Переход от бумажной к электронной форме трудовой книжки – обязательный шаг для большинства организаций в 2025‑2026 годах. Чтобы оформить переход корректно‚ работник должен подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. В этой статье подробно рассматриваем‚ какие требования предъявляются к документу‚ как правильно его составить и какие сроки соблюдать.

Нормативно‑правовая база

Для понимания процедуры важно знать‚ какие законы и нормативные акты регулируют переход на электронные трудовые книжки:

• Статья 66.1 Трудового кодекса РФ (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г.)
• Постановление Правительства РФ от № 1734 «О переходе на электронный формат ведения трудовой деятельности»
• Руководящие рекомендации Министерства труда и социальной защиты

Эти документы определяют‚ что:

1. Работник имеет право самостоятельно выбрать форму ведения своей трудовой деятельности.
2. Переход на электронный вариант возможен только после подачи письменного заявления.
3. Работодатель обязан зарегистрировать переход в системе электронного кадрового учёта.

Когда необходимо подавать заявление?

Согласно практике‚ подача заявления должна быть завершена до 31 декабря 2025 года (для большинства предприятий). Однако конкретные сроки могут различаться в зависимости от:

• Размера организации (малые‚ средние и крупные компании)
• Типа отрасли
• Внутренних регламентов компании

Если вы пропустите этот срок‚ переход на электронную форму будет возможен только после согласования с работодателем и ввода в эксплуатацию новой системы учёта.

Как правильно составить заявление

Заявление должно содержать определённые сведения. Ниже перечислены обязательные элементы:

1. Фамилия‚ имя‚ отчество работника.
2. Номер и серия его текущей бумажной трудовой книжки.
3. Дата выдачи оригинальной бумажной книжки.
4. Точная формулировка выбора способа ведения трудовой деятельности.
5. Подпись работника и дата составления заявления.

Точная формулировка может отличаться‚ но в большинстве образцов используется следующий шаблон:

Заявление

«Я‚ Фамилия Имя Отчество‚ паспортный номер XXXXXXXXX‚ находясь на должности Должность‚ прошу работодателя внести запись в мою трудовую книжку о переходе на электронный формат ведения трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Дата выдачи оригинальной бумажной трудовой книжки: .

С уважением‚

Подпись

Дата

Образцы заявлений

Для удобства работодателей и сотрудников подготовлены несколько типовых образцов. Вы можете использовать любой из них‚ адаптировав под свои нужды.

• Образец 1 – «Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки» (Группа Компаний «Москворецкий Дом Аудита»‚ 2020)
• Образец 2 – «Заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку» (КонсультантПлюс‚ 2023)
• Образец 3 – «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку 2025‑2026» (Nopaper‚ 2025)

Все образцы доступны в открытом доступе и могут быть скачаны с официальных сайтов:

• https://www.e-office24.ru
• https://www.konus-plus.ru
• https://www.nopaper.ru

Что происходит после подачи заявления?

После получения заявления работодатель обязан:

1. Зарегистрировать переход в электронной системе учёта трудовых книжек.
2. Внести запись о переходе в соответствующее поле формы ЕФС‑1 (подраздел 1.1).
3. Уведомить сотрудника о завершении процедуры и предоставить копию подтверждения.

После этого работник может полностью перейти на электронный формат‚ а оригинальная бумажная книжка считается архивной и хранится в установленном порядке.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли отменить заявление после его подачи?
Ответ: Да‚ отмена возможна‚ но только до момента внесения записи в электронную систему. Для этого необходимо направить работодателю письменное уведомление об отмене.

Вопрос: Какие документы требуются для подтверждения даты выдачи бумажной книжки?
Ответ: Копия страницы с отметкой о выдаче‚ подпись руководителя и печать организации.

Вопрос: Что делать‚ если бумажная книжка утеряна?
Ответ: В этом случае необходимо оформить заявление о восстановлении бумажной формы‚ а затем уже подавать заявление о переходе на электронную.

Переход на электронные трудовые книжки – обязательный процесс‚ требующий чёткого соблюдения установленных сроков и формальностей. Правильно составленное заявление о переходе на электронную трудвую книжку гарантирует беспрепятственный переход и исключит необходимость в дальнейшем удержании бумажных документов.

Рекомендуем:

• Сохранять копию заявления в личных архивах.
• Консультироваться с отделом кадров или юридическим подразделением компании.
• Своевременно проверять статус внесения записи в электронную систему.

Соблюдая указанные рекомендации‚ вы сможете без проблем адаптироваться к новым требованиям трудового законодательства и обеспечить себе современный и удобный способ ведения трудовой деятельности.