Переход от бумажной трудовой книжки к электронному формату (ЭТК) регулируется Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ «Об изменениях в Трудовом кодексе Российской Федерации по электронным трудовым книжкам» и Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек». В статье ниже разберём, как правильно внести запись о переходе в бумажной трудовой книжке, если работник уже перешёл на ЭТК в предыдущем месте работы, но в бумажной книге такой записи нет.

Что нужно знать о правовом основании

• ФЗ 439‑ФЗ – основное законодательство, регулирующее переход на ЭТК. В частности, пункт 3 статьи 2 устанавливает необходимость внесения записи о переходе в трудовой книжке.
• Приказ Минтруда № 320н от 19 мая 2021 г. – уточняет порядок ведения и хранения трудовых книжек, включая правила оформления записей о переходе.

Кому и когда нужна запись о переходе

Запись о переходе на электронную трудовую книжку должна быть внесена в обязательном порядке, если:

• Работник подал заявление о переходе на ЭТК в предыдущем месте работы.
• В бумажной трудовой книжке отсутствует запись о таком переходе.
• Новый работодатель решил вести трудовую книжку в электронном виде.

Без этой записи выдача бумажной трудовой книжки работнику недопустима.

Как оформить запись о переходе

Подготовка документов

1. Получить от работника копию заявления о переходе на ЭТК (если оно было подано ранее).
2. Подготовить бумажную трудовую книжку, если она ещё не выдана.
3. Подготовить форму записи, соответствующую требованиям § 3 ст. 2 ФЗ 439‑ФЗ.

Формулировка записи

Запись должна содержать следующую информацию:

• Дата перехода в формате «день мес. год».
• ФИО работника.
• Форма перехода: «Переход на электронную трудовую книжку».
• Подпись работодателя и печать (если применимо).

Пример записи:

 – Переход на электронную трудовую книжку.

Внесение записи в книгу

1. Откройте свободную строку в конце последней записи в бумажной трудовой книжке.
2. Внесите дату перехода и текст, указанный выше.
3. Подпишите запись и приложите печать (если это требование вашего предприятия).
4. Сохраните копию записи в личном деле работника.

Что делать, если в бумажной книге нет записи о переходе, но работник уже перешёл на ЭТК

В этом случае новый работодатель обязан:

• Внести запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК в предыдущем месте работы.
• Указать, что переход был осуществлён в соответствии с § 3 ст. 2 ФЗ 439‑ФЗ.
• Сохранить копию заявления и подтверждения перехода от предыдущего работодателя.

Как исправить ошибку в записи

Если после внесения записи возникли ошибки (например, неверная дата или опечатка), необходимо:

1. Внести дополнительную запись, указывающую исправление, с датой и подписью.
2. Включить в запись ссылку на предыдущую ошибочную запись (например, «Исправление записи № 5»).
3. Сохранить копию исправления в личном деле работника.

Практические рекомендации

• Всегда сохраняйте копии всех заявлений и подтверждений перехода.
• Проверяйте наличие записи о переходе в бумажной трудовой книжке перед выдачей ЭТК.
• Обучайте сотрудников отдела кадров правилам оформления записей о переходе.
• Регулярно обновляйте шаблоны записей в соответствии с последними поправками к законодательству.

Запись о переходе на электронную трудовую книжку – обязательный элемент кадрового учета. Она обеспечивает законность перехода, защищает права работника и работодателя, а также упрощает дальнейшее взаимодействие с государственными органами. Следуя приведённым выше шагам, вы сможете корректно оформить запись и избежать проблем в будущем.