Переход от бумажной к электронной форме трудовой книжки стал обязательным для большинства работодателей с 2026 года․ Чтобы избежать недоразумений с контролирующими органами, работник должен оформить заявление о согласии на переход на электронную трудовую книжку․ Ниже представлен подробный гид, который поможет правильно составить документ и понять, какие шаги необходимо выполнить․
Нормативно‑правовая база
Переход на электронный формат регулируеться:
- Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от № 320н․
- Ст․ 66․1 ТК РФ, позволяющей фиксировать трудовые отношения в электронных документах․
- Приказом Минтруда от № 532 «Об утверждении формы заявления работника о переходе на электронную трудовую книжку»․
1․1 Ключевые положения
- Переход возможен только по письменному согласию работника․
- Работодатель обязан зафиксировать переход в заключительной записи в бумажной книжке․
- Электронная трудовая книжка имеет ту же юридическую силу, что и бумажная, если соблюдены все формальности․
Как правильно оформить заявление
Заявление может быть составлено в любой удобной форме, однако рекомендуется использовать официальный шаблон, предусмотренный Минтрудом․ Ниже – образец заявления, который можно сразу скопировать и отправить в кадровый отдел․
2․1 Образец заявления
Заявление Я, _______________________________ (ФИО работника), паспорт: _______________ выдано _______________ (кем и когда), ИНН: _______________, телефон: _______________, заявляю о согласии на переход с бумажной формы ведения трудовой деятельности на электронную форму трудовой книжки в соответствии с Приказом Минтруда России от № 320н и ст․ 66․1 ТК РФ․ Прошу внести соответствующую запись в мою бумажную трудовую книжку и оформить электронную копию трудовых отношений в системе Электронная трудовая книжка․ Дата: «__» __________ 2026 г․ Подпись: _________________________
Важно: в заявлении указываются ФИО полностью, данные паспорта, ИНН и контактный телефон․ Подпись должна быть оригинальной (или электронной, если работодатель допускает такой формат)․
2․2 Как оформить заявление в электронном виде
Если ваш работодатель использует систему ЭДО (Электронный документооборот), заявление можно отправить через корпоративный портал․ При этом:
- Выберите раздел «Заявления и обращения»․
- Загрузите файл с образцом заявления (PDF или DOCX)․
- Подпишите документ электронной подписью (КЭП) или с помощью мобильного приложения․
Последствия перехода на электронную форму
После того как заявление принято, работодатель обязан:
- Сделать заключительную запись в бумажной книжке, где указывается дата перехода, номер электронного документа и ссылка на электронную запись․
- Обновить внутренние регламенты и инструкции по кадровому учёту․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отказаться от перехода? – Да․ Работник может в любой момент отозвать согласие, но тогда он останется в бумажной форме․
- Какие риски при неправильном оформлении? – При отсутствии заключительной записи контролирующие органы могут потребовать повторного внесения данных, что приведёт к административным штрафам․
- Нужен ли перевод стажа? – Да․ При переходе на электронную форму необходимо перенести всю информацию о стаже, должностях и местах работы․
Пошаговая инструкция для работодателя
- Получить от работника заявление о согласии․
- Сформировать заключительную запись в бумажной книжке․
- Внести данные в электронную систему (ЭТК)․
- Выдать работнику доступ к электронной книжке и уведомить о завершении процесса․
- Сохранить все документы в архиве (бумажный и электронный варианты)․
Переход на электронную трудовую книжку – это современный и удобный способ ведения кадрового учёта․ Главное условие успешного перехода – правильно оформленное согласие работника․ Используйте приведённый выше образец заявления, следуйте рекомендациям Минтруда и контролируйте каждый этап процесса, чтобы избежать юридических проблем и обеспечить прозрачность отношений с работодателем․
Полезные ссылки:
- Приказ Минтруда № 320н от
- Образец заявления в системе «КонсультантПлюс»
- Электронный документооборот (ЭДО) для подачи заявлений