С 1 января 2020 года в России начался обязательный переход на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности. По состоянию на 23 мая 2026 г. переходный период подходит к концу: с 1 января 2026 года все работодатели обязаны вести трудовые сведения исключительно в электронном виде, а бумажные трудовые книжки сохраняются только как подтверждающий документ о ранее накопленном стаже.

В этой статье подробно рассмотрим, как правильно оформить запись в трудовой книжке о переводе на электронную книжку, какие документы необходимы, как заверить запись и что делать после её внесения.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 439-ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции, действующей с ).
• Постановление Правительства РФ от № 1345 «О порядке ведения трудовых книжек и внесения в них записей».
• Приказ Минтруда России от № 542н «Об утверждении формы заявления о переходе на электронную трудовую книжку».
• Информационное письмо Пенсионного фонда РФ от о завершении переходного периода.

Что должно быть указано в заявлении о переходе

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование работодателя (полное официальное название).
2. ФИО сотрудника и его табельный номер (если есть).
3. Дата подачи заявления.
4. Чёткое указание о желании перейти на электронную трудовую книжку.
5. Ссылка на нормативный акт, регулирующий переход (например, «в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ»).
6. Подпись сотрудника и её расшифровка.

Заявление подаётся однократно. После его получения работодатель прекращает вносить записи в бумажный бланк трудовой книжки и начинает вести сведения исключительно в электронном виде.

Как оформить запись в трудовой книжке

После получения заявления работодатель делает в трудовой книжке специальную запись, подтверждающую факт перехода. Запись оформляется согласно пункту 4.2 Постановления Правительства № 1345 и имеет следующий вид:

Запись о переходе на электронную трудовую книжку

Основание: Заявление сотрудника № ____ от г. о переходе на электронную трудовую книжку.

Подпись: _____________________ (ФИО уполномоченного лица)

Расшифровка подписи: _____________________

Важно:

Запись делается только один раз.
В поле «Основание» указывают номер и дату заявления сотрудника.
Подпись ставит уполномоченное лицо от работодателя (кадровик, руководитель отдела кадров или иное лицо, уполномоченное на ведение трудовых книжек).
После подписи ставится расшифровка (ФИО и должность).

Что делать после внесения записи

Хранить оригинал заявления в личном деле сотрудника (срок хранения – 50 лет).
Прекратить ведение бумажной трудовой книжки – новые записи о приёме, переводе, увольнении и т.д. вносятся исключительно в электронную трудовую книжку через личный кабинет на портале «Работа в России» или иную утверждённую систему.
Информировать сотрудника о том, что с даты записи в бумажной книжке больше не будут вноситься сведения, а все дальнейшие сведения будут доступны в его электронной трудовой книжке.
Проверить корректность данных в электронной системе (ФИО, СНИЛС, дата рождения, периоды работы) и при необходимости исправить ошибки до завершения переходного периода.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли заверять запись нотариально?
Нет. Заверение осуществляется подписью уполномоченного лица работодателя и её расшифровкой. Нотариальное заверение не требуется.
Что делать, если сотрудник отозвал своё заявление?
Отзыв заявления возможен только до момента внесения записи в трудовую книжку. После того как запись сделана, отзыв не допускается – переход считается состоявшимся.
Как быть с уже внесёнными записями о приёме, переводе, увольнении до перехода?
Все записи, сделанные до даты перехода, остаются действительными и сохраняются в бумажной трудовой книжке как подтверждение трудового стажа. Новые записи после перехода вносятся только в электронный формат.
Нужно ли информировать Пенсионный фонд о переходе?
Пенсионный фонд получает сведения о трудовой деятельности автоматически из электронной трудовой книжки. Отдельное уведомление не требуется, но работодатель должен обеспечить своевременную и полную передачу данных в ЭТК.
Переход на электронную трудовую книжку – обязательный процесс, завершающийся с 1 января 2026 года. Для его корректного оформления необходимо:

Получить от сотрудника письменное заявление о переходе.
Внести в бумажную трудовую книжку запись о переходе, указав дату, основание (номер и дата заявления), подпись и расшифровку уполномоченного лица.
Прекратить ведение бумажной книжки и начать вносить все последующие сведения в электронную трудовую книжку.
Сохранить заявление в личном деле сотрудника и обеспечить актуальность данных в электронной системе.

Соблюдение указанных требований позволит избежать потери трудового стажа, минимизировать риски ошибок при расчёте пенсии и обеспечить прозрачность ведения трудовых отношений в цифровую эпоху.

Статья актуальна на 23 мая 2026 г. и основана на действующем законодательстве и официальных разъяснениях органов власти.