Переход от бумажных форм ведения трудовой деятельности к цифровой – одна из самых актуальных тем для работодателей и сотрудников в 2025‑2026 годах. Ниже подробно рассматриваем‚ как правильно оформить запись в трудовой книжке о переходе на электронную форму‚ какие требования предъявляет законодательство и какие нюансы следует учитывать.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книги‚ в которой фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. Она хранится в единой государственной базе данных и доступна работодателю‚ а также самому работнику через личный кабинет в системе СФР;

Ключевые особенности ЭТК

• Содержит те же реквизиты‚ что и бумажная ТК (дата и место работы‚ должность‚ период‚ основания увольнения и т.д.).
• Ведётся только после подачи работником официального заявления о переходе на ЭТК.
• Работодатель может вести ЭТК параллельно с бумажной‚ но только до полного перехода.
• После перехода работодатель освобождаеться от обязанности хранить и обслуживать бумажную ТК.

Как оформить переход на ЭТК?

Процедура регулируется ст. 66.1 ТК РФ и инструкциями Минтруда. Основные шаги:

1. Подача заявления от сотрудника. Заявление должно содержать:
   • ФИО работника;
   • Номер и серия бумажной ТК (если она есть);
   • Точную формулировку о выборе ведения трудовых сведений в электронном виде;
   • Подпись работника.
2. Подтверждение работодателем. После получения заявления работодатель вносит запись о переходе в бумажную ТК (если она ещё существует) и открывает ЭТК в системе СФР.
3. Внесение данных в ЭТК. В электронный формат заносятся сведения о:
   • месте и дате начала работы;
   • должности и подразделении;
   • периодах работы у предыдущих работодателей;
   • основаниях увольнения.

Пример формулировки записи в бумажной ТК

«Запись о переходе на ведение трудовых сведений в электронном виде – . Сотрудник Иванов Иван Иванович подаёт заявление о переходе на электронную форму ведения трудовой книжки в соответствии со ст; 66.1 ТК РФ.

Особенности заполнения ЭТК при приёме на работу

Если сотрудник уже работает в организации и переходит на ЭТК‚ необходимо выполнить следующие действия:

• Работник подаёт заявление о переходе на ЭТК;
• В бумажной книжке вносится запись о выборе электронного формата;
• Работник и руководитель подписываются в бумажной ТК;
• Документ передаётся сотруднику‚ а работодатель открывает ЭТК в системе.

Если переход был сделан до начала отношений с текущим работодателем‚ запись в бумажной ТК делается сразу после подписания трудового договора.

Как внести запись о переходе в трудовую книжку бывшего работодателя?

Согласно разъяснениям Роструда‚ новый работодатель может добавить запись в трудовую книжку‚ если прежний работодатель этого не сделал. Для этого:

1. Получить выписку из ЭТК бывшего работодателя (раздел «Работа и занятость» или «Сведения о трудовой деятельности»);
2. Внести в бумажную ТК запись о переходе на ведение сведений в электронном виде‚ указав дату и номер заявления бывшего работодателя;
3. При необходимости – оформить дополнительное соглашение о переходе.

Преимущества и риски использования ЭТК

• Преимущества:
  • Сокращение бумажной волокиты;
  • Быстрый доступ к информации для проверок и расчётов;
  • Снижение риска потери или повреждения бумажных документов;
  • Упрощение оформления выписок и справок.
• Риски и недостатки:
  • Необходимость строгого соблюдения требований к защите персональных данных;
  • Возможные задержки при переходе‚ если не получено заявление;
  • Требования к квалификации персонала‚ который будет работать с системой СФР.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли сразу перейти на ЭТК без бумажной ТК? – Да‚ если сотрудник с самого начала указал в заявлении выбор электронного формата.
2. Что делать‚ если в бумажной ТК нет записи о переходе? – Нужно оформить дополнительную запись и уведомить СФР; при этом работодатель может вести ЭТК параллельно.
3. Как получить выписку из ЭТК? – Через личный кабинет в системе СФР или запросом в подразделение по кадровому делу.
4. Можно ли отменить переход на ЭТК? – Да‚ но только до момента полного перехода; после этого отмена требует согласия обеих сторон и внесения соответствующей записи.

Рекомендации работодателям

Для беспроблемного внедрения ЭТК рекомендуется:

• Разработать внутренний регламент оформления заявлений о переходе на ЭТК;
• Обучить HR‑специалистов работе с системой СФР и правилами внесения записей;
• Вести двойную систему документооборота (бумажная + электронная) до полного перехода;
• Регулярно проверять соответствие записей требованиям ТК и законодательства.

Переход на электронную форму ведения трудовых сведений – это современный и эффективный способ оптимизации кадрового сопровождения. Правильная запись в трудовой книжке о переходе на ЭТК‚ своевременное подача заявления и корректное оформление данных позволяют избежать штрафов‚ упростить работу с персоналом и обеспечить прозрачность трудовой истории каждого сотрудника.

Если у вашей организации возникнут вопросы по оформлению переходов на ЭТК‚ рекомендуется обратиться к специализированным сервисам (например‚ Контур.Экстерн) или к консультантам по кадровому праву.