Обновлено: 22 мая 2026 года

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки‚ которая ведётся в электронном формате в системе Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР). С 2020 года работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности своих сотрудников в электронном виде.

Переход на ЭТК не отменяет бумажную трудовую книжку‚ а лишь дублирует её в электронном формате. Сотрудник может выбрать:

• вести только электронную трудовую книжку;
• вести параллельно бумажную и электронную;
• остаться на бумажной трудовой книжке (если ранее не было подано заявление о переходе на ЭТК).

Когда и почему нужно делать запись о переходе на ЭТК?

Запись в бумажной трудовой книжке о переходе на электронный формат делается в следующих случаях:

1. При приёме на работу нового сотрудника‚ у которого есть бумажная трудовая книжка‚ и он изъявил желание перейти на ЭТК.
2. При изменении формы ведения трудовой книжки для действующего сотрудника‚ который ранее вёл бумажную книжку‚ но теперь хочет перейти на электронную.
3. При оформлении нового сотрудника‚ который ранее уже перешёл на ЭТК на предыдущем месте работы (если у него нет бумажной книжки).

Пошаговая инструкция: как правильно сделать запись в трудовой книжке

Подготовка необходимых документов

Перед тем как сделать запись‚ убедитесь‚ что у вас есть:

• Бумажная трудовая книжка сотрудника;
• Заявление сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку (если он ранее не подавал его);
• Приказ о приёме на работу (если запись делается при трудоустройстве);
• Печать организации (если используется).

Определение правильной формулировки записи

Согласно Постановлению Правительства РФ от 10 декабря 2021 г. № 2306‚ запись должна выглядеть следующим образом:

Важно! Если сотрудник ранее уже переходил на ЭТК на другом месте работы‚ запись может выглядеть так:

Внесение записи в трудовую книжку

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки в следующем порядке:

1. Убедитесь‚ что предыдущая запись заверена правильно;
2. Впишите новую запись разборчивым почерком или напечатайте её;
3. Поставьте подпись ответственного лица (как правило‚ это сотрудник отдела кадров);
4. Поставьте печать организации (если она используется в вашей компании);
5. Укажите дату внесения записи.

Выдача трудовой книжки сотруднику

После внесения записи:

1. Вручите трудовую книжку сотруднику под подпись в журнале учёта трудовых книжек;
2. Сделайте отметку в личном деле сотрудника о выдаче;
3. Если сотрудник отказывается от бумажной книжки‚ сохраните её в архиве организации (срок хранения — 75 лет).

Что делать‚ если сотрудник не согласен переходить на ЭТК?

Если сотрудник не хочет переходить на электронную трудовую книжку‚ работодатель обязан:

• Вести бумажную трудовую книжку в прежнем порядке;
• Не принуждать сотрудника к отказу от бумажной книжки;
• Сделать соответствующую запись в трудовой книжке о том‚ что сотрудник сохраняет бумажную форму ведения.

Типичные ошибки при оформлении перехода на ЭТК

Работодатели часто допускают следующие ошибки:

• Отсутствие заявления от сотрудника. Без письменного согласия сотрудника нельзя вносить запись о переходе на ЭТК.
• Неправильная формулировка записи. Запись должна соответствовать законодательству‚ иначе возможны проверки.
• Не выдача трудовой книжки на руки. После внесения записи книжку нужно обязательно отдать сотруднику.
• Отсутствие отметки в личном деле. Необходимо зафиксировать факт выдачи книжки.

Ответственность работодателя за нарушения

За нарушение порядка ведения трудовых книжек или неправильное оформление перехода на ЭТК работодатель может быть привлечён к ответственности:

• Административная ответственность: штраф до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Проверки со стороны трудовой инспекции или ПФР;
• Возможные споры с сотрудниками.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли сделать запись о переходе на ЭТК задним числом?

Нет. Запись должна быть внесена в день приёма на работу или в день подачи заявления о переходе на ЭТК. Задним числом вносить записи запрещено;

Что делать‚ если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК в день приёма на работу?

В этом случае работодатель:

1. Вносит запись о приёме на работу в бумажную трудовую книжку;
2. Вносит запись о переходе на ЭТК;
3. Выдаёт трудовую книжку сотруднику на руки.

Нужно ли заверять запись о переходе на ЭТК у нотариуса?

Нет. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется). Нотариальное заверение не требуется.

Как проверить‚ переходил ли сотрудник на ЭТК ранее?

Узнать‚ ведётся ли у сотрудника ЭТК‚ можно:

• Через личный кабинет на сайте ПФР;
• Через портал Госуслуги (раздел «Электронная трудовая книжка»);
• Запросив выписку из СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности).

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Нет. Если сотрудник перешёл на ЭТК‚ бумажная книжка сохраняется в архиве организации‚ но не используется для внесения новых записей. Сотрудник может получить её на руки только при увольнении.

Переход на электронную трудовую книжку — это обязательное требование современного законодательства. Работодатель должен:

1. Следовать установленной процедуре;
2. Правильно оформлять записи в бумажной трудовой книжке;
3. Выдавать книжку сотруднику на руки;
4. Соблюдать сроки и порядок предоставления сведений в ПФР.

Если у вас остались вопросы по оформлению перехода на электронную трудовую книжку‚ рекомендуем обратиться к юристу или в службу кадрового делопроизводства.

Материал подготовлен на основе действующего законодательства РФ и актуальных разъяснений Пенсионного фонда России.