Согласно действующему законодательству РФ (Трудовой кодекс, Постановления Минтруда и судебная практика) отсутствие трудовой книжки у соискателя не является законным основанием для отказа в приеме на работу. Работник вправе в любой момент отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и перейти на электронный формат (ЭТК). При этом работодатель обязан оформить переход на основании заявления сотрудника и внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку (если она имеется).

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 65 – требования к оформлению трудовой книжки.
• Письмо Минтруда России от № 14-6/ООГ-5052 «Как заполнять трудовую книжку с переводом на электронку при приеме на работу».
• Апелляционное определение Московского городского суда от по делу № 33-29150/2014 (подтверждает, что отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приеме).
• Постановление Правительства РФ от № 437 «О внесении изменений в некоторые нормативные правовые акты в части перехода на электронные трудовые книжки».

Когда сотрудник может отказаться от бумажной трудовой книжки?

Сотрудник имеет право подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку:

• в любой момент после оформления трудовых отношений;
• при приеме на работу, если у него уже есть бумажная трудовая книжка;
• если у сотрудника отсутствует трудовая книжка (например, она утеряна) – он может сразу оформить ЭТК.

Важно: переход с бумажного на электронный формат является необратимым – после подачи заявления вернуть ведение бумажной книжки невозможно.

Алгоритм действий работодателя при приеме на работу

1. Оформить трудовой договор и внести запись о приеме в бумажную трудовую книжку (если она у сотрудника есть).
2. Получить от сотрудника заявление о переходе на электронную трудовую книжку (или об отказе от ведения бумажной версии).
3. Сделать в бумажной трудовой книжке запись о получении заявления:

Пример записи:
« г. – получено заявление работника Иванова И.И. о переходе на электронную трудовую книжку и отказе от ведения бумажной трудовой книжки».

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Заявление может быть оформлено в произвольной форме (рукописное или печатное). Ниже представлен типовой шаблон, соответствующий требованиям Минтруда.

[Наименование организации]
[ФИО руководителя]
[Должность руководителя]

От: ________________________
 [ФИО сотрудника]
 [Должность]

 [Подразделение]

«___» __________ 202__ г.

Заявление
о переходе на электронную трудовую книжку и отказе от ведения бумажной трудовой книжки

Я, ________________________ (ФИО), паспорт № ___________, выданный ___________,
прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат (ЭТК) и прекратить ведение бумажной трудовой книжки с момента подачи настоящего заявления.

Приложение:
Копия паспорта (страница с фото и регистрацией).
Трудовая книжка (если имеется) – для внесения записи о приеме и получении заявления.

Подпись _______________ / ______________________/

После получения заявления работник расписывается в получении своей бумажной трудовой книжки (если она была возвращена).

Что делать, если сотрудник не предоставил трудовую книжку при приеме?

Согласно судебной практике и разъяснениям Минтруда, работодатель не вправе отказать в заключении трудового договора solely из‑за отсутствия трудовой книжки. Необходимо:

• Попросить кандидата предоставить иные документы, подтверждающие трудовую деятельность (справки с предыдущих мест работы, выписки из ПФР, копии приказов о приеме/увольнении и т.д.).
• Оформить трудовой договор и внести запись о приеме в электронную трудовую книжку (если сотрудник согласен на ЭТК) или в бумажную, если он позже предоставит её.
• Сделать отметку в личном деле сотрудника о том, что трудовая книжка отсутствует и получены альтернативные подтверждающие документы.

Особенности ведения обеих версий трудовой книжки

Если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан вести оба документа параллельно:

• В бумажной трудовой книжке делаются все стандартные записи (прием, переводы, увольнение, награды и т.д.).
• В электронной трудовой книжке дублируются те же самые сведения.
• При любом изменении (например, перевод на другую должность) необходимо внести запись одновременно в оба носителя.

Если сотрудник позже решит перейти на ЭТК, процедура оформления заявления и внесения записи в бумажную книжку повторяется.

Ответственность за нарушение порядка

Нарушение требований по оформлению и ведению трудовых книжек может повлечь:

• Административные штрафы для организации (ст. 5.27 КоАП РФ – от 30 000 до 50 000 руб. за каждое нарушение).
• Возможные исковые требования сотрудников о восстановлении нарушенных прав (например, невозможность подтвердить стаж для назначения пенсии).
• Репутационные риски и сложности при прохождении государственных проверок.

Практический совет

Для минимизации рисков рекомендуется:

1. Включить в локальные нормативные акты положение о порядке приема сотрудников без трудовой книжки и оформления перехода на ЭТК.
2. Подготовить типовые бланки заявлений и инструкции для кадровой службы.
3. Проводить периодическое обучение специалистов по кадрам изменениям в законодательстве о трудовых книжках.
4. Вести журнал учета received заявлений о переходе на ЭТК (номер, дата, ФИО сотрудника, примечания).

Отказ в приеме на работу из‑за отсутствия трудовой книжки противоречит действующему законодательству и судебной практике. Работник имеет законное право в любой момент перейти на электронную трудовую книжку, а работодатель обязан оформить этот переход на основании заявления и внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку (если она имеется). Соблюдение описанного алгоритма позволит избежать штрафов, судебных споров и обеспечит корректное ведение трудовых отношений в организации.