С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). С 2022 года все новые сотрудники, трудоустраивающиеся впервые, получают исключительно электронную форму. Для уже работающих граждан переход на ЭТК является добровольным, но требует соблюдения четкого алгоритма и предоставления определённых документов. В 2026 году правила остались неизменными, и работники, желающие перейти на электронный формат, должны знать, какие документы необходимо подготовить и подать работодателю.
Основной документ: Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Главное и единственное обязательное требование для перехода на электронную трудовую книжку — это письменное заявление работника. Без него работодатель не имеет права вносить изменения в трудовые отношения или передавать данные в Пенсионный фонд РФ.
Форма заявления
Закон не устанавливает строгой формы заявления, но рекомендуется использовать унифицированный шаблон, соответствующий требованиям Трудового кодекса РФ (ст. 66.1). Заявление должно содержать:
- ФИО работника полностью;
- дату составления заявления;
- четкую формулировку: «Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный вид в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- согласие на передачу персональных данных в Пенсионный фонд РФ;
- подпись работника и расшифровку (ФИО).
Как подать заявление
Заявление можно подать:
- в бумажном виде — лично или через представителя (с нотариально заверенной доверенностью);
- в электронном виде, через корпоративную почту, личный кабинет на сайте компании (если есть такая возможность) или через портал Госуслуги (при наличии подтвержденной учетной записи).
Важно: Заявление должно быть подано до 31 декабря 2026 года, чтобы сохранить возможность перехода. После этой даты переход возможен только в исключительных случаях (например, при смене работодателя).
Бумажная трудовая книжка (при наличии)
Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, она обязательно должна быть передана работодателю для внесения записи о переходе на ЭТК. Это необходимо для:
- оформления закрывающей записи в бумажной книжке;
- передачи всей истории трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ;
- обеспечения юридической корректности перехода.
Внимание! Работодатель не вправе требовать от работника сдавать трудовую книжку, если тот не подал заявление. Также нельзя удерживать книжку после внесения записи — она возвращается работнику с отметкой о переходе.
Запись в трудовой книжке о переходе на ЭТК
После получения заявления работодатель обязан внести в бумажную трудовую книжку следующую запись (в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства РФ № 225 от ):
- Графа 1, порядковый номер записи (следующий после последней записи о трудоустройстве или переводе);
- Графа 2 — дата внесения записи (дата, когда работодатель оформил переход);
- Графа 3 — формулировка: «Подано письменное заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- Графа 4 — ссылка на документ: «Заявление от [дата] № [номер заявления, если присвоен]».
Пример записи:
№ 15 | | Подано письменное заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации | Заявление от № 045
После этого работодатель передает бумажную трудовую книжку обратно работнику. Далее он формирует и направляет в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности в электронном виде через форму СЗВ-ТД.
Документы, которые работодатель передаёт в Пенсионный фонд РФ
Работодатель обязан в течение одного рабочего дня после получения заявления направить в ПФР сведения о переходе работника на ЭТК. Для этого используется форма СЗВ-ТД — единая форма для отчетности о трудовой деятельности.
В форме СЗВ-ТД указываются:
- ФИО работника;
- СНИЛС;
- дата перехода на ЭТК;
- основание перехода — заявление работника;
- реквизиты трудовой книжки (если она была выдана ранее).
Если в форме СЗВ-ТД обнаружена ошибка, работодатель обязан:
- внести исправления в новую форму СЗВ-ТД;
- отправить исправленную версию в ПФР;
- уведомить работника о корректировке.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если работник потерял бумажную трудовую книжку, он должен:
- написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки у последнего работодателя;
- после получения дубликата — подать заявление о переходе на ЭТК;
- в этом случае дубликат будет использован для внесения записи о переходе, а затем передан в ПФР вместе с данными о трудовой деятельности.
Важно: Работодатель не обязан предоставлять копии трудовой книжки в ПФР, он передает только электронные сведения через СЗВ-ТД.
Что делать после перехода на ЭТК?
После перехода на электронную трудовую книжку:
- бумажная книжка больше не ведется, все новые записи (прием, увольнение, переводы) фиксируются только в электронном виде;
- работник может получить выписку из ЭТК в любое время через:
- личный кабинет на портале Госуслуги;
- личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ (es.pfrf.ru);
- в офисе ПФР или МФЦ по запросу.
- если работник решит вернуться к бумажной книжке — он может подать новое заявление, и работодатель снова начнет вести бумажную трудовую книжку (но только с момента подачи заявления).
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки после перехода?
Да. Работник может подать заявление о возврате к бумажной трудовой книжке. Работодатель обязан это оформить и начать вести бумажную книжку с даты подачи нового заявления.
Нужно ли подавать заявление, если я устраиваюсь на работу впервые?
Нет. С 2022 года все новые сотрудники получают только электронную трудовую книжку — бумажная не выдается, если только работник не подаст письменный отказ от ЭТК.
Могут ли заставить перейти на ЭТК?
Нет. Переход — исключительно добровольный. Работодатель не имеет права требовать от работника подачи заявления, угрожать увольнением или ограничивать права за отказ от ЭТК.
Где хранится электронная трудовая книжка?
Все сведения хранятся в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Работник имеет полный доступ к ним через Госуслуги или личный кабинет ПФР.
Переход на электронную трудовую книжку — это простой, безопасный и удобный процесс, который позволяет работнику всегда иметь доступ к своей трудовой истории. Для этого достаточно:
- Подать письменное заявление о переходе на ЭТК;
- Передать бумажную трудовую книжку работодателю (если она есть);
- Дождаться внесения записи в книжку и передачи данных в ПФР.
Никаких других документов, паспорта, СНИЛС, трудового договора — для перехода на ЭТК не требуется. Работодатель сам получает необходимые данные из своих кадровых документов и передает их в Пенсионный фонд.
Совет: Не откладывайте подачу заявления. Чем раньше вы перейдете на ЭТК, тем быстрее получите доступ к полной и актуальной истории трудовой деятельности — без риска потери, порчи или утери бумажного документа.
Помните: ваша трудовая книжка — это ваша профессиональная биография. Электронный формат делает её надежнее, доступнее и защищённее.