․ Отказ не освобождает от обязанности вести электронный учет․
Нужно ли ставить печать организации рядом с записью?
Печать ставится по внутреннему регламенту организации․ Если в трудовой книжке ранее ставились печати при внесении записей о работе, то печать также ставится рядом с записью о переходе․
Где взять бланк для внесения записи?
Бланк трудовой книжки утвержден приказом Минтруда России № 697н․ Запись вносится непосредственно в уже существующую трудовую книжку сотрудника; отдельный бланк не требуется․
Запись о переходе на электронную трудовую книжку – важный этап в процессе цифровизации трудовых отношений в России․ Правильное оформление такой записи обеспечивает законность ведения трудовой стажи, упрощает взаимодействие с государственными органами и защищает права работника․ Используя представленный выше образец и следуя рекомендациям, кадровики смогут без ошибок оформить переход сотрудников на ЭТК даже в условиях завершающегося переходного периода, который заканчивается ․