Обновлено: 22 мая 2026 года

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который был введен в России в 2020 году. С 1 января 2026 года завершился переходный период, и теперь все работодатели обязаны работать исключительно с электронными версиями трудовых книжек, если сотрудник не подал заявление о сохранении бумажной формы.

Правовые основы электронной трудовой книжки

Согласно Федеральному закону №439-ФЗ от 16 декабря 2019 года, с 2020 года все работодатели обязаны:

• вести трудовые книжки в электронном формате;
• вносить сведения о трудовой деятельности в государственную информационную систему;
• информировать работников о возможности выбора формы ведения трудовой книжки.

Переходный период завершен

С 1 января 2026 года:

1. Все новые записи о трудовой деятельности вносятся только в электронную трудовую книжку;
2. Работники могут сохранить бумажную трудовую книжку, подав соответствующее заявление;
3. Работодатели обязаны подтверждать наличие у работника ЭТК при приеме на работу.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки у нового сотрудника?

При приеме на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой работодатель должен:

• Запросить у работника:
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета);
• Данные для доступа к личному кабинету на портале Госуслуг;
• При необходимости, справку из Пенсионного фонда РФ.
• Проверить информацию:
• В личном кабинете работника на портале Госуслуг;
• Через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ);
• С помощью сервиса Пенсионного фонда РФ.

Как настроить в 1С:ЗУП работу с электронной трудовой книжкой?

Для корректной работы с ЭТК в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП) необходимо:

Обновить справочники и классификаторы

В 1С:ЗУП должны быть актуальные версии:

• Справочник «Коды ОКЗ» (Общероссийский классификатор занятий);
• Справочник «Трудовые функции»;
• Классификатор профессий и должностей;
• Справочник «Виды занятости».

Настроить обмен с ГИС

Для передачи данных в государственную информационную систему необходимо:

1. Установить соответствующий сертификат электронной подписи;
2. Настроить обмен данными через:
• API Пенсионного фонда РФ;
• СМЭВ (систему межведомственного электронного взаимодействия);
• Прямой обмен через портал Госуслуг.
3. Проверить настройки в разделе «Зарплата → Настройки → Электронная трудовая книжка».

Внести изменения в кадровый учет

При приеме на работу сотрудника с ЭТК необходимо:

• Указать в карточке сотрудника:
• Флаг «Электронная трудовая книжка»;
• Номер СНИЛС;
• Дата начала ведения ЭТК.
• При формировании приказа о приеме на работу указать:
• Вид трудовой книжки (электронная);
• Ссылку на запись в ГИС (если доступно).

Как оформить прием на работу с электронной трудовой книжкой?

При оформлении нового сотрудника с ЭТК необходимо:

Получить согласие работника

Работник должен подписать:

• Заявление о ведении трудовой книжки в электронном формате;
• Согласие на обработку персональных данных;
• При необходимости — заявление о сохранении бумажной трудовой книжки.

Внести запись в трудовую книжку

В электронной трудовой книжке необходимо указать:

• Дата приема на работу;
• Должность;
• Условия труда;
• Сведения о предыдущем месте работы (если есть);
• Код ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий).

Передать сведения в ГИС

После оформления приказа о приеме на работу необходимо:

1. Внести данные в 1С:ЗУП;
2. Сформировать файл для передачи в ГИС;
3. Отправить данные через настроенный канал обмена;
4. Получить подтверждение о внесении записи.

Ответственность работодателя за нарушения

За нарушения при работе с электронной трудовой книжкой предусмотрены следующие санкции:

• Административная ответственность:
• Штраф от 30 000 до 50 000 рублей для должностных лиц;
• Штраф от 100 000 до 200 000 рублей для юридических лиц.
• Гражданская ответственность:
• Возмещение ущерба работнику в случае потери данных;
• Компенсация морального вреда.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли совмещать электронную и бумажную трудовую книжку?

Да, если работник подал соответствующее заявление до 31 декабря 2025 года. В этом случае:

• Новые записи вносятся в бумажную трудовую книжку;
• Электронная трудовая книжка ведется параллельно;
• Работодатель обязан информировать работника о возможности перехода на ЭТК.

Как подтвердить стаж работника при увольнении?

При увольнении работодатель должен:

• Выдать работнику выписку из электронной трудовой книжки;
• Подтвердить стаж через портал Госуслуг;
• При необходимости, выдать бумажную копию.

Что делать, если у работника нет ЭТК?

Если работник не имеет электронной трудовой книжки (например, впервые устраивается на работу), работодатель обязан:

1. Оформить бумажную трудовую книжку;
2. Внести запись о приеме на работу;
3. Информировать работника о возможности перехода на ЭТК;
4. В дальнейшем вести записи в электронном формате.

Переход на электронные трудовые книжки — это необратимый процесс, который упрощает ведение кадрового учета и исключает риск потери данных. Работодатели должны:

• Своевременно обновлять программное обеспечение (1С:ЗУП);
• Настраивать обмен данными с ГИС;
• Информировать работников о новых правилах;
• Следить за изменениями законодательства.

Соблюдение всех требований при работе с электронной трудовой книжкой позволит избежать штрафов и обеспечить прозрачность ведения трудового стажа.