С 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все работники, за исключением некоторых категорий, должны будут перейти на электронный формат ведения трудовой книжки. В этой статье мы подробно расскажем, как правильно оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку, какие документы потребуются и какие сроки необходимо соблюдать.
Кто должен подавать заявление о переходе на ЭТК
Согласно законодательству, обязанность по подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку распространяется на всех работников, кроме:
- Лиц, впервые трудоустраивающихся с 1 января 2021 года — для них переход на ЭТК является обязательным и не требует заявления;
- Работников, которые письменно уведомили работодателя о сохранении бумажной трудовой книжки до 31 декабря 2020 года;
- Отдельных категорий работников, перечисленных в статье 66.1 Трудового кодекса РФ.
Важно: Если вы не подавали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки до конца 2020 года, то по умолчанию вы автоматически переводитесь на электронный формат ведения трудовой книжки.
Форма и содержание заявления
Законодательством не установлена обязательная форма заявления о переходе на электронную трудовую книжку — его можно составить в произвольной форме. Однако в заявлении должны быть указаны следующие сведения:
- Шапка документа:
- Наименование организации-работодателя;
- ФИО работника;
- Должность работника;
- Дата составления заявления.
- Основной текст:
Я, [ФИО полностью], прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
- Подпись: Личная подпись работника с расшифровкой.
Пример текста заявления:
Заявление
Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от бухгалтера
Петрова Петра Петровича
Заявление
Прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
_______________ /Петров П;П./
Порядок подачи заявления
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку подается работником лично или через представителя (по доверенности) в отдел кадров или бухгалтерию работодателя;
Шаги по оформлению заявления:
- Составление заявления: Заполните заявление в соответствии с требованиями, указанными выше.
- Подача заявления:
- Лично передайте заявление в отдел кадров или бухгалтерию;
- Через электронную почту (если это предусмотрено локальными актами организации);
- Через личный кабинет на портале Госуслуг (если работодатель предоставляет такую возможность).
- Регистрация заявления: Работодатель должен зарегистрировать заявление в журнале учета или в электронной системе.
- Рассмотрение заявления: Работодатель обязан рассмотреть заявление в течение 3 рабочих дней.
Что делать после подачи заявления
После подачи заявления работодатель обязан:
- Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней;
- Выдать работнику его бумажную трудовую книжку;
- Направить сведения о трудовой деятельности в электронном виде в Социальный фонд России;
- Не позднее 25 числа следующего месяца представить сведения в подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
Важно: Если работник передумал и решил сохранить бумажную трудовую книжку, он вправе подать новое заявление о сохранении бумажного формата. В этом случае работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней.
Запись в трудовой книжке о переходе на ЭТК
После подачи заявления работодатель должен внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку. Запись оформляется в следующем порядке:
- Графа 1: Укажите порядковый номер записи;
- Графа 2: Укажите дату выдачи трудовой книжки;
- Графа 3: Сделайте запись о том, что работником подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- Графа 4: Укажите дату и номер заявления.
Пример записи:
Пример записи:
№ записи | Дата | Содержание записи | Основание
1 | | Подано письменное заявление Петрова Петра Петровича о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ) | Заявление от № 15
Частые вопросы и ответы
Вопрос 1: Можно ли подать заявление о переходе на ЭТК через портал Госуслуг?
Ответ: Да, если работодатель предоставляет такую возможность. Некоторые организации интегрируют свои системы с порталом Госуслуг для подачи заявлений.
Вопрос 2: Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление?
Ответ: В этом случае необходимо обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру для защиты своих прав.
Вопрос 3: Можно ли отозвать заявление о переходе на ЭТК?
Ответ: Да, работник вправе отозвать заявление и потребовать выдачи бумажной трудовой книжки. Для этого необходимо подать новое заявление о сохранении бумажного формата.
Вопрос 4: Как проверить, что моя трудовая книжка переведена в электронный формат?
Ответ: Сведения о трудовой деятельности в электронном виде хранятся в Социальном фонде России. Проверить их можно через портал Госуслуг или на сайте sfr.gov.ru.
Переход на электронную трудовую книжку — это важный шаг, который позволяет упростить ведение трудового стажа и защитить данные работников. С 2026 года все работники, за исключением отдельных категорий, должны будут перейти на электронный формат. Подача заявления о переходе на ЭТК — это простая процедура, которая не требует сложных документов; Главное — соблюдать установленные сроки и правильно оформить заявление.
Если у вас остались вопросы или вы столкнулись с трудностями при оформлении заявления, обратитесь за консультацией к специалистам по трудовому праву или в службу поддержки портала Госуслуг.
Примечание: Информация в статье актуальна на май 2026 года. Для уточнения деталей рекомендуется обращаться к действующему законодательству или к специалистам по трудовому праву.