С 1 января 2020 года в России начала действовать система электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента работники, ранее велившие бумажную трудовую, могут в любой момент перейти на электронный формат. Однако перед выдачей бумажного документа сотруднику необходимо сделать в ней запись о переходе на электронную трудовую книжку и заверить её подписью работодателя (или уполномоченного лица). Ниже подробно описано, как именно оформляется такая запись, какие нормативные акты её регламентируют и какие нюансы следует учитывать.

Нормативная база

• Статья 66.1 ТК РФ – регулирует ведение трудовых книжек, в т.ч. переход с бумажного на электронный формат.
• Приказ Минтруда России от  № 320н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек». В нём приведены образцы записей, включая запись о переходе на ЭТК.
• Федеральный закон от  № 79‑ФЗ – вводит электронную трудовую книжку и определяет обязанности работодателя по сдаче отчётов в СФР.

Эти документы обязывают работодателя перед выдачей бумажной трудовой книжки сделать запись о том, что сведения о трудовой деятельности сотрудника будут вестись в электронном виде.

Когда требуется сделать запись?

Запись о переходе на ЭТК делается в следующих случаях:

1. Сотрудник, ранее имевший только бумажную трудовую, подаёт заявление о переходе на электронный формат.
2. Работник впервые устраивается на работу после  года – в этом случае бумажная трудовая не оформляется вовсе, а запись о переходе не требуется (ведётся сразу в ЭТК).
3. При необходимости исправить неточные сведения в ЭТК – работник может запросить форму СТД‑Р, а в бумажной трудовой делается уточняющая запись.

Как правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке

Согласно пункту 4.2 Приказа № 320н, запись о переходе на электронную трудовую книжку имеет следующий вид:

Запись о переходе на электронную трудовую книжку
Сведения о трудовой деятельности работника с __.__.____ по настоящее время будут вестись в электронном виде в соответствии с Федеральным законом от № 79‑ФЗ и Приказом Минтруда России от № 320н.

Подпись работодателя (или уполномоченного лица): _____________________

М.П.

Где:

Дата – день, когда запись вносится (обычно совпадает с датой подачи заявления сотрудника).
В тексте указывается период, за который сведения уже были внесены в бумажную трудовую (если такие имеются), и уточняется, что дальнейшее ведение будет электронным.
Обязательна подпись работодателя либо лица, ответственного за ведение кадрового документооборота, и печать организации (если она используется).

После внесения записи бумажная трудовая книжка выдаётся сотруднику на руки. Сам документ больше не будет использоваться для ежемесячных отметок о приёме, переводе, увольнении – все эти действия фиксируются в ЭТК через личный кабинет на портале «Работа в России» или через СФР.

Пошаговая инструкция для работодателя

Получить от сотрудника письменное заявление о переходе на ЭТК (можно в свободной форме, но с указанием ФИО, даты рождения, номера СНИЛС и даты подачи).
Проверить, что в кадровой системе имеются все сведения о трудовой деятельности сотрудника за период до перехода.
Внести в бумажную трудовую книжку запись по образцу, указанному в пункте 3 выше.
Подписать запись и поставить печать организации.
Выдать трудовую книжку сотруднику под расписку.
Обеспечить передачу сведений в электронную трудовую книжку: загрузить данные в личный кабинет сотрудника на