С 2020 года в России действует возможность вести трудовую книжку в электронном виде (ЭТК).
Чтобы оформить переход, работнику необходимо подать письменное заявление работодателю.
В статье подробно рассмотрены правовые основания, порядок составления заявления,
типовой образец и часто задаваемые вопросы.

Правовые основы перехода на электронную трудовую книжку

• Трудовой кодекс РФ – статья 66.1, часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439‑ФЗ от  г.
• Постановление Правительства РФ № 225 от  г. «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек».
• Инструкция Минтруда России от  г. (п. 3.1) – порядок подачи заявления о переходе.
• С  г. каждый работник обязан выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажную или электронную) и подать соответствующее заявление.

Когда можно подавать заявление?

Заявление может быть подано:

1. В любой момент трудового договора, если работник желает перейти на ЭТК.
2. В день приема на работу – в этом случае заявление оформляется одновременно с трудовым договором.
3. При изменении условий труда (перевод, повышение и т.п.), если работник хочет, чтобы новые записи велиcь в электронном виде.

Кому и в какой форме направлять заявление?

Заявление подаётся работодателю (директору, руководителю отдела кадров или в уполномоченный орган по работе с ЭТК).
Форма заявления – письменная (можно распечатать и подписать, либо отправить в электронном виде через систему электронного документооборота, если у работодателя есть такая возможность).

Пошаговая инструкция по составлению заявления

Шаг 1. Подготовьте реквизиты

• ФИО работника полностью.
• Трудовой договор (номер, дата заключения).
• Должность, подразделение.
• Дата выдачи бумажной трудовой книжки (если она была выдана).

Шаг 2. Укажите правовую основу

В заявлении необходимо сослаться на статью 66.1 Трудового кодекса РФ и Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г.

Шаг 3. Сформулируйте запрос

Чётко укажите, что вы просите перевести вашу трудовую книжку в электронный вид и предоставить доступ к системе ЭТК.

Шаг 4. Приложите необходимые документы

• Копию паспорта (страница с ФИО).
• Копию трудового договора (если требуется).
• Согласие на обработку персональных данных (в большинстве случаев включается в заявление).

Шаг 5. Подпишите заявление

Подпись должна быть оригинальной (если заявление в бумажном виде) или электронной (если используется система ЭДО, например, Nopaper).

Образец заявления

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку (можно скачать здесь).

 Заявление

 Я, Фамилия Имя Отчество, 
 паспорт: серия ___ номер ___, выдан кем и когда,
 сотрудник название организации, 
 занимающий(ая) должность должность, 
 трудовой договор № номер от дата.

 Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный вид (ЭТК) в соответствии со
 статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и Федеральным законом № 439‑ФЗ
 от  г.

 Согласен(на) с тем, что сведения о моей трудовой деятельности будут формироваться,
 храниться и предоставляться в электронном виде через информационную систему
 «Электронная трудовая книжка», а также с тем, что доступ к этим сведениям будет
 осуществляться мной посредством личного кабинета в системе ЭТК.

 Приложения:
 1. Копия паспорта.
 2. Копия трудового договора.
 3. Согласие на обработку персональных данных.

 «___» __________ 2026 г. ______________________
 (подпись)
 

Что происходит после подачи заявления?

1. Работодатель в течение 5 рабочих дней проверяет наличие у него доступа к системе ЭТК.
2. Если доступ есть, работодатель вносит запись о переходе в электронную трудовую книжку (графа 2 – дата выдачи бумажной книжки, графа 3 – запись о переходе).
3. Работнику предоставляется логин и пароль (или QR‑код) для доступа к ЭТК.
4. Работодатель подтверждает факт перехода подписью в журнале учета заявлений.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от перехода после подачи заявления?

Да. Работник вправе отозвать заявление в любой момент до того, как работодатель внесет запись о переходе в ЭТК.

Что делать, если у работодателя нет доступа к системе ЭТК?

Работодатель обязан в течение 30 дней обеспечить доступ к системе. Если этого не происходит, работник может обратиться в Гоструднадзор или в суд.

Нужна ли отдельная запись в бумажной трудовой книжке о переходе?

Да. В графу 3 бумажной трудовой книжки вносится запись: «Переведено в электронный вид (ЭТК) – дата». Это требование пункта 10 Правил ведения трудовых книжек.

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовые книжки?

По законодательству допускается двойное ведение, однако в большинстве случаев работодатели переводят запись полностью в ЭТК, а бумажную книжку аннулируют отметкой «не используется».

Типичные ошибки при составлении заявления

• Отсутствие ссылки на нормативные акты (ТК РФ, ФЗ 439‑ФЗ).
• Неполные персональные данные (не указаны серия и номер паспорта).
• Отсутствие подписи или даты.
• Не приложены копии документов, требуемых работодателем.
• Не указана конкретная просьба о переходе (формулировка «хочу электронную книжку» считается недостаточно официальной).

Где скачать готовый шаблон?

Наиболее популярные ресурсы:

• Nopaper – шаблон заявления
• КонсультантПлюс – образец
• E‑Офис 24 – пошаговая инструкция и шаблон

Переход на электронную трудовую книжку – простой процесс, если правильно оформить заявление.
Главное – соблюдать правовую форму, указать все необходимые реквизиты и приложить требуемые документы.
После подачи заявления работодатель в течение нескольких дней должен оформить запись в ЭТК и предоставить вам доступ к системе.
При возникновении затруднений вы всегда можете обратиться за помощью к специалисту по трудовому праву или в государственный трудовой надзор.

Дата публикации: