С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работник вправе выбрать способ ведения сведений о своей трудовой деятельности: в традиционной бумажной книжке или в электронном виде. Если сотрудник принимает решение перейти на ЭТК, у работодателя возникает обязанность корректно оформить этот переход. Неправильная запись может привести к спорам и претензиям со стороны работника или контролирующих органов.

В этой статье подробно разберем, какую запись нужно сделать в бумажной трудовой книжке при переходе на электронную, приведем актуальный образец, пошаговую инструкцию для отдела кадров и ответы на частые вопросы.

Правовая основа: на что опираться

Основными документами, регулирующими этот процесс, являются:

• Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ…» (ввел ЭТК).
• Постановление Правительства РФ от № 176 (с изменениями) — «Об особенностях ведения и хранения трудовых книжек…». Это главный документ, содержащий Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Статья 66.1 Трудового кодекса РФ — право работника на выбор способа ведения сведений о трудовой деятельности.

Ключевой принцип: закрывающая запись

Главное, что нужно помнить: при переходе на электронную книжку в бумажную трудовую книжку вносится закрывающая (окончательная) запись. Эта запись подтверждает, что с указанной даты работодатель прекращает ведение бумажного документа и все сведения будут формироваться и храниться только в электронном виде на портале «Трудовая служба России» (trudvsem.ru).

Важно: После этой записи бумажная книжка выдается работнику на руки. Далее работодатель не вносит в нее никаких новых записей. Все последующие сведения (о приеме, увольнении, поощрениях) будут отражены только в ЭТК.

Пошаговая инструкция для отдела кадров

Алгоритм действий кадровика при переходе сотрудника на ЭТК:

1. Получение письменного заявления от работника

   Работник должен подать письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. В заявлении он указывает, что отказывается от ведения бумажной трудовой книжки и согласен на переход на ЭТК. Рекомендуемая форма заявления утверждена Приказом Минтруда России.

2. Уведомление работника под роспись

   При приеме на работу или при любом изменении условий труда кадровик обязан уведомить работника под роспись о его праве выбора способа ведения трудовой книжки. Если выбор сделан в пользу ЭТК, факт уведомления и выбор фиксируются.

3. Внесение закрывающей записи в бумажную трудовую книжку

   Это ключевой шаг. Запись делается на последнем свободном листе (или на отдельном листе, если предыдущая запись завершена). Формулировка должна быть четкой и соответствовать образцу.

4. Оформление записи в «Книге учета и движения трудовых книжек»

   В графе 1 ставится порядковый номер записи. В графе 2 — дата выдачи (или возврата) трудовой книжки. В графе 3 делаеться запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ». В графе 4 указывается номер и дата регистрации заявления работника.

5. Выдача бумажной трудовой книжки работнику

   После внесения записи и подписания ее уполномоченным лицом, бумажная книжка с закрывающей записью выдается работнику под расписку в той же «Книге учета и движения» или в отдельном акте.

6. Направление сведений в ЭТК

   Одновременно с закрывающей записью работодатель обязан направить все имеющиеся на момент перехода сведения о трудовой деятельности работника (все предыдущие записи из бумажной книжки) в электронный сервис «Трудовая книжка» через личный кабинет работодателя. С этого момента ведение сведений продолжается только в электронном виде.

Образец записи в трудовой книжке при переходе на электронную (актуальный на 2026 г.)

Запись оформляется на стандартном бланке трудовой книжки. Текст пишется разборчиво, от руки или печатным способом.

Пояснения к образцу:

• Графа 1: Номер записи продолжает общую нумерацию всех записей в книжке;
• Графа 2: Дата, с которой начинается ведение ЭТК. Обычно это дата подачи заявления или дата, указанная в заявлении.
• Графа 3: Обязательно должна быть ссылка на ст. 66.1 ТК РФ. Фраза «Бумажная трудовая книжка не ведется» является ключевой и исключает двусмысленность.
• Графа 4: Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (обычно начальник отдела кадров или специалист по кадрам), и печать организации. Запись без подписи и печати считается некорректной.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если у работника уже есть записи в бумажной книжке?

Все предыдущие записи (прием, переводы, увольнения и т.д.) остаются в бумажном документе. При переходе на ЭТК они не переносятся автоматически. Работодатель обязан вручную внести все имеющиеся сведения в электронную трудовую книжку через личный кабинет на портале trudvsem.ru. После этого в ЭТК будет полная история труда.

Можно ли сразу при приеме на работу оформить только ЭТК, не давая бумажную книжку?

Да, можно. Если работник при приеме сразу заявляет о выборе ЭТК, то:

1. Ему не выдается бумажная трудовая книжка;
2. В «Книге учета и движения» делается запись о выдаче (в данном случае, о невыдаче) с указанием: «Электронная трудовая книжка. Бумажная трудовая книжка не выдавалась».
3. Все сведения о приеме и последующей работе сразу вносятся только в ЭТК.

Что делать с самой бумажной книжкой после закрывающей записи?

После того как в книжку внесена закрывающая запись и она выдана работнику под расписку, работодатель больше не хранит и не ведет этот документ. Он становится собственностью работника. Работодатель должен хранить только копию заявления и документы, подтверждающие направление сведений в ЭТК.

Нужно ли согласовывать этот переход с профсоюзом?

Сам по себе переход на ЭТК по инициативе работника не требует обязательного согласования с профсоюзом. Однако если переход затрагивает права и интересы работников (например, если работодатель инициирует массовый переход), то в соответствии со ст. 372 ТК РФ может потребоваться учет мнения профсоюза.

• Основание: Только письменное заявление работника со ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ.
• Запись: В бумажную книжку вносится закрывающая запись с четкой формулировкой о прекращении ведения и начале ведения ЭТК с указанной даты.
• Оформление: Запись обязательно заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
• Действия после: Бумажная книжка выдается работнику под расписку. Все сведения переносятся в электронный сервис. Дальнейшее ведение — только в ЭТК.
• Документооборот: Не забыть про внесение сведений в «Книгу учета и движения трудовых книжек».

Соблюдение этого алгоритма защитит работодателя от претензий и гарантирует работнику корректное отражение его трудовой истории в новой цифровой форме.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (по состоянию на май 2026 года). Для сложных случаев рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.