Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) с 2021 года, ведение бумажных бланков остается актуальным для многих сотрудников. Кадровым специалистам крайне важно соблюдать правила оформления, так как любые неточности могут привести к проблемам при назначении пенсии.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи в раздел «Сведения о работе», а также рассмотрим самые частые ситуации, с которыми сталкиваются работодатели в 2026 году.
Общие правила заполнения раздела «Сведения о работе»
Все записи о выполняемой работе, переводах, увольнениях и награждениях вносятся в строгом соответствии с Приказами Минтруда РФ. Раздел «Сведения о работе» представляет собой таблицу из четырех граф:
- Графа 1 — проставляется порядковый номер записи (сквозная нумерация).
- Графа 2 — указывается дата внесения записи (число, месяц, год) арабскими цифрами (например, ).
- Графа 3 — вносится сама формулировка: информация о приеме, переводе, увольнении или иных событиях.
- Графа 4, указывается наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение, военный билет и т.д.), его дата и номер.
Примеры записей для различных ситуаций
Запись о приеме на работу
При приеме на работу в графе 3 в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносится сама запись о приеме.
Пример:
- Графа 1: 5
- Графа 2:
- Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»). Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам.
- Графа 4: Приказ от № 12-к
Если сотрудник принимается на 0,5 ставки или в порядке перевода от другого работодателя, это обязательно отражается в графе 3 (например: «Принят на работу на 0,5 ставки…» или «Принят в порядке перевода из ООО «Гамма»…»).
Запись о военной службе
Согласно разъяснениям Роструда, время военной службы по контракту или по призыву также подлежит внесению в трудовую книжку. Это важно для исчисления непрерывного стажа.
Пример внесения записи:
- Графа 1: 2
- Графа 2:
- Графа 3: С по находился в рядах Российской Армии.
- Графа 4: Военный билет, серия АВ № 1234567
Запись о переводе на другую постоянную работу
Перевод работника допускается только с его письменного согласия. В трудовой книжке отражается только постоянный перевод.
Пример:
- Графа 1: 6
- Графа 2:
- Графа 3: Переведен в отдел маркетинга на должность руководителя отдела.
- Графа 4: Приказ от № 25-к
Запись об увольнении работника
При увольнении запись должна содержать ссылку на соответствующую статью, ее часть и пункт Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.
Пример (увольнение по собственному желанию):
- Графа 1: 7
- Графа 2:
- Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 4: Приказ от № 40-к
После записи об увольнении работник кадровой службы ставит свою подпись, печать организации (при наличии) и расписывается в личной карточке и самой трудовой книжке.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Если в 2026 году сотрудник выбирает ведение трудовой книжки только в электронном формате, работодатель обязан закрыть бумажный бланк. В бумажную трудовую книжку вносится соответствующая запись, после чего она выдается работнику на руки.
Пример записи:
- Графа 1: 8
- Графа 2:
- Графа 3: Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. Выдана на руки.
- Графа 4: Заявление от
Исправление ошибок в трудовой книжке
Ошибки в трудовой книжке недопустимы, но если они случились, порядок исправления зависит от того, когда была обнаружена неточность:
- Ошибка обнаружена в текущей организации — неверная запись зачеркивается одной чертой (зачеркивание допустимо только на ьном листе!), а в разделе «Сведения о работе» в следующей свободной строке пишеться: «Запись за номером таким-то недействительна», после чего вносится верная формулировка.
- Ошибка обнаружена после увольнения, если работник уже сменил место работы, исправление вносит новый работодатель на основании официального документа (копии приказа) от прежнего работодателя.
- Организация-работодатель ликвидирована — исправления вносит правопреемник или суд.
Ведение трудовых книжек требует предельной внимательности. В 2026 году специалисты по кадрам должны учитывать актуальные требования ТК РФ и новые форматы взаимодействия (включая переход на ЭТК и интеграцию с системами вроде ЕФС-1). Использование проверенных образцов записей и регулярное ознакомление с нормативными актами поможет избежать ошибок и защитить права работников на заслуженный стаж и пенсию;