С 1 января 2026 года в России завершается масштабный переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что ведение бумажных трудовых книжек для большинства работников прекращается, а стаж начинает фиксироваться исключительно в цифровом формате на лицевом счете в Социальном фонде России (СФР). У многих граждан возникает резонный вопрос: что происходит с привычным бумажным документом и какие записи в нем оставляются при переходе на ЭТК?
Завершающая запись: как правильно оформить
Если работник выбрал переход на электронную трудовую книжку, работодатель обязан закрыть его бумажный бланк. Согласно актуальным правилам ведения трудовых книжек, при переходе на ЭТК в бумажном документе делается итоговая запись.
В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается следующая формулировка:
«Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде» (или аналогичная формулировка, предусмотренная инструкцией: «В связи с подачей заявления о продолжении ведения трудовой книжки в электронном виде ведение трудовой книжки на бумажном носителе прекращено»).
В графе 2 ставится дата внесения этой записи (обычно это дата подачи заявления или дата, указанная в заявлении работника). В графе 4 указывается реквизент приказа или иного решения работодателя, на основании которого вносится данная запись (например: «Приказ от № 5-к»).
Что происходит с самой бумажной трудовой книжкой?
После внесения завершающей записи бумажная трудовая книжка не изымается и не уничтожается. Она выдается работнику на руки.
С этого момента бумажный бланк становится:
- Архивным документом, подтверждающим весь трудовой стаж и предыдущие назначения, которые были внесены в нее до момента перехода на ЭТК.
- Памятным документом для самого работника.
Работодатель обязан выдать трудовую книжку под роспись в книге учета движения трудовых книжек. Если работник не забрал документ сразу, он должен быть возвращен ему при следующем увольнении или по отдельному запросу.
Особенности для тех, кто сохранил бумажный формат
Важно отметить, что полностью отказаться от бумажных трудовых книжек нельзя для некоторых категорий граждан. Право сохранить бумажную трудовую книжку (и вести ее параллельно с электронной) имеют:
- Лица, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда.
- Работники, чья работа дает право на досрочное назначение страховой пенсии по старости.
Для этих сотрудников в бумажной трудовой книжке никаких записей о переходе на ЭТК не делается, так как она продолжает вестись наравне с электронной. Работодатель по-прежнему дублирует все записи и в бумажный, и в цифровой формат.
Что делать, если вы сменили решение?
Жизненные обстоятельства меняются, и законодательство это учитывает. Если работник, перешедший на ЭТК, в дальнейшем решит вернуть бумажный формат ведения стажа, он имеет право подать работодателю новое заявление.
В этом случае:
- Если бумажная трудовая книжка еще хранится у работника, он просто предоставляет ее работодателю, и ведение продолжается.
- Если бланк был утерян, работодатель обязан выдать новый бумажный бланк и внести в него все сведения из электронной трудовой книжки, которые еще не были зафиксированы на бумаге.
Резюме
Переход на электронную трудовую книжку — это не потеря вашего стажа, а лишь смена способа его хранения. При подаче заявления об уходе в «цифру», в вашей бумажной трудовой появится финальная отметка о том, что вы выбрали электронный формат. Сама книжка останется у вас как документ, подтверждающий вашу историю занятости до 2026 года, а новые места работы и должности будут автоматически появляться в вашем личном кабинете на портале Госуслуг и в базе СФР.